Flowchart for teknisk ændringsanmodning (ECR til ECN)

Hvad er flowchart for teknisk ændringsanmodning (ecr til ecn)?

En teknisk ændringsanmodning (ECR) er et forslag om at ændre noget, der allerede er frigivet: et emne, en samling, en tegning, en stykliste, et materiale eller en godkendt leverandørkomponent. ECR'en bærer problemet og begrundelsen. Godkender ændringsudvalget den, er resultatet en ændringsmeddelelse (ECN, i mange virksomheder kaldet en ændringsordre eller ECO). ECN'en er den instruktion, der autoriserer den nye revision: den navngiver de berørte varenumre, tegninger og styklister, angiver hvornår ændringen træder i kraft, og fastslår hvad der skal ske med det lager, der allerede er produceret efter den gamle revision.

Det her er ikke it-ændringsstyring. En ændringsanmodning af ITIL-typen flytter en ændring ind i en driftsat service og bedømmes på nedetid, tilbagerulning og servicerisiko, det er dét, skabelonerne til it-ændringsstyring og ændringsstyring dækker. En ECR flytter en fysisk revision i produktion, og den skal besvare helt andre spørgsmål: er emnet stadig udskifteligt, hvad koster værktøjet, og hvad sker der med de enheder, der allerede står på lageret og er i ordre. Det er heller ikke dokumentstyring, som regulerer revisioner af procedurer og politikker frem for af selve produktdefinitionen. Og processen begynder efter designfrigivelsen: ændringer, mens produktet stadig er under udvikling, hører hjemme i design- og udviklingsprocessen, mens en ændring udløst af en afvigelse undersøges gennem CAPA, med ECR'en som den mekanisme, der får den aftalte løsning ned på tegningen.

De fleste procedurer for tekniske ændringer er stærke på den tekniske vurdering og tynde alle andre steder. Gennemførligheden bliver ordentligt vurderet, hvorefter omkostningen ved ukurant lager, værktøj og leverandørens leveringstid gættes på en gang i gangen, ikrafttrædelsen noteres som "hurtigst muligt", og indkøberen finder ud af det, når en leverance afvises ved varemodtagelsen. Derfor er denne skabelon tegnet med fem baner: Anmoder, Konstruktion, Ændringsudvalg, Produktion og Forsyningskæde. Omkostninger, lagerbinding og ukurans er sit eget trin i forsyningskædens bane, før udvalget stemmer, og ikrafttrædelse og disponering af lager er eksplicitte trin frem for antagelser.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Anmoder, Konstruktion, Ændringsudvalg, Produktion og Forsyningskæde) fordelt på fem faser: Anmodning, Teknisk vurdering, Beslutning i udvalget, Ændringsmeddelelse og frigivelse samt Implementering og verifikation
• Modtagelsen i anmoder- og konstruktionsbanen: opret ændringsanmodningen (ECR), angiv årsag og begrundelse, registrer ECR'en i ændringsloggen, og derefter en screeningsbeslutning i udvalget ("Er anmodningen komplet og begrundet?") der sender tynde anmodninger retur efter flere detaljer, før der bindes konstruktionstimer
• En tredelt vurdering med ét trin pr. bane: konstruktion vurderer gennemførlighed samt form, pasform og funktion, produktion vurderer påvirkning af værktøj og proces, og forsyningskæden vurderer omkostninger, lager og ukurans på tværs af lagerbeholdning, varer i arbejde, varer i transit og åbne leverandørforpligtelser
• Beslutningen "Godkendes ændringen?" med tre navngivne udfald: godkendt og videre til ændringsmeddelelsen, afvist og lukket i anmoderens bane, eller udskudt, hvilket holder ændringen til en senere frigivelse og sender den tilbage til udvalget i stedet for at lade den ligge åben
• Frigivelsen i konstruktions- og produktionsbanen: udsted ændringsmeddelelsen (ECN), opdater tegninger og stykliste, fastsæt ikrafttrædelsesdatoen, og derefter beslutningen "Disponering af eksisterende lager?", der leder videre til opbrug, omarbejdning eller skrot
• Implementering og verifikation: orienter leverandører om den nye revision, opdater arbejdsinstruktioner og værktøj, fremstil og kontroller et første emne, og derefter "Er første emne godkendt?", hvor en fejl løber tilbage til opdateringen af tegninger og stykliste, mens en godkendelse lukker ændringen

