Workflow for dokumentændringsstyring
En workflow for dokumentændringsstyring, der dækker klassifikation som mindre/større, reviewerens konsekvensvurdering, godkendelse, versionsstempling, opdatering af distributionslisten og formel erstatning af den forrige version.
Hvad er workflow for dokumentændringsstyring?
Dokumentændringsstyring er smallere end dokumentstyring og af en anden art end it-ændringsstyring, og det er værd at holde de tre adskilt. Det fulde livsforløb for et styrende dokument (anmodning over udarbejdelse, godkendelse, udstedelse og periodisk review) er dokumentstyringsprocessen på /da/templates/dokumentstyring-proces. De porte, en foreslået ændring af et system eller en service går igennem (konsekvensvurdering, CAB-godkendelse, en rollback-plan og et deploymentvindue), er ændringsstyringsprocessen på /da/templates/aendringsstyring-proces. Dette diagram er ingen af delene. Det er den specifikke delprocedure, der udløses, i det øjeblik et dokument, der allerede er gældende, skal ændres: hvordan revisionen klassificeres, reviewes, godkendes, versioneres og sendes ud, og hvordan den kopi, den erstatter, formelt trækkes tilbage. Der er intet CAB her, intet rollback-vindue, intet deploymentsprog, fordi en dokumentrevision ikke er en systemændring.
Den beslutning, de fleste skrevne procedurer springer over, sidder helt fremme: 'Ændring klassificeret som mindre eller større?' En ordlydsrettelse, en formateringsrettelse eller en tastefejl kræver ikke samme grundighed som en ændring af det, dokumentet faktisk kræver, og behandler man enhver ændring ens, trækker det enten trivielle rettelser gennem en fuld reviewcyklus, eller det lader en indholdsmæssig ændring glide igennem på det hurtigspor, der er tiltænkt tastefejl. Dette diagram tegner forgreningen eksplicit, så en mindre ændring forberedes og godkendes hurtigt, mens en større går til ændringsreviewer til en registreret konsekvensvurdering, før den når den samme godkendelsesport.
De to trin, der mest adskiller denne arbejdsgang fra en generisk revisionsproces, handler begge om, hvad der sker efter godkendelsen. 'Opdater versionsnummer og distributionsliste' behandler versionsstemplet og listen over, hvem der har en aktuel kopi, som én handling, ikke to, for et dokument, hvis version ændrede sig, men hvis distributionsliste ikke gjorde, er præcis, hvordan nogen ender med at arbejde ud fra en kopi, der er én revision bagud. Og 'Træk tilbage, og markér den forrige version som erstattet' giver den gamle kopi en eksplicit, registreret exit i stedet for at lade den gå af brug af sig selv, idet modtagerne på distributionslisten kvitterer for tilbagetrækningen, så der findes en registrering af, hvem der fik besked.
Ved en teknisk ændring skal godkendt ECN/ECO samt gamle/nye revisioner og ikrafttrædelse foreligge før diagrammets gennemgang, godkendelse, versionsmærkning og distribution. Det illustrative ECR-014 tilpasser D-014, BOM-100 og WI-014 til P-014 rev B og L-015. Send frigivelses- og tilbagetrækningsbilag til ændringsansvarlig. Hurtig behandling af små tekstændringer erstatter ikke teknisk godkendelse af produktdefinition eller lagerdisponering.
Tekniske beslutninger og dokumentfrigivelse
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem baner (Anmoder, Dokumentejer, Ændringsreviewer, Dokumentansvarlig og Modtagere på distributionslisten) fordelt på fem faser: Anmodning, Vurdering, Godkendelse, Version & distribution og Erstatning.
- Indgang: 'Ændring af et styret dokument identificeret' fører ind i 'Indsend dokumentændringsanmodning', som fanger dokument-id, aktuel version og årsag til ændringen, hvorefter 'Log anmodningen mod dokumentposten' følger.
- Klassifikationsforgreningen: 'Ændring klassificeret som mindre eller større?' sender en mindre ændring direkte til 'Forbered hurtigsporsrettelsen', mens en større ændring først går til 'Ændringsreviewer vurderer den fulde konsekvens' og 'Registrér konsekvens for relaterede dokumenter og formularer'.
