Flowchart for korrigerende handling hos leverandør (SCAR)
Flowchart for korrigerende handling hos leverandør (SCAR): screen fejlen, udsted med frister, inddæm lageret på begge sider, påvis rodårsag og undslipningspunkt, verificér effekten over aftalte partier, og luk eller eskaler.
Hvad er flowchart for korrigerende handling hos leverandør (scar)?
En SCAR (supplier corrective action request, anmodningen om korrigerende handling hos leverandøren) er det, I sender, når en leverandørs materiale har fejlet, og I vil have fejlen til at stoppe, ikke bare denne batch byttet. Det er samtidig det kvalitetsdokument, der oftest ender som teater. Mønsteret er velkendt: et foto og et afsnit går ud på mail uden en dato på; tre uger senere kommer en 8D-rapport retur, hvor rodårsagen er operatørfejl, og den korrigerende handling er, at operatøren er genoplært; nogen accepterer den, fordi delene skal bruges på mandag; ingen kontrollerer noget bagefter; og den samme fejl dukker op igen til foråret, hvor sagen genåbnes, og det hele gentager sig. De tre steder, det går galt, er de samme hver gang. Dokumentationspakken er for tynd til, at leverandøren kan undersøge noget som helst, selv med de bedste intentioner. Planen accepteres, uden at nogen spørger, hvorfor leverandørens egen kontrol ikke fangede fejlen. Og effektkontrollen, det eneste trin der beviser noget, bliver enten aldrig planlagt eller skrevet under på den første leverance, der tilfældigvis er ren.
Dette diagram er bevidst den halvdel af korrigerende handling, der krydser et virksomhedsskel. Jeres egen interne CAPA (en sag rejst mod jeres egen proces, undersøgt af jeres egne folk, godkendt af jeres egen ledelse) ligger på /da/templates/capa-proces, og den kontrollerede, regulerede udgave på /da/templates/capa-proces-korrigerende-handlinger. Forskellen er ikke kosmetisk. Inden for jeres egen organisation kan I kræve en undersøgelse, fastsætte metoden, læse registreringerne fra produktionen og verificere rettelsen ved at gå ned til linjen. Hen over et virksomhedsskel kan I ikke kræve noget: I kan bede om det og derefter beslutte, hvad der kommercielt skal ske, hvis svaret er dårligt, og det er derfor, Indkøb har sin egen bane her, og processen ender i en eskaleringsbeslutning, der kan nå helt ud til at fjerne leverandøren fra den godkendte liste. Selve undersøgelsesmetoden (problembeskrivelse, dokumentation, 5 x hvorfor, verifikation af årsagen) ligger på /da/templates/rodaarsagsanalyse-proces, og her udføres den af leverandøren i stedet for af jer. Den kontrol, der som regel udløser en SCAR, ligger på /da/templates/modtagekontrol-proces. Det tilbagevendende scorecard, en lukket SCAR fodrer, er /da/templates/leverandoerevaluering-proces, og om en leverandør overhovedet må bruges, afgøres på /da/templates/leverandoergodkendelse-proces. Er fejlen nået helt ud til jeres egen kunde, kører deres klage sit eget forløb på /da/templates/kundeklage-proces.
Tre ting, som de fleste nedskrevne SCAR-procedurer overlader til skøn, er tegnet eksplicit her. 'Væsentlig eller gentagen fejl?' ligger, før SCAR'en overhovedet oprettes, fordi en proces, der laver hver eneste afvisning om til en SCAR, producerer en bunke, ingen arbejder med, og en leverandør, der holder op med at læse dem; gentagelse er en selvstændig udløser ved siden af alvorlighed, og det er den, der oftest overses, fordi den kræver, at nogen kigger på historikken frem for på den leverance, der står foran dem. 'Fastlæg undslipningspunktet' (det, 8D kalder escape point) er et trin for sig frem for et underspørgsmål til rodårsagen, for at fejlen blev lavet og at fejlen slap ud har forskellige årsager og kræver forskellige rettelser: et værktøj, der blev slidt for hurtigt, og en stikprøveplan, der aldrig kunne have fanget det. Og 'Effektiv i verifikationsperioden?' er en rigtig gren med en rigtig fejlvej: Ikke effektiv-siden fører til 'Hvilken eskaleringsvej?', hvor Indkøb vælger mellem en ny undersøgelse, en audit på stedet og at fjerne leverandøren fra listen, frem for at sagen lukkes stille og roligt. Løkkerne tilbage fra 'Returner analysen med udpegede mangler' og fra en afvist plan er normale, og en SCAR, der aldrig kom en tur rundt i en af dem, blev sandsynligvis accepteret for let.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem swimlanes (Opdagende funktion, Leverandørkvalitet, Leverandør, Indkøb og Kvalitetschef) fordelt på seks faser: Opdagelse og screening, Udstedelse og bekræftelse, Inddæmning, Rodårsag, Korrigerende handling samt Verifikation og lukning