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skal skrive eller omskrive en ECR/ECN-procedure for en produktions-, hardware- eller ordreproducerende virksomhed, især hvis processen i dag er en blanket uden en aftalt vej bagved
• I skal blive enige om, hvem der sidder i ændringsudvalget, hvad de får at se, før de beslutter, og hvilke ændringer en konstruktionschef må godkende uden at indkalde udvalget
• I vil kortlægge processen, før I konfigurerer ændringsworkflows i et PLM- eller ERP-system, så værktøjet koder en vej, mennesker har aftalt, frem for den, softwaren lægger op til
• I skal introducere konstruktører, planlæggere, indkøbere og kvalitetsmedarbejdere, der har brug for at vide, hvad der sker med en ændring, efter de har skrevet under, og hvor deres eget trin ligger
• En kunde eller en auditor spørger, hvordan designændringer styres, og I skal have styr på de forpligtelser om kundeorientering ved ændringer, der ligger i jeres leveranceaftaler

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres virkelige roller

   Erstat Anmoder, Konstruktion, Ændringsudvalg, Produktion og Forsyningskæde med de funktioner, I faktisk har. I en mindre virksomhed er ændringsudvalget måske to personer, der mødes ugentligt, og produktionsteknik og planlægning kan være én bane. Slå baner sammen frem for at opfinde roller, og hold jer på fem eller derunder, så diagrammet stadig kan læses.

2. Definer, hvornår en ECR er komplet

   Screeningsbeslutningen virker kun, hvis "komplet og begrundet" betyder noget nedskrevet. Et brugbart minimum: berørte varenumre og deres nuværende revision, årsagen (fejl, omkostningsreduktion, kundeønske, udgået komponent eller leverandør, sikkerhed eller lovkrav), dokumentationen bag, hastegraden, og om ændringen rører noget sikkerhedsrelateret eller en kundegodkendt egenskab.

3. Skriv jeres test for form, pasform og funktion ned

   Vurderingstrinnet afgør, om det ændrede emne stadig er udskifteligt med det gamle. Notér jeres egen regel for, hvad det betyder, og hvad der følger af den, for en ændring, der bryder udskifteligheden, kræver normalt et nyt varenummer frem for en ny revision af det eksisterende. Konfigurationsstyring binder netop dette til udskiftelighed, ikke til hvor stor ændringen ser ud.

4. Lad omkostningsvurderingen dække alle steder, gammelt lager står

   Giv trinnet i forsyningskæden en tjekliste: lagerbeholdning, varer i arbejde, varer i transit, åbne indkøbsordrer og leverandørforpligtelser, færdigvarer, konsignationslager og servicereservedele. Ukurans er den omkostning, de fleste ændringsanmodninger undervurderer, og den er som regel dét, der forvandler en oplagt god ændring til en udskudt en.

5. Fastlæg reglerne for ikrafttrædelse og disponering

   Beslut, om ikrafttrædelsen udtrykkes som en dato, et serie- eller batchnummer eller det tidspunkt, hvor det gamle lager er brugt op, og skriv valget på ECN'en frem for at overlade det til den, der planlægger produktionsordren. Aftal derefter, hvem der godkender opbrug, omarbejdning og skrot, og hvor omkostningen ved hver af delene bogføres.

6. Definer, hvad verifikation af første emne betyder, og udgiv diagrammet

   Angiv, hvem der fremstiller det første emne, hvem der kontrollerer det, hvilke egenskaber der måles, og hvem der frigiver det. Inden for luftfart styres det af AS9102, hvor en designændring normalt udløser mindst en delvis førsteemnekontrol. Del derefter diagrammet ved siden af selve ECR-blanketten, og gem de tidligere versioner, så I kan vise, hvornår proceduren blev ændret og hvorfor.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på en ECR, en ECN og en ECO?

