عملية التدقيق الداخلي وفق ISO 9001 (البند 9.2)

كيف تعمل

1. ارسم المسارات بحسب المسؤولية لا بحسب الإدارة

   مالك برنامج التدقيق، وفريق التدقيق، ومالك العملية المدقَّقة، والإدارة العليا. هذا التقسيم تحديداً هو ما يُظهر استقلالية المدقّق بدل الادّعاء بها في نص السياسة.

2. اجعل تصنيف الملاحظة قراراً في المخطط

   عدم مطابقة كبرى، وصغرى، وفرصة تحسين ثلاثة مسارات مختلفة بمهل مختلفة. اكتب تعريف كل تصنيف على العقدة، لأن التصنيف المتروك لتقدير المدقّق يتغير من تدقيق إلى آخر.

3. اربط الملاحظة بالإجراء التصحيحي صراحةً

   وجّه عدم المطابقة إلى سير عمل الإجراء التصحيحي والوقائي بدل إنهاء المسار عند التقرير. سلسلة الأدلة التي يطلبها المدقّق تمتد من الملاحظة إلى السبب الجذري إلى التحقق من الفعالية.

4. ضع مهلاً بأرقام لا بعبارات

   حدّد مهلة الرد على الملاحظة ومهلة إغلاقها بالأيام — مثلاً 10 أيام عمل للرد و60 يوماً للإغلاق. «في أقرب وقت» ليست ضابطاً قابلاً للقياس.

5. أنهِ الدورة عند مراجعة الإدارة

   أضف خطوة تُغذّي نتائج التدقيق واتجاهات الملاحظات في مراجعة الإدارة وفق البند 9.3. هذا هو الربط الذي يحوّل التدقيق من نشاط سنوي منفصل إلى مدخل لقرار.

الأسئلة الشائعة

ماذا يشترط البند 9.2 من ISO 9001؟

يشترط البند 9.2 تدقيقات داخلية مخطّطة على فترات محددة، ببرنامج ومعايير ونطاق موثّق، وإبلاغ الملاحظات إلى الإدارة المعنية، وتنفيذ التصحيح والإجراء التصحيحي، والاحتفاظ بالمعلومات الموثّقة كدليل على تنفيذ البرنامج ونتائجه.

كيف ترتبط عملية التدقيق الداخلي بالإجراء التصحيحي CAPA؟

تغذّي ملاحظات التدقيق البند 10.2 الخاص بحالات عدم المطابقة والإجراء التصحيحي. تربط QueryChart خطوة الملاحظة في مخطط التدقيق الداخلي بقالب سير عمل الإجراء التصحيحي والوقائي، فتمتد سلسلة الأدلة من الملاحظة إلى السبب الجذري إلى الإجراء التصحيحي إلى التحقق من الفعالية.

كم مرة يجب تنفيذ التدقيق الداخلي؟

لا يفرض المعيار عدداً محدداً، بل يشترط أن يقوم البرنامج على أهمية العمليات ونتائج التدقيقات السابقة. عملياً تدقّق معظم المؤسسات كل عملية مرة واحدة سنوياً على الأقل، مع رفع الدورية للعمليات عالية المخاطر أو التي ظهرت فيها ملاحظات متكررة. المهم أن يكون منطق تحديد الدورية مكتوباً في البرنامج لا مرتجلاً.

من يحق له تنفيذ التدقيق الداخلي؟

أي شخص مؤهّل ومستقل عن العملية التي يدققها. لا يشترط المعيار مسمى وظيفياً بعينه ولا جهة خارجية، لكنه يشترط ألا يدقّق أحد عمله الخاص. في المؤسسات الصغيرة يُحل ذلك عادةً بتبادل التدقيق بين الإدارات أو بالاستعانة بمدقّق خارجي، ويجب أن يظهر هذا الترتيب في المخطط كخطوة تحقق من الاستقلالية لا كافتراض ضمني.