Vertragsverlängerung: Flussdiagramm vom Stichtag bis zur Unterschrift
Flussdiagramm zur Vertragsverlängerung: Erinnerung im Vorlauf, Vertragsverantwortung, Kündigungsstichtag, Prüfung von Ausgaben und Leistung, verlängern, nachverhandeln, neu ausschreiben oder auslaufen lassen, Freigabe und Unterzeichnung.
Was ist vertragsverlängerung: flussdiagramm vom stichtag bis zur unterschrift?
Die meisten Verträge werden nicht verlängert. Sie laufen einfach weiter. Das Register meldet sich 60 Tage vor Vertragsende, da ist eine Kündigungsfrist von drei Monaten längst verstrichen; die als verantwortlich hinterlegte Person hat das Unternehmen vor anderthalb Jahren verlassen; und die Entscheidung meldet sich als Rechnung zu einem Preis, dem niemand zugestimmt hat, erhöht um eine Wertsicherungsklausel, die seit Vertragsschluss still weiterrechnet. Das ist das Standardergebnis eines Verlängerungsverfahrens, das aus einem Datumsfeld in einer Tabelle besteht und sonst nichts. Das zweite Versagen ist unauffälliger und teurer. Die Verlängerung kommt pünktlich, sie wird von jemandem unterschrieben, der unterschreiben darf, und niemand hat gefragt, ob die Leistung überhaupt genutzt wurde: Lizenzen für eine Belegschaft, die sich seither halbiert hat, eine Mindestabnahme, die nie erreicht wurde, ein Servicelevel, das zwei Jahre lang jedes Quartal gerissen wurde, ohne dass je eine Gutschrift verlangt worden wäre. Alles verlängert auf die Zusicherung eines Kundenbetreuers hin, es habe sich nicht viel geändert. Der Kündigungszeitraum ist der eine Punkt in der Laufzeit, an dem ein Ausstieg nichts kostet; der Lieferant weiß genau, wann er fällt, und die meisten Organisationen lassen ihn verstreichen, ohne zu bemerken, dass es ihn gab.
Dieses Diagramm ist aus Sicht des Einkaufs gezeichnet: Ihre Organisation ist der Kunde, und die Frage lautet, ob Sie einen Lieferanten weiter bezahlen. Auf der Vertriebsseite läuft dasselbe Spiegelbild mit vertauschten Rollen über denselben Kalender, und der Teil davon, der am meisten zählt (ein Kunde, der aussteigen will), steht unter /de/templates/kundenkuendigung-prozess. Was diese Seite nicht ist: die Prüfung des Vertragstexts selbst. Konditionen kommentieren, Änderungsmarkierungen gegen ein Playbook fahren und eine Haftungsobergrenze aushandeln gehört in die Vertragsprüfung unter /de/templates/vertragspruefung-prozess; dieses Diagramm ruft jene Arbeit bei „Geänderte Klauseln prüfen“ auf, statt sie zu wiederholen. Es ist auch nicht die Kompetenzordnung. Wer das Unternehmen zu welchem Wert binden darf und wie die unterzeichnete Fassung abgelegt wird, regelt die Vertragsfreigabe unter /de/templates/vertragsfreigabe-prozess, und die Verlängerung nutzt dieselbe Stufenordnung, statt eine zweite zu erfinden. Und es ist nicht die Scorecard. Einen Lieferanten über alles zu bewerten, was er für Sie tut, in einem Turnus