- Screening før udstedelse: 'Spær og anmeld med dokumentation' holder den berørte vare tilbage dér, hvor den blev opdaget, før noget som helst sendes ud, og testen 'Væsentlig eller gentagen fejl?' afgør derefter, om der overhovedet oprettes en SCAR, med en Nej-gren, der ender i 'Håndteres som enkeltstående afvigelse'
- Udstedelse og bekræftelse tegnet som en udveksling på ur: 'Udsted SCAR med dokumentation og frist', porten 'Bekræftet inden fristen?' og en eskalering fra Indkøb, der løber tilbage i flowet frem for at lade en tavs leverandør sætte sagen i stå
- Inddæmning på begge sider af skellet: 'Inddæm lager hos leverandør og i transit' i leverandørens bane, 'Sortér lager, WIP og færdigvarer' i jeres, og beslutningen 'Er berørt produkt allerede afsendt?', der trækker kvalitetschefen ind i kundeunderretning og en vurdering af tilbagekaldelse
- Et todelt årsagsarbejde ('Fastlæg rodårsagen til opståen' efterfulgt af 'Fastlæg undslipningspunktet') bag porten 'Rodårsag og undslipningspunkt påvist?', hvis Ikke påvist-gren returnerer analysen med manglerne udpeget
- Fire slutpunkter frem for ét: 'SCAR lukket og leverandørhistorik opdateret' efter verifikationsperioden, det frascreenede 'Håndteres som enkeltstående afvigelse', og beslutningen 'Hvilken eskaleringsvej?', der fører til 'Eskaleret til leverandøraudit' eller 'Leverandør fjernet og delen omplaceret'
Hvornår du skal bruge skabelonen
- I skriver eller reviderer en procedure for leverandørkvalitet og har brug for ét billede af, hvad jeres egen organisation gør, hvad leverandøren gør, og hvor Indkøb er nødt til at træde ind
- SCAR'erne går ud som mails med et foto vedhæftet, og ingen kan sige, hvor mange der er åbne, hvor gamle de er, eller hvilke der har passeret deres svarfrist
- Leverandørernes 8D-rapporter kommer igen og igen retur med genoplæring som korrigerende handling, og I vil have spørgsmålet om undslipningspunktet og porten for accept af planen skrevet ind i processen frem for overladt til den, der tilfældigvis gennemgår den
- En leverandørs fejl er nået ud til jeres kunde, og inddæmningstrinnene hos jer og hos dem skal stå i flowet i stedet for i et telefonopkald, som nogen mener at huske
- Den samme fejltype vender tilbage fra en leverandør, der stadig står på den godkendte liste, og I har brug for en nedskreven vej fra en virkningsløs korrigerende handling til betinget status, en audit eller fjernelse fra listen
Sådan fungerer det
Omdøb banerne til jeres egen struktur
Erstat Opdagende funktion, Leverandørkvalitet, Leverandør, Indkøb og Kvalitetschef med de roller, I reelt har. Opdagende funktion er bevidst holdt generisk, fordi udløseren kommer fra modtagekontrollen, fra linjen og fra marken, og alle tre bør ind i den samme proces frem for i tre parallelle. Er det den samme leverandørkvalitetsingeniør, der både udsteder SCAR'en og gennemgår svaret, så hold den bane samlet frem for at opfinde en reviewer, der ikke findes. Slet ikke Indkøb-banen, heller ikke på en lille lokation: nogen skal eje den kommercielle konsekvens, og gør ingen det, er eskaleringsgrenen dekoration.
Skriv udløsertesten som tal og en historikregel
'Væsentlig eller gentagen fejl?' er tom, indtil I hænger tal på. Sæt en grænse for omkostningen ved dårlig kvalitet, list de egenskaber, der eskalerer uanset beløb (sikkerhed, myndighedskrav, form, pasform og funktion, alt hvad kunden har specificeret), og definér gentagelse som den samme fejltype fra den samme leverandør og det samme emne inden for en rullende periode. Beslut derefter, hvem der må oprette en SCAR uden at spørge om lov. Kan kun kvalitetschefen, så forvent, at en kontrollør skriver en afvisningsseddel i stedet, og forvent, at den tendens, der ville have begrundet SCAR'en, forsvinder sammen med den.
Fastlæg svarfristerne, og hvem der må forlænge dem
Giv SCAR'en fire ure frem for én dato: bekræftelse, inddæmning, rodårsag med en foreslået plan, og verifikation af effekten. Én arbejdsdag, fireogtyve til otteogfyrre timer, ti til femten arbejdsdage og et aftalt antal partier er den sædvanlige form, og det er nogenlunde det, et 8D-svarskema er bygget op om. Tallene betyder mindre end at få dem skrevet ind i kvalitetsaftalen med leverandøren, så de er kontraktlige og ikke bare ønskelige. Navngiv den person, der må give en forlængelse, og notér den på SCAR'en, når det sker: en usporet forlængelse er sådan, en ti dages undersøgelse stille og roligt bliver til en på tre måneder.
