Gantt-Diagramm Vertragsverlängerung mit Kündigungsfrist
Bearbeitbares Gantt-Diagramm für die Vertragsverlängerung: Prüfung, Benchmark, Verhandlung, Freigabe und Unterschrift, mit der Kündigungsfrist als feste Wartezeit sowie Meilensteinen für den Verlängerungsweg und die Bestätigung.
Was ist Gantt-Diagramm vertragsverlängerung mit kündigungsfrist?
Verlängerungen gehen leise schief. Der Vertrag hat ein Ablaufdatum und meist davor eine Kündigungsfrist, und dazwischen erinnert nichts daran, zu beginnen. Ist die Prüfung fertig, liegt die Frist nah und die Verhandlung wird gehetzt, oder der Vertrag verlängert sich zu den alten Bedingungen. Ein Zeitplan macht die Wartezeiten sichtbar: Prüfung, Benchmark und Rückmeldung der Stakeholder, die vor einer Entscheidung abgeschlossen sein müssen, und die Kündigungsfrist, die läuft, ob die Verhandlung fertig ist oder nicht.
Die Vorlage hat vier Gruppen: Vorbereitung, Prüfung und Benchmark, Verhandlung sowie Freigabe und Unterschrift. „Vertrag und Kernkonditionen zusammenstellen“ ist die einzige Startaufgabe. Zwei Aufgaben beginnen einen Arbeitstag danach: „Ausgaben- und Nutzungsdaten sammeln“ (4 Arbeitstage) und „Leistungs- und Störungsprotokoll sammeln“ (3). „Kündigungs- und Verlängerungsklauseln prüfen“ (2) folgt dem Zusammenstellen. „Marktpreise vergleichen“ (6) beginnt zwei Tage nach den Ausgabendaten, und „Leistungs- und Risikoprüfung“ sowie „Künftigen Bedarf mit Stakeholdern klären“ warten auf das Leistungsprotokoll. Der Meilenstein „Verlängerungsweg entschieden“ wartet auf Prüfung, Benchmark, Rückmeldung der Stakeholder und Klauselprüfung.
Nach der Entscheidung startet „Kündigung oder Verlängerungsabsicht senden“ (1) die Kündigungsfrist und zusammen mit der Position die Verhandlung. „Kündigungsfrist läuft“ (30) ist Wartezeit, kein Aufwand: Sie nimmt die Kalenderzeit, die Sie eintragen, und nichts, was Sie tun, verkürzt sie. „Verhandlungsposition vorbereiten“ (3) folgt der Entscheidung, und „Preis und Konditionen verhandeln“ (10) wartet auf die Position und darauf, dass die Mitteilung versandt ist. „Vertragsänderungen entwerfen“ (5) beginnt vier Tage nach Start der Verhandlung. Es folgen „Rechtliche Prüfung der Änderungen“ (3), „Freigabe der neuen Konditionen“ (3) und „Unterschrift beider Parteien“ (2). „Verlängerung bestätigt“ ist ein Meilenstein, der auf die Unterschrift und auf das Ende der Kündigungsfrist wartet. „Vertragsregister und Kalender aktualisieren“ schließt den Plan.
Die Kündigungsfrist in der Vorlage ist ein Beispiel. Die tatsächliche Frist und was wie versandt werden muss, steht in Ihrem Vertrag und kann durch örtlich unterschiedliches Recht geprägt sein; das Diagramm kennt es nicht. Tragen Sie die Frist aus Ihrem Vertrag ein und holen Sie Rat ein, wo Sie unsicher sind. Da die Planung von einem Start aus vorwärts läuft, vergleichen Sie das Enddatum mit dem Termin, den Sie brauchen, und kürzen Sie bei zu spätem Ergebnis Aufgaben oder überlappen Sie mehr. Zum Prozess siehe die Vorlage zur Verlängerung von Lieferantenverträgen und den Vertragsverlängerungsprozess unter /de/templates/vertragsverlaengerung-prozess.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Vier Gruppen, Vorbereitung, Prüfung und Benchmark, Verhandlung sowie Freigabe und Unterschrift, mit 18 Aufgaben und zwei Meilensteinen: „Verlängerungsweg entschieden“ und „Verlängerung bestätigt“.
- Parallel gesammelte Belege: „Ausgaben- und Nutzungsdaten sammeln“ und „Leistungs- und Störungsprotokoll sammeln“ beginnen beide einen Tag nach „Vertrag und Kernkonditionen zusammenstellen“, und „Marktpreise vergleichen“ beginnt 2 Tage nach den Ausgabendaten.
- Eine Entscheidung, die auf vier Eingaben wartet: „Verlängerungsweg entschieden“ folgt „Leistungs- und Risikoprüfung“, „Marktpreise vergleichen“, „Künftigen Bedarf mit Stakeholdern klären“ und „Kündigungs- und Verlängerungsklauseln prüfen“.
- Eine feste Wartezeit: Die 30 Tage von „Kündigungsfrist läuft“ beginnen nach „Kündigung oder Verlängerungsabsicht senden“, neben „Preis und Konditionen verhandeln“ (10 Tage), und „Verlängerung bestätigt“ wartet auf die Frist und die Unterschrift.
- Eine Überlappung im Entwurf: „Vertragsänderungen entwerfen“ beginnt 4 Tage nach dem Start von „Preis und Konditionen verhandeln“, dann „Rechtliche Prüfung der Änderungen“, „Freigabe der neuen Konditionen“ und „Unterschrift beider Parteien“.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Ein Vertrag steht zur Verlängerung an und Sie müssen sehen, wann die Prüfung beginnen muss, damit Zeit zum Verhandeln bleibt.