- Begge veje mødes ved beslutningen Godkendt?, hvis Afvist-gren fører tilbage til 'Ret udkastet, og send det til fornyet review' og sløjfer tilbage ind i reviewer-trinnet i stedet for at afslutte anmodningen.
- Version- og distributionsfasen, ejet af Dokumentansvarlig: 'Opdater versionsnummer og distributionsliste', 'Publicer den nye version på den styrede placering', og derefter 'Giv modtagerne på distributionslisten besked om den nye version'.
- Formel erstatning: 'Træk tilbage, og markér den forrige version som erstattet' og 'Modtagerne på distributionslisten kvitterer for tilbagetrækningen', der ender ved 'Dokument genudstedt under formel ændringsstyring'.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- I skriver den specifikke delprocedure for, hvordan et enkelt styret dokument ændres, og vil have den adskilt fra det bredere dokumentstyringslivsforløb, så de to ikke blandes sammen ved en audit.
- Erstattede kopier bliver ved med at dukke op ved siden af den aktuelle version, og I har brug for et eksplicit versionerings- og tilbagetrækningstrin frem for at stole på, at folk lægger mærke til, at den gamle er væk.
- Enhver ændring sendes i dag gennem det samme tunge review, og trivielle ordlyds- eller formateringsrettelser ophober sig bag ændringer, der rent faktisk ændrer et krav.
- Jeres distributionsliste er et regneark, ingen husker at opdatere, og I vil have versionsstemplet og listeopdateringen til at ske som ét trin frem for to, der kan glide fra hinanden.
- En auditor eller et certificeringsorgan har spurgt, hvordan I ved, at alle indehavere af et styret dokument fik besked om en revision, og I har brug for, at den besked og kvittering er tegnet som et trin, ikke bare antaget.
Sådan fungerer det
Omdøb banerne til jeres rigtige roller
Erstat Anmoder, Dokumentejer, Ændringsreviewer, Dokumentansvarlig og Modtagere på distributionslisten med de roller, I faktisk har. I et lille team er dokumentejeren og ændringsreviewer ofte samme person for alt undtagen en større ændring; slå de baner sammen i stedet for at tegne et review, der aldrig sker uafhængigt.
Skriv ned, hvad der tæller som mindre kontra større
Klassifikationsbeslutningen er kun så god som reglen bag den. List eksempler: tastefejls- og formateringsrettelser, opdaterede kontaktoplysninger og døde links er mindre; alt, der ændrer et krav, et ansvar, en godkendelsesgrænse eller en henvist kontrol, er større. Sæt reglen ved siden af beslutningen, så en anmoder kan selvklassificere, før den når dokumentejeren.
Fastlæg jeres versionsnummereringsordning
Ved 'Opdater versionsnummer og distributionsliste' skal I beslutte konventionen: for eksempel et helt tal til en større, godkendt revision og en decimal til en mindre, hurtigsporet en. Angiv, hvad der skal stå på hver side: dokumentnummer, version, ikrafttrædelsesdato og hvem der godkendte den, så nummeret alene fortæller en læser, om de kigger på den aktuelle version.
Definér distributionslisten, og hvem der vedligeholder den
Navngiv den liste, denne arbejdsgang opdaterer: hvem der står på den efter rolle frem for navn, hvordan nogen tilføjes, når de kommer ind i et team, der bruger dokumentet, og hvordan de fjernes, når de forlader det. Beslut, om beskeden er en udsendelse, eller om den kræver den kvittering, dette diagram tegner ved 'Modtagerne på distributionslisten kvitterer for tilbagetrækningen'.
List hvert sted, en erstattet kopi kan overleve
'Træk tilbage, og markér den forrige version som erstattet' kan kun udføres, hvis der er en tjekliste bag: fællesdrev, printede kopier ved brugsstedet, intranetsider, introduktionsmapper, leverandør- eller kundekopier. Behold én arkiveret kopi mærket erstattet i jeres opbevaringsperiode i stedet for at slette den helt.
Beslut, hvad der udløser den fulde konsekvensvurdering
Ved 'Registrér konsekvens for relaterede dokumenter og formularer' skal I liste de kategorier, en ændringsreviewer skal tjekke: henviste procedurer, koblede formularer, oplæringsmateriale og ethvert andet styret dokument, der citerer det afsnit, der ændres. Hvert af dem, der er berørt, kræver sin egen ændringsanmodning i stedet for at blive rettet stille og roligt inde i denne.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er dokumentændringsstyring?
Det er den procedure, der kører specifikt, når et dokument, der allerede er godkendt og i brug, skal ændres: hvordan ændringen anmodes, klassificeres som mindre eller større, reviewes med en grundighed, der matcher den klassifikation, godkendes, stemples med en ny version, sendes til dem, der har en kopi, og hvordan den version, den erstatter, formelt trækkes tilbage. Det er en delprocedure under det bredere dokumentstyringslivsforløb, ikke en erstatning for det; dokumentstyring dækker også den første udarbejdelse og godkendelse af et dokument, før nogen ændring har fundet sted.
Hvordan adskiller dokumentændringsstyring sig fra it-ændringsstyring?
De deler en form (anmodning, vurdering, godkendelse, implementering), men ikke et emne. It- eller ITIL-agtig ændringsstyring styrer ændringer af systemer og services: den kræver et Change Advisory Board, en risiko- og nedetidsvurdering, et planlagt ændringsvindue og en rollback-plan, fordi det, der ændres, er kørende infrastruktur, der kan fejle under ændringen. Dokumentændringsstyring styrer ændringer af et skrevet dokument: en politik, procedure, arbejdsinstruktion eller formular. Der er intet nedetidsvindue og ingen rollback-plan, fordi en dokumentrevision ikke går i drift på samme måde som et deployment; den erstatter en udgået kopi. De to dokumenteres separat af samme grund, som en fabrik holder sin udstyrsændringslog adskilt fra sin procedureændringslog: forskellige risici, forskellige reviewere, forskellig dokumentation.
Hvordan afgør man, om en dokumentændring er mindre eller større?
Ud fra hvad ændringen gør ved dokumentets krav, ikke ud fra hvor stort rettelsessporet ser ud. En tastefejlsrettelse, en formateringsrettelse, en opdateret jobtitel eller et dødt link er mindre, uanset hvor mange linjer den rører. En ændring af, hvad dokumentet kræver, at nogen gør, hvem der er ansvarlig for et trin, en godkendelsesgrænse, en henvist standard eller en sikkerhedsinstruktion, er større, selv hvis det kun er ét ord. Skriv reglen ned ved siden af beslutningen i stedet for at overlade den til dagens vurdering, så samme type ændring får samme klassifikation, uanset hvem der rejser den.
Hvorfor opdatere distributionslisten samtidig med versionsnummeret?
Fordi et versionsnummer, der ændrede sig, og en distributionsliste, der ikke gjorde, er præcis, hvordan en styret kopi bliver forældet i hænderne på nogen. Distributionslisten er registreringen af, hvem der har ret til at have en aktuel kopi af dokumentet; opdateres den separat fra, eller senere end, versionsstemplet, opstår der et vindue, hvor den nye version findes, men de, der har brug for den, endnu ikke er tilføjet, eller hvor nogen, der har forladt den rolle, der bruger den, stadig modtager den. At behandle begge dele som ét trin er dét, der holder versionen på dokumentet og listen over, hvem der har den, fra at glide fra hinanden.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Beslutningstræ for dokumentgodkendelse og sender videre til Flowchart for gennemgang og godkendelse af politikker.
Den er ét trin i Dokumentstyring.
Trin 1: Flowchart for dokumentstyring
Trin 3: Beslutningstræ for dokumentgodkendelse
Beslutningstræ for godkendelse af dokumenter: redaktionel eller indholdsmæssig ændring, obligatoriske reviewere efter dokumenttype, ekstra godkender og læst-og-forstået ved frigivelse.
Trin 4: Workflow for dokumentændringsstyring Du er her
En workflow for dokumentændringsstyring, der dækker klassifikation som mindre/større, reviewerens konsekvensvurdering, godkendelse, versionsstempling, opdatering af distributionslisten og formel erstatning af den forrige version.
Trin 5: Flowchart for gennemgang og godkendelse af politikker
Flowchart for gennemgang og godkendelse af politikker: udløser fra kalender eller hændelse, bekræftelse af ejer, gap-analyse, høring, juridisk review og medarbejderhøring, godkendelse i niveauer, publicering og attestering.