مخطط جانت لإدارة التغيير: خطط مسارات التغيير على جدول زمني واحد
كيف تخطط تغييراً مؤسسياً بمخطط جانت: مسارات أصحاب المصلحة والاتصالات والتدريب والعملية على جدول زمني واحد، تلتقي عند تجربة وقرار مضي أو توقف، باعتماديات تُظهر الوصلات.
معظم التغييرات في العمل هي عدة خطط تسير جنباً إلى جنب: خطة فريق المشروع وفريق الاتصالات وفريق التدريب. يضعها مخطط جانت لإدارة التغيير على جدول زمني واحد فتظهر الوصلات بينها ويمكن جدولتها.
باختصار
- امنح كل مسار عمل مجموعته الخاصة ليرى المسؤولون جزءهم من الخطة.
- اربط المسارات عند بضع نقاط حقيقية: مبررات معتمدة، وتجربة، ومضي أو توقف.
- استخدم ارتباطات بداية ببداية مع فاصل زمني حيث يتداخل العمل فعلاً، مثل تصميم التدريب وتصميم العملية.
- خطط لمهام الأشخاص، من تقييم الأثر والإحاطات ومراجعة التبني، كمهام؛ فمخطط جانت لا يقيس استجابة الناس.
- المدد تقديرات. تحقق منها مع من سيؤدون العمل.
لماذا نضع مسارات التغيير على جدول زمني واحد
للتغيير في طريقة عمل الناس نصف تقني أو إجرائي ونصف بشري. الأول عملية أو نظام أو هيكل جديد. والثاني التأكد من أن الأشخاص المناسبين يعرفون به ويفهمون ما يعنيه لهم ويستطيعون القيام بالجديد ويُدعمون حين يحاولون. لكل نصف مسؤولوه وغالباً جدوله، وتقع الإخفاقات عادةً بين الجداول: تدريب يُقدَّم قبل أن تُحسم العملية، وإعلانات تصدر قبل أن يُطلع المديرون، وموعد تشغيل يُحدد بلا تجربة.
يساعد مخطط جانت في هذه المشكلة تحديداً، ولا يساعد إلا فيها. فهو يُظهر أي المهام تعتمد على أي، وأيها يمكن أن يتداخل، وأين في الخطة قرار ثابت. ولا يخبرك كيف سيستجيب الناس، ولا حجم أثر التغيير، ولا هل ترسخ التغيير. هذه تحتاج إلى حكم وأدلة من مؤسستك. ما يستطيعه المخطط هو أن يترك لها مكاناً كمهام، مثل تقييم الأثر في البداية ومراجعة التبني في النهاية، ويوضح ما ينتظرها.
البنية المفيدة هي حفنة من مسارات العمل، لكل منها مجموعة، تلتقي عند بضع نقاط. الوصلات المعتادة هي مبررات تغيير معتمدة ينتظرها كل شيء آخر، وتجربة تحتاج إلى أشخاص مدرَّبين وعملية منتهية وجولة أولى من الإحاطات، ومعلم مضي أو توقف بعد التجربة. وبين الوصلات تتداخل المسارات باستخدام ارتباطات بداية ببداية وفواصل زمنية، لأن الاتصالات وتصميم التدريب وتصميم العملية لا تأتي أبداً واحداً تلو الآخر بصرامة.
لا يتبع هذا الدليل إطاراً مسمّى لإدارة التغيير، ولا يدّعي أي نهج هو الأفضل. يمكنك استخدام مفردات الإطار الذي تعتمده مؤسستك لأسماء المهام. والمثال هو قالب إدارة التغيير مبنياً في أربع مراحل. افتح لوحة جدول البيانات لترى الجدول خلف الأشرطة.
خطة تغيير بخمسة مسارات، تُبنى مرحلة بعد مرحلة
ثماني عشرة مهمة في خمس مجموعات. افتح لوحة جدول البيانات لترى الصفوف خلف كل مرحلة.
افهم من يتأثر ثم اعتمد المبررات
تستغرق «تحليل أصحاب المصلحة» 5 أيام عمل، وتبدأ «تقييم أثر التغيير» بعد 3 أيام من بدئها فتتداخلان. وتتبع «ورشة مواءمة الراعي» التقييم، وطول «اعتماد مبررات التغيير» هو 0 فهي معلم رئيسي.
تفرع إلى عمل الاتصالات والتدريب والعملية
تنتظر «خطة الاتصالات» و«إعادة تصميم العملية والأوصاف الوظيفية» كلتاهما «اعتماد مبررات التغيير». وتبدأ «ضبط تغييرات النظام» بعد 5 أيام من بدء إعادة التصميم، وكذلك «تصميم مواد التدريب» متى انتهت «تحليل احتياجات التدريب». وتبدأ «تحديثات وأسئلة شائعة على دفعات» بعد 5 أيام من بدء «الإعلان وإحاطات القادة» وتستمر 35 يوماً.
اجمع المسارات عند تجربة
تنتظر «تدريب مجموعة التجربة» مواد التدريب وتغييرات النظام. وتنتظر «تشغيل التجربة مع فريق واحد» ذلك التدريب و«إعادة تصميم العملية والأوصاف الوظيفية» و«الإعلان وإحاطات القادة». و«قرار المضي أو التوقف» معلم رئيسي بعدها.