Skriv, hvad en acceptabel plan skal indeholde
Lav 'Er planen accepteret?' om til en tjekliste, jeres gennemgående anvender ens hver gang. En acceptabel plan skiller korrektionen fra den korrigerende handling, besvarer både opståen og undslip, sætter en ejer og en dato på hver enkelt handling, angiver en indfasningsdato og hvordan indfaset lager mærkes, og siger, hvilke andre emner, linjer og lokationer den samme årsag rækker ind i. Tilføj en regel om, at genoplæring aldrig er tilstrækkeligt i sig selv: det er det hyppigste etlinjesvar på en returneret 8D og det mindst holdbare.
Sæt verifikationsperioden i partier, og afklar omkostningsdækningen
Beslut ved accepten af planen, hvordan effekten skal bevises: hvor mange på hinanden følgende leverancer, hvilken stikprøvestørrelse på den berørte egenskab, hvem der kontrollerer dem, og hvad der tæller som en fejl. Udtryk perioden i partier frem for i dage, så en leverandør med lavt volumen reelt bliver testet. Mens I er i gang, så afklar omkostningsdækningen (sorteringstimer, omarbejdning, ekspresfragt, kassation), for en SCAR, der aldrig nævner penge, er den, leverandøren nedprioriterer, og debetnotaen er langt lettere at rejse, mens dokumentationen stadig er frisk.
Gå den igennem med leverandøren, og udgiv en version
Send det færdige diagram til to eller tre af jeres leverandører, før I tager det i brug, og spørg, hvilke trin de ikke kan leve op til og hvorfor. Svarene forbedrer som regel fristerne og dokumentationspakken mere end endnu en intern gennemgang ville. Gå det derefter igennem med jeres kontrollører, leverandørkvalitetsingeniøren og den indkøber, der skal træffe eskaleringsbeslutningen, ret det til det, de faktisk vil gøre, og udgiv den revision: behold de tidligere, så enhver, der åbner den senere, kan se, hvilken version de læser.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke trin består en proces for korrigerende handling hos leverandøren (SCAR) af?
Spær den berørte vare og anmeld afvigelsen med dokumentation; afgør, om den er væsentlig eller en gentagelse og dermed overhovedet berettiger en SCAR; udsted anmodningen med den fulde dokumentationspakke og adskilte svarfrister; få leverandøren til at bekræfte den og udpege et svarteam; inddæm berørt lager hos leverandøren, i transit, hos jer selv og (er den nået så langt) hos jeres kunder; fastlæg rodårsagen til, at fejlen opstod, og separat undslipningspunktet, hvor leverandørens egne kontroller ikke fangede den; foreslå og accepter en plan for korrigerende handling; gennemfør den med en indfasningsdato og mærket lager; opdater kontrolplanen og udbred fundet til lignende emner; verificér effekten over et aftalt antal partier; og luk den, eller tag eskaleringsvejen: en ny undersøgelse, en procesaudit på stedet eller fjernelse fra den godkendte leverandørliste. Rækkefølgen svarer til 8D-disciplinen, som de fleste svarskemaer til leverandører er bygget op om, og de to trin, der springes over, er undslipningspunktet og verifikationsperioden.
Hvad er forskellen på en SCAR og en CAPA?
En CAPA er intern: I rejser den mod jeres egen proces, jeres egne folk undersøger den, jeres egen ledelse godkender planen, og I verificerer rettelsen ved at gå hen og se på den. En SCAR krydser et virksomhedsskel, og alene det ændrer mekanikken. I kan ikke styre en anden virksomheds undersøgelse, vælge deres metode, læse deres procesdata eller gå deres linje igennem uden en kontraktlig ret til det, og derfor skal anmodningen bære dokumentation nok til, at de kan arbejde ud fra den, og fristerne skal stå i kvalitetsaftalen med leverandøren frem for i jeres egen procedure. Verifikationen ændrer sig også: I kan ikke se rettelsen blive lavet, så effekten bevises ved at kontrollere de leverancer, der følger efter indfasningsdatoen. Og er svaret dårligt, er jeres middel kommercielt frem for ledelsesmæssigt: betinget status, en audit, omkostningsdækning, fjernelse fra listen. Den interne udgave ligger på /da/templates/capa-proces, og en leverandørfejl, der er nået ud til jeres kunde, kræver som regel begge dele, fordi den også er en afvigelse i jeres eget system.
Hvad er et undslipningspunkt, og hvorfor betyder det noget?
