Comment planifier la mise en place d'un SMQ avec un diagramme de Gantt
Planifiez la mise en place d'un système de management de la qualité ou d'une démarche ISO 9001 avec un diagramme de Gantt : analyse des écarts, procédures, formation et audits, et audits de l'organisme de certification en attentes.
Un plan de mise en place d'un SMQ est surtout du travail interne dans un ordre sensé, suivi d'audits dont les dates appartiennent à quelqu'un d'autre. Ce guide montre comment le présenter dans un diagramme de Gantt sans promettre un résultat que le diagramme ne peut pas donner.
En bref
- Une frise planifie du travail ; elle ne rend pas un système conforme et ne garantit pas le résultat d'un audit.
- Ordonnez le travail interne selon ce dont chaque étape a besoin : les documents avant les procédures, les enregistrements avant un audit interne, les résultats d'audit avant la revue de direction.
- Utilisez des liens début à début avec un décalage là où la formation et la rédaction des procédures se chevauchent vraiment.
- Montrez les audits de l'organisme de certification sous forme de décalages ou d'attentes, et ne fixez de dates qu'une fois celles-ci confirmées.
- Présentez les durées comme des estimations et revoyez-les après l'analyse des écarts.
Ce qu'un planning de SMQ peut et ne peut pas vous dire
Un diagramme de Gantt pour un système de management de la qualité répond à des questions de planification : ce qui doit avoir lieu avant quoi, quelles tâches peuvent se chevaucher, et combien de temps peut prendre la préparation si les durées sont justes. Il ne dit pas si le système est conforme à une norme comme l'ISO 9001. Cela dépend de la façon dont l'organisation fonctionne et de l'audit, et un plan qui se termine dans les délais peut quand même s'achever par des écarts.
La forme du travail est assez stable. On évalue où l'on en est, on convient du périmètre et de la politique, on cartographie les processus, on met en place la maîtrise documentaire, on rédige les procédures, on forme les personnes, on fait fonctionner le système assez longtemps pour produire des enregistrements, on s'audite, on corrige ce que l'on trouve et on tient une revue de direction. Ce n'est qu'ensuite qu'intervient un organisme de certification externe. Chaque étape a besoin de la précédente : les procédures ont besoin d'un lieu où être maîtrisées, un audit interne a besoin d'enregistrements, et une revue de direction a besoin des résultats de l'audit.
Les audits externes sont d'une autre nature. Vous pouvez demander des dates, mais pas les fixer, et le temps entre votre état de préparation et leur visite est une attente. Dans un diagramme de Gantt, on la montre au mieux par un décalage sur la tâche d'audit, remplacé par un début fixe une fois que l'organisme confirme. Indiquez chaque durée saisie comme une estimation, car personne ne sait à l'avance combien de temps prend un premier système dans une entreprise donnée.
L'exemple est le modèle de mise en place d'un SMQ, construit en quatre étapes. Ouvrez le panneau tableur pour voir les lignes.
Un plan de mise en place de SMQ, construit en quatre étapes
Dix-huit tâches en quatre groupes. Ouvrez le panneau tableur pour voir les lignes derrière chaque étape.
Évaluer et décider
« Analyse des écarts par rapport à la norme » dure 8 jours ouvrés, « Rédiger le périmètre et la politique qualité » 5 de plus, et « Périmètre et politique approuvés » est un jalon de durée 0 que les travaux de construction attendent.
Construire et former en chevauchement
« Ateliers de cartographie des processus » et « Mise en place de la maîtrise documentaire » démarrent ensemble après l'approbation. « Rédiger procédures et modes opératoires » démarre 5 jours après le début de la cartographie et attend aussi la maîtrise documentaire, et « Formation du personnel aux procédures » démarre 8 jours après le début de la rédaction.
Appliquer, auditer et réviser
« Appliquer le système et tenir les enregistrements » dure 20 jours, « Audit interne » démarre 12 jours après son début, puis « Actions correctives issues de l'audit » et « Revue de direction » se succèdent. Le jalon « Prêt pour l'audit externe » attend la revue et la formation.
Audits externes en attentes
« Audit de phase 1 (organisme de certification) » démarre 5 jours ouvrés après l'état de préparation et « Audit de phase 2 (organisme de certification) » 10 jours après « Répondre aux constats de la phase 1 ». Les décalages représentent le calendrier de l'organisme, et « Décision de certification (leur appréciation) » est un jalon que vous ne maîtrisez pas.
Comment cela fonctionne
Listez le travail interne dans l'ordre de ses dépendances
Écrivez les tâches de l'analyse des écarts à la revue de direction et reliez chacune à ce dont elle a besoin. La maîtrise documentaire précède les procédures, et les enregistrements précèdent l'audit interne.
Ajoutez un jalon d'approbation
Donnez au périmètre et à la politique un jalon de durée 0. La construction ne démarre qu'après une décision, et le jalon le rend visible.
Ne chevauchez que là où le travail se chevauche vraiment
Reliez la formation à la rédaction des procédures par une dépendance début à début avec un décalage, notée par exemple 7SS+8 dans la colonne Dépend de (Depends on). Ne chevauchez pas des étapes qui ont besoin du résultat précédent.
Modélisez l'organisme de certification comme une attente
Placez les audits de l'organisme à la fin, avec un décalage après votre jalon de préparation. Quand les dates sont confirmées, fixez le Début (Start) de ces tâches.
Activez le chemin critique et testez les estimations
Activez Affichage, Chemin critique, puis allongez les tâches d'enregistrements et d'actions correctives. Ce sont les tâches les plus susceptibles de durer plus longtemps que prévu.
Partagez-le comme une estimation
Partagez le diagramme avec la direction et indiquez que les durées sont des estimations. Mettez-les à jour après l'analyse des écarts.
Erreurs à éviter
Présenter la date de fin comme une date de certification
Le diagramme peut montrer quand votre préparation pourrait se terminer, pas quand ni si un organisme certifie.
Démarrer l'audit interne avant qu'il y ait des enregistrements
L'audit d'un système qui a à peine fonctionné a peu de choses à examiner.
Traiter l'audit de l'organisme comme une tâche ordinaire
Ses dates sont les siennes : montrez une attente et remplacez-la quand elle est confirmée, plutôt qu'une tâche de durée fixe.
Ne laisser aucun temps aux actions correctives
Les audits révèlent des choses, et le plan doit prévoir de la marge pour les corriger avant la revue de direction.
Ouvrir le modèle de Gantt SMQ
Ouvrez le modèle, remplacez les durées par vos propres estimations et partagez le plan.
Guides associés
Questions fréquentes
Un diagramme de Gantt peut-il montrer que nous sommes conformes ?
Non. Il montre le travail prévu et les dates. La conformité est jugée par rapport à la norme lors d'un audit, et le diagramme n'y change rien.
Combien de temps prend la mise en place d'un SMQ ?
Cela varie selon la taille de l'entreprise, la documentation existante et le temps disponible. Les durées du modèle sont indicatives ; servez-vous de votre analyse des écarts pour fixer les vôtres.
Comment montrer le calendrier de l'organisme de certification ?
Utilisez un décalage positif sur les tâches d'audit comme attente, puis fixez un Début sur chacune dès que l'organisme confirme la date.
Quels plans associés dois-je consulter ?
Pour l'audit lui-même, voyez /fr/templates/processus-d-audit-interne-iso-9001-clause-9-2, et pour les constats, /fr/templates/processus-capa. Pour l'usage général des dépendances, voyez /fr/guides/dependances-diagramme-de-gantt.