درّب وأطلق وراجع التبني
بعد المضي أو التوقف تستغرق «تدريب بقية الموظفين» 12 يوم عمل وتبدأ «الإطلاق على جميع الفرق» بعد 3 أيام من بدئها. وتدوم «دعم الاستقرار» 15 يوماً وتستغرق «مراجعة التبني» 3 أيام، وهي موضع في الخطة للنظر في أدلة جمعتها في مكان آخر.
كيف تعمل
دوّن التغيير ومن يمسهم
ابدأ بأصحاب المصلحة والأثر. أضف مهام للتحليل وتقييم الأثر، وعيّن لها مسؤولين في «الأشخاص»، واربط الثانية بالأولى بتبعية بداية ببداية، مثل 1SS+3، لتتداخلا.
أضف معلماً رئيسياً لاعتماد المبررات
أنشئ مهمة بطول 0 للقرار الذي يطلق بقية الخطة، واجعل مهام الاتصالات والعملية معتمدة عليها. وإن غيّر الراعي النطاق لاحقاً ظهر الأثر في التواريخ فوراً.
أعطِ كل مسار عمل مجموعة
اضبط «المجموعة» (Group) على الاتصالات أو التدريب أو تغييرات العملية والنظام وهكذا. يرسم المخطط كلاً منها شريط مرحلة، ويقرأ كل مسؤول جزءه.
اربط المسارات حيث تعتمد على بعضها فعلاً
لا ينتهي تصميم التدريب قبل تحديد العملية، لكنه يستطيع أن يبدأ أثناء إعدادها. استخدم بداية ببداية مع فاصل لذلك، ونهاية ببداية حيث يجب أن يكتمل شيء أولاً حقاً.
ضع تجربة وقرار مضي أو توقف قبل الإطلاق
اجعل التجربة معتمدة على موظفين مدرَّبين وعملية جديدة وأولى الإحاطات، وأضف معلماً بعدها. تنتظر مهام الإطلاق ذلك المعلم، فيحرّك تأخر في أي من هذه الوصلات الإطلاق.
أبقِ فترة الدعم في الخطة
أضف مهام للدعم بعد الإطلاق ولمراجعة كيفية استخدام التغيير. أدخل التقدم أثناء العمل. شارك المخطط مع الراعي برابط أو صدّره بصيغة PDF.
أخطاء ينبغي تجنّبها
معاملة الاتصالات كإعلان واحد
مهمة «إعلان» واحدة تخفي العمل الحقيقي: إحاطة القادة أولاً ثم الإعلان ثم التكرار والإجابة عن الأسئلة على مدى أسابيع. وتُظهر عدة مهام، يتداخل بعضها، ما يُطلب فعلاً من مسؤول الاتصالات.
تخطيط التدريب كأن العملية انتهت
إن كانت العملية ما زالت تتغير فمحتوى التدريب المكتوب مبكراً سيكون خاطئاً. اجعل تصميم التدريب معتمداً على عمل العملية أو يبدأ في منتصفه، وأبقِ الاعتمادية على المخطط حيث يراها الجميع.
ملء كل مدة بدقة زائفة
المدد بأيام العمل الكاملة تقديرات، والمخطط لا يعرف العطلات أو الغيابات لأنه يستخدم أسبوعاً من الاثنين إلى الجمعة. تحقق من التقديرات مع من يؤدون العمل، وتعامل مع تاريخ الانتهاء كتوقع.
توقع أن يُظهر المخطط التبني
يسجل المخطط المهام والتقدم فيها. ولا يقول هل يستخدم الناس طريقة العمل الجديدة. اجمع هذا الدليل في مكان آخر واستخدم مهمة المراجعة للتصرف بناءً عليه.
خطط لتغيير
افتح خطة إدارة التغيير كمخطط خاص بك، وغيّر أسماء المهام لتناسب تغييرك واضبط المدد.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
هل يتبع QueryChart نموذجاً معيناً لإدارة التغيير؟
لا. القالب تسلسل عام لمهام أصحاب المصلحة والاتصالات والتدريب والعملية والإطلاق. يمكنك تغيير أسماء المهام لتطابق الإطار الذي تعتمده مؤسستك.
أين أضع خطة الاتصالات أو خطة التدريب؟
كمجموعات في المخطط نفسه، لكل منها مهامها واعتمادياتها على الأخرى. ولخطة تدور في معظمها حول إحداها ابدأ من قالب أكثر تحديداً وأدخل الأخرى.
هل يمكنني تتبع هل جرى تبنّي التغيير؟
ليس في المخطط. فهو يتتبع المهام والتقدم. يمكنك إضافة مهمة مراجعة للتبني، وحفظ الأدلة في الأدوات التي تستخدمها أصلاً.
هل ينبغي أن تكون للخطة تواريخ ثابتة؟
فقط حيث يكون التاريخ ثابتاً فعلاً، مثل موعد التشغيل أو فعالية. وإلا فاترك البدايات غير محددة ودع الاعتماديات تحسب التواريخ، فيحرّك التأخر كل ما يعتمد عليه. ويُنبَّه إلى بداية ثابتة تتعارض مع اعتمادية.
هل يستطيع الراعي رؤية الخطة دون تحريرها؟
نعم. شارك المخطط برابط بصلاحية العرض، أو صدّره بصيغة PDF متجهية أو PNG أو SVG.
