Workflow for dokumentændringsstyring

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres rigtige roller

   Erstat Anmoder, Dokumentejer, Ændringsreviewer, Dokumentansvarlig og Modtagere på distributionslisten med de roller, I faktisk har. I et lille team er dokumentejeren og ændringsreviewer ofte samme person for alt undtagen en større ændring; slå de baner sammen i stedet for at tegne et review, der aldrig sker uafhængigt.

2. Skriv ned, hvad der tæller som mindre kontra større

   Klassifikationsbeslutningen er kun så god som reglen bag den. List eksempler: tastefejls- og formateringsrettelser, opdaterede kontaktoplysninger og døde links er mindre; alt, der ændrer et krav, et ansvar, en godkendelsesgrænse eller en henvist kontrol, er større. Sæt reglen ved siden af beslutningen, så en anmoder kan selvklassificere, før den når dokumentejeren.

3. Fastlæg jeres versionsnummereringsordning

   Ved 'Opdater versionsnummer og distributionsliste' skal I beslutte konventionen: for eksempel et helt tal til en større, godkendt revision og en decimal til en mindre, hurtigsporet en. Angiv, hvad der skal stå på hver side: dokumentnummer, version, ikrafttrædelsesdato og hvem der godkendte den, så nummeret alene fortæller en læser, om de kigger på den aktuelle version.

4. Definér distributionslisten, og hvem der vedligeholder den

   Navngiv den liste, denne arbejdsgang opdaterer: hvem der står på den efter rolle frem for navn, hvordan nogen tilføjes, når de kommer ind i et team, der bruger dokumentet, og hvordan de fjernes, når de forlader det. Beslut, om beskeden er en udsendelse, eller om den kræver den kvittering, dette diagram tegner ved 'Modtagerne på distributionslisten kvitterer for tilbagetrækningen'.

5. List hvert sted, en erstattet kopi kan overleve

   'Træk tilbage, og markér den forrige version som erstattet' kan kun udføres, hvis der er en tjekliste bag: fællesdrev, printede kopier ved brugsstedet, intranetsider, introduktionsmapper, leverandør- eller kundekopier. Behold én arkiveret kopi mærket erstattet i jeres opbevaringsperiode i stedet for at slette den helt.

6. Beslut, hvad der udløser den fulde konsekvensvurdering

   Ved 'Registrér konsekvens for relaterede dokumenter og formularer' skal I liste de kategorier, en ændringsreviewer skal tjekke: henviste procedurer, koblede formularer, oplæringsmateriale og ethvert andet styret dokument, der citerer det afsnit, der ændres. Hvert af dem, der er berørt, kræver sin egen ændringsanmodning i stedet for at blive rettet stille og roligt inde i denne.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er dokumentændringsstyring?

Det er den procedure, der kører specifikt, når et dokument, der allerede er godkendt og i brug, skal ændres: hvordan ændringen anmodes, klassificeres som mindre eller større, reviewes med en grundighed, der matcher den klassifikation, godkendes, stemples med en ny version, sendes til dem, der har en kopi, og hvordan den version, den erstatter, formelt trækkes tilbage. Det er en delprocedure under det bredere dokumentstyringslivsforløb, ikke en erstatning for det; dokumentstyring dækker også den første udarbejdelse og godkendelse af et dokument, før nogen ændring har fundet sted.

Hvordan adskiller dokumentændringsstyring sig fra it-ændringsstyring?

De deler en form (anmodning, vurdering, godkendelse, implementering), men ikke et emne. It- eller ITIL-agtig ændringsstyring styrer ændringer af systemer og services: den kræver et Change Advisory Board, en risiko- og nedetidsvurdering, et planlagt ændringsvindue og en rollback-plan, fordi det, der ændres, er kørende infrastruktur, der kan fejle under ændringen. Dokumentændringsstyring styrer ændringer af et skrevet dokument: en politik, procedure, arbejdsinstruktion eller formular. Der er intet nedetidsvindue og ingen rollback-plan, fordi en dokumentrevision ikke går i drift på samme måde som et deployment; den erstatter en udgået kopi. De to dokumenteres separat af samme grund, som en fabrik holder sin udstyrsændringslog adskilt fra sin procedureændringslog: forskellige risici, forskellige reviewere, forskellig dokumentation.

Hvordan afgør man, om en dokumentændring er mindre eller større?

Ud fra hvad ændringen gør ved dokumentets krav, ikke ud fra hvor stort rettelsessporet ser ud. En tastefejlsrettelse, en formateringsrettelse, en opdateret jobtitel eller et dødt link er mindre, uanset hvor mange linjer den rører. En ændring af, hvad dokumentet kræver, at nogen gør, hvem der er ansvarlig for et trin, en godkendelsesgrænse, en henvist standard eller en sikkerhedsinstruktion, er større, selv hvis det kun er ét ord. Skriv reglen ned ved siden af beslutningen i stedet for at overlade den til dagens vurdering, så samme type ændring får samme klassifikation, uanset hvem der rejser den.

Hvorfor opdatere distributionslisten samtidig med versionsnummeret?

Fordi et versionsnummer, der ændrede sig, og en distributionsliste, der ikke gjorde, er præcis, hvordan en styret kopi bliver forældet i hænderne på nogen. Distributionslisten er registreringen af, hvem der har ret til at have en aktuel kopi af dokumentet; opdateres den separat fra, eller senere end, versionsstemplet, opstår der et vindue, hvor den nye version findes, men de, der har brug for den, endnu ikke er tilføjet, eller hvor nogen, der har forladt den rolle, der bruger den, stadig modtager den. At behandle begge dele som ét trin er dét, der holder versionen på dokumentet og listen over, hvem der har den, fra at glide fra hinanden.