Diagrama de flujo de control de cambios de documentos

Cómo funciona

1. Renombra los carriles con tus roles reales

   Sustituye Solicitante, Propietario del documento, Revisor de cambios, Controlador de documentos y Titulares de la lista de distribución por los roles que realmente tienes. En un equipo pequeño, el propietario del documento y el revisor de cambios suelen ser la misma persona salvo para un cambio mayor; fusiona esos carriles en lugar de dibujar una revisión que nunca ocurre de forma independiente.

2. Deja por escrito qué cuenta como menor frente a mayor

   La decisión de clasificación vale lo que valga la regla que hay detrás. Enumera ejemplos: las erratas y correcciones de formato, los datos de contacto actualizados y los enlaces rotos son menores; cualquier cosa que cambie un requisito, una responsabilidad, un límite de aprobación o un control referenciado es mayor. Pon la regla junto a la decisión para que un solicitante pueda autoclasificarse antes de que llegue al propietario del documento.

3. Fija tu esquema de numeración de versiones

   En «Actualizar el número de versión y la lista de distribución», decide la convención: por ejemplo, un número entero para una revisión mayor y aprobada, y un decimal para una revisión menor por vía rápida. Indica qué tiene que aparecer en cada página: número de documento, versión, fecha de vigencia y quién lo aprobó, de modo que el número por sí solo le diga al lector si está ante la versión vigente.

4. Define la lista de distribución y quién la mantiene

   Nombra la lista que actualiza este flujo de trabajo: quién está en ella por rol y no por nombre, cómo se añade a alguien cuando se incorpora a un equipo que usa el documento, y cómo se le retira cuando lo deja. Decide si la notificación es un envío masivo o requiere la confirmación que este diagrama dibuja en «Los titulares de la lista de distribución confirman la retirada».

5. Enumera todos los sitios donde podría sobrevivir una copia sustituida

   «Retirar y marcar la versión anterior como sustituida» solo es ejecutable si hay una lista de verificación detrás: unidades compartidas, copias impresas en el punto de uso, páginas de intranet, dosieres de incorporación, copias en poder de proveedores o clientes. Conserva una copia archivada marcada como sustituida durante tu periodo de retención en lugar de eliminarla sin más.

6. Decide qué dispara la evaluación de impacto completa

   En «Registrar el impacto en documentos y formatos relacionados», enumera las categorías que debe comprobar un revisor de cambios: procedimientos referenciados, formatos vinculados, materiales de formación y cualquier otro documento controlado que cite la sección que se está cambiando. Cada uno que se vea afectado necesita su propia solicitud de cambio, en lugar de corregirse discretamente dentro de esta.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el control de cambios de documentos?

Es el procedimiento que se ejecuta específicamente cuando un documento ya aprobado y en uso necesita cambiar: cómo se solicita el cambio, se clasifica como menor o mayor, se revisa con una profundidad acorde a esa clasificación, se aprueba, se sella con una versión nueva, se envía a quienes tienen una copia, y cómo se retira formalmente la versión que sustituye. Es un subprocedimiento del ciclo de vida más amplio de control documental, no un sustituto: el control documental también cubre la redacción y la aprobación iniciales de un documento antes de que haya ocurrido ningún cambio.

¿En qué se diferencia el control de cambios de documentos de la gestión de cambios de TI?

Comparten una forma, solicitud, evaluación, aprobación, implementación, pero no un objeto. La gestión de cambios de TI, al estilo ITIL, rige cambios en sistemas y servicios: necesita un comité de cambios (CAB), una evaluación de riesgo y de tiempo de inactividad, una ventana de cambio programada y un plan de reversión, porque lo que cambia es infraestructura en producción que puede fallar durante el cambio. El control de cambios de documentos rige cambios en un artefacto escrito: una política, un procedimiento, una instrucción de trabajo o un formato. No hay ventana de inactividad ni plan de reversión, porque una revisión de documento no se pone en marcha en el sentido en que lo hace un despliegue; sustituye a una copia obsoleta. Los dos se documentan por separado por la misma razón que una fábrica mantiene su log de cambios de equipos separado de su log de cambios de procedimientos: riesgos distintos, revisores distintos, evidencia distinta.

¿Cómo se decide si un cambio de documento es menor o mayor?

Por lo que el cambio le hace a los requisitos del documento, no por lo grande que se vea el redlineado. Una errata, una corrección de formato, un puesto de trabajo actualizado o un enlace roto son menores, por muchas líneas que toquen. Un cambio en lo que el documento exige hacer a alguien, en quién es responsable de un paso, en un umbral de aprobación, en una norma referenciada o en una instrucción de seguridad es mayor, aunque sea una sola palabra. Deja la regla por escrito junto a la decisión en lugar de dejarla al criterio del día, para que el mismo tipo de cambio reciba la misma clasificación sea quien sea quien lo plantee.

¿Por qué actualizar la lista de distribución a la vez que el número de versión?

Porque un número de versión que cambió y una lista de distribución que no es exactamente cómo una copia controlada se queda obsoleta en manos de alguien. La lista de distribución es el registro de quién tiene derecho a poseer una copia vigente del documento; si se actualiza por separado, o más tarde que el sellado de versión, hay una ventana en la que la versión nueva existe pero las personas que la necesitan aún no se han añadido, o alguien que ha dejado el puesto que la usa todavía la sigue recibiendo. Tratar ambas cosas como un único paso es lo que evita que la versión del documento y la lista de quién la tiene se desincronicen.