- Sie verlängern mehrere Verträge und wollen für jeden einen wiederholbaren Plan, in dem die Kündigungsfrist sichtbar ist.
- Ein Budgetverantwortlicher fragt, wie lange eine Verlängerung dauert, und Sie wollen das Enddatum mit dem Termin vergleichen, den Sie brauchen.
- Sie wollen Stakeholdern zeigen, warum die Prüfung früher beginnen muss, als das Ablaufdatum nahelegt.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Vertrag und Kernkonditionen zusammenstellen | Vorbereitung | 2 | |
| 2 | Ausgaben- und Nutzungsdaten sammeln | Vorbereitung | 4 | 1SS+1 |
| 3 | Leistungs- und Störungsprotokoll sammeln | Vorbereitung | 3 | 1SS+1 |
| 4 | Kündigungs- und Verlängerungsklauseln prüfen | Vorbereitung | 2 | 1 |
| 5 | Leistungs- und Risikoprüfung | Prüfung und Benchmark | 4 | 2, 3 |
| 6 | Marktpreise vergleichen | Prüfung und Benchmark | 6 | 2SS+2 |
| 7 | Künftigen Bedarf mit Stakeholdern klären | Prüfung und Benchmark | 4 | 3 |
| 8 | Verlängerungsweg entschieden | Prüfung und Benchmark | Meilenstein | 4, 5, 6, 7 |
| 9 | Kündigung oder Verlängerungsabsicht senden | Verhandlung | 1 | 8 |
| 10 | Kündigungsfrist läuft | Verhandlung | 30 | 9 |
| 11 | Verhandlungsposition vorbereiten | Verhandlung | 3 | 8 |
| 12 | Preis und Konditionen verhandeln | Verhandlung | 10 | 9, 11 |
| 13 | Vertragsänderungen entwerfen | Verhandlung | 5 | 12SS+4 |
| 14 | Rechtliche Prüfung der Änderungen | Freigabe und Unterschrift | 3 | 13 |
| 15 | Freigabe der neuen Konditionen | Freigabe und Unterschrift | 3 | 12, 14 |
| 16 | Unterschrift beider Parteien | Freigabe und Unterschrift | 2 | 15 |
| 17 | Verlängerung bestätigt | Freigabe und Unterschrift | Meilenstein | 10, 16 |
| 18 | Vertragsregister und Kalender aktualisieren | Freigabe und Unterschrift | 2 | 17 |
So funktioniert es
Die Termine eintragen, die der Vertrag festlegt
Lesen Sie die Kündigungs- und Verlängerungsklauseln und tragen Sie die Kündigungsfrist als Dauer von „Kündigungsfrist läuft“ ein. Ist ein Verlängerungs- oder Kündigungstermin wirklich fest, geben Sie der Aufgabe einen festen Start.
Die Belege parallel erheben
Lassen Sie Ausgaben-, Leistungs-, Benchmark- und Stakeholder-Aufgaben wie in der Vorlage überlappen und ersetzen Sie die Dauern durch das, was Ihre Datenquellen brauchen.
Die Entscheidung zum Meilenstein machen
„Verlängerungsweg entschieden“ wartet auf jede Eingabe. Fügen Sie eine weitere Eingabe, etwa eine Sicherheitsprüfung, als Aufgabe hinzu, die in ihn mündet.
Die Kündigungsfrist neben der Verhandlung laufen lassen
„Kündigung oder Verlängerungsabsicht senden“ startet beide. Wollen Sie die Mitteilung erst senden, wenn ein Angebot vorliegt, ändern Sie diese Abhängigkeit und sehen Sie, wie die Termine wandern.
Die Unterschrift an Freigabe und rechtliche Prüfung koppeln
Lassen Sie „Rechtliche Prüfung der Änderungen“ und „Freigabe der neuen Konditionen“ vor „Unterschrift beider Parteien“ liegen und fügen Sie Ihre eigenen Freigebenden als Aufgaben hinzu, wenn sie Zeit brauchen.
Verantwortliche eintragen, teilen und exportieren
Tragen Sie Vertragsverantwortliche und Freigebende unter „Personen“ ein, teilen Sie das Diagramm und exportieren Sie ein PDF oder eine CSV-Datei für die Vertragsakte.
Häufig gestellte Fragen
Wie zeige ich eine Kündigungsfrist in einem Gantt-Diagramm?
Als Aufgabe, deren Dauer die Kündigungsfrist ist und die von der Aufgabe gestartet wird, die die Mitteilung versendet. Sie ist Wartezeit, nichts verkürzt sie. Nehmen Sie die Länge aus Ihrem Vertrag, nicht aus diesem Beispiel.
Kennt das Diagramm meine gesetzliche Kündigungsfrist?
Nein. Die 30 Arbeitstage sind ein Beispiel. Die tatsächliche Frist legt Ihr Vertrag fest, möglicherweise auch das Recht an Ihrem Ort, prüfen Sie also beides. Ein Zeitplan zeigt nur, wie die Termine liegen, sobald Sie sie eintragen.
Was, wenn der Verlängerungstermin feststeht?
Geben Sie der Unterschriftsaufgabe einen festen Start. Können die Aufgaben davor bis dahin nicht erledigt werden, meldet das Diagramm den Konflikt und nennt das früheste Datum, das funktioniert; so sehen Sie früh, dass der Plan zu lang ist.
Kann ich es für Miete, Versicherung oder ein Software-Abonnement nutzen?
Ja, mit angepassten Aufgaben. Behalten Sie Prüfung, Entscheidung, Kündigungsfrist und Freigabe. Für einen lieferantenspezifischen Prozess siehe die Vorlage zur Verlängerung von Lieferantenverträgen.