Rodårsagen til opståen forklarer, hvorfor fejlen blev lavet. Undslipningspunktet (escape point i 8D-terminologi) forklarer, hvorfor den forlod leverandørens fabrik i stedet for at blive fanget. Det er to forskellige spørgsmål med forskellige svar og næsten altid forskellige rettelser: et værktøj, der blev slidt op for tidligt, er en årsag til opståen, og en slutkontrol, der målte ét emne i timen, er grunden til, at ingen opdagede det. 8D-disciplinen beder om begge dele, og undslipshalvdelen er den, der oftest mangler på et returneret skema, fordi en sætning om at ændre frekvensen for værktøjsskift ligner et fuldstændigt svar. Det betyder noget kommercielt såvel som teknisk: rettes kun årsagen til opståen, står det samme hul i opdagelsen stadig åbent for den næste fejltype ud af den proces. I dette diagram er 'Fastlæg undslipningspunktet' et trin for sig, og porten efter det, 'Rodårsag og undslipningspunkt påvist?', er skrevet, så en analyse, der kun besvarer det ene af de to, bliver returneret frem for accepteret.
Hvor lang tid bør en leverandør have til at svare på en SCAR?
Sæt separate ure på separate leverancer frem for én dato for det hele. Bekræftelse og navnet på en svaransvarlig inden for én arbejdsdag er normalt, fordi det ikke koster leverandøren noget og med det samme fortæller jer, om anmodningen overhovedet er nået frem til nogen. Inddæmning inden for fireogtyve til otteogfyrre timer, fordi det er den del, der stopper problemet i at vokse, mens alt andet stadig er ukendt, og det er den frist, der er værd at nævne først. Rodårsag og en foreslået plan for korrigerende handling inden for ti til femten arbejdsdage, skaleret efter fejlens kompleksitet frem for efter jeres utålmodighed: en metallurgisk undersøgelse er ikke en ti dages opgave, og at lade som om producerer et gæt frem for en årsag. Verifikation af effekten er slet ikke en dato, men et antal partier. Uanset hvilke tal I vælger, så skriv dem ind i kvalitetsaftalen med leverandøren, så de er kontraktlige, og navngiv den hos jer, der må give en forlængelse. Frister, der kun lever i jeres egen procedure, er set fra leverandørens side af skellet en præference.
Hvad bør der ske, når en leverandørs korrigerende handling ikke virker?
Behandl en virkningsløs korrigerende handling hos leverandøren som information frem for som en administrativ fiasko. I de fleste tilfælde betyder det, at årsagen var forkert, ikke at gennemførelsen var sjusket. I dette diagram lukker Ikke effektiv-siden af verifikationsporten hverken sagen eller genåbner den stille: den fører til 'Hvilken eskaleringsvej?', en beslutning nogen er nødt til at eje, med tre veje ud. Undersøg igen sender analysen tilbage med det, I nu ved, herunder at den første årsag er udelukket. Audit sætter jer selv på leverandørens adresse for at se på processen med egne øjne. Fjern fra listen sætter omplaceringen af emnet i gang. Hvad der gælder, bør afhænge af alvorligheden, antallet af tidligere SCAR'er og hvor let emnet kan flyttes. De kommercielle tiltag, der som regel følger med de to første (betinget status, så der ikke placeres ny forretning, og tilbageførsel af omkostninger til sortering, omarbejdning, ekspresfragt og kassation) ligger hos Indkøb, og beslutningen bør registreres med en dato og et navn på. En SCAR, der er gentaget to gange og ikke førte til noget, er det fund, en auditor tager op, og mønsteret hører hjemme i det periodiske scorecard på /da/templates/leverandoerevaluering-proces.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Flowchart for allergenstyring (omstilling til frigivelse) og sender videre til Flowchart for leverandøraudit (2. partsaudit).
Den er ét trin i Leverandoerkvalitet.
Trin 4: Flowchart for modtagekontrol af indkøbte varer
Flowchart for modtagekontrol af indkøbt materiale: spærret lager ved varemodtagelse, kontrol af certifikater, risikobaseret stikprøve, laboratorietest, dispensation og retur.
Trin 5: Flowchart for korrigerende handling hos leverandør (SCAR) Du er her
Flowchart for korrigerende handling hos leverandør (SCAR): screen fejlen, udsted med frister, inddæm lageret på begge sider, påvis rodårsag og undslipningspunkt, verificér effekten over aftalte partier, og luk eller eskaler.
Trin 6: Flowchart for leverandøraudit (2. partsaudit)
Flowchart for leverandøraudit: risikobaseret auditprogram, varsling og dagsorden, forberedelsespakke, åbningsmøde, stikprøver, graderede fund, plan for korrigerende handling og status på den godkendte leverandørliste.
Trin 7: Flowchart for leverandørevaluering (løbende performance)