En teknisk ændringsanmodning (ECR) er forslaget: hvad der er galt eller kunne blive bedre, hvorfor det betyder noget, og hvilke emner det rører. Det er et spørgsmål stillet til ændringsudvalget. En ændringsmeddelelse (ECN) er svaret og udstedes først efter godkendelse: den autoriserer den nye revision, lister de berørte tegninger, varenumre og styklister, fastsætter ikrafttrædelsen og angiver, hvad der sker med det eksisterende lager. Ændringsordre (ECO) bruges i mange virksomheder synonymt med ECN, og nogle bruger ECO om den interne arbejdsinstruktion og ECN om den orientering, der sendes til kunder og leverandører. Vælg én konvention og definer den i proceduren. Blandet brug i samme virksomhed skaber reel forvirring om, hvad der egentlig er autoriseret.

Hvordan adskiller det sig fra it-ændringsstyring eller en almindelig ændringsproces?

Formen ligner hinanden (anmod, vurder, godkend, implementer, verificer), men indholdet gør ikke. It-ændringsstyring flytter en ændring ind i en driftsat service, så vurderingen handler om berørte services, servicevinduer, tilbagerulningsplaner og konsekvensomfang, og den køres typisk af en ændringsansvarlig og et CAB. En teknisk ændring flytter en revision ind i et fysisk produkt, så vurderingen handler om udskiftelighed, værktøj, omkostninger, leveringstid hos leverandøren og hvad man gør med lager bygget efter den gamle revision, og den køres typisk af et ændringsudvalg med konstruktion, produktion og forsyningskæde. Skal I dokumentere, hvordan kode eller infrastruktur når i produktion, så brug skabelonerne til it-ændringsstyring eller ændringsstyring i stedet.

Hvornår kræver en ændring et nyt varenummer frem for en ny revision?

Den gængse test er udskiftelighed. Kan et emne bygget efter den nye definition erstatte et gammelt i enhver anvendelse uden andre ændringer (og kan det gamle erstatte det nye), er det en revision. Kan det ikke, fordi form, pasform eller funktion har flyttet sig, kræver det normalt et nyt varenummer, så begge versioner kan eksistere side om side på lager, i stykliste og i service. Konfigurationsstyring og tegningsstandarder bygger reglen på udskiftelighed frem for på, hvor stor ændringen ser ud, og netop derfor ligger vurderingen af form, pasform og funktion før udvalgets beslutning i dette diagram og ikke efter.

Hvad sker der med lager, der allerede er bygget efter den gamle revision?

Det er beslutningen "Disponering af eksisterende lager?", og den kræver et eksplicit svar på ECN'en frem for en antagelse. Opbrug betyder, at det gamle lager forbruges først, og at ikrafttrædelsen sættes ved udløbspunktet, den billigste løsning og den forkerte, hvis ændringen retter en fejl eller et sikkerhedsforhold. Omarbejdning betyder, at eksisterende lager bringes op på den nye revision, med omkostning og timer bogført på ændringen. Skrot betyder, at lageret afskrives. Det samme spørgsmål gælder varer i arbejde, varer i transit, lager hos leverandører og (ved en sikkerhedsrelateret ændring) enheder, der allerede er hos kunderne, hvilket kan trække ændringen over i en markedsaktion frem for en almindelig ECN.

Hvem bør sidde i ændringsudvalget, og skal alle ændringer forbi det?

Udvalget har brug for dem, der kan binde penge og kapacitet: konstruktion, produktion eller industrialisering, forsyningskæde eller indkøb samt kvalitet, med salg eller programledelse inde, når en ændring er synlig for kunden. Det har ikke brug for alle. De fleste virksomheder sætter en grænse, så ændringer med lav risiko (en note på en tegning, en præcisering af en tolerance, en ændring uden omkostning eller betydning for udskifteligheden) godkendes af en navngiven konstruktionsansvarlig, og kun ændringer over grænsen går til det samlede udvalg. Skriv grænsen ved siden af godkendelsesbeslutningen, og dokumenter de udskudte beslutninger lige så omhyggeligt som godkendelserne. En udskudt ændring vender som regel tilbage, når det blokerende lager eller den blokerende kontrakt er ude af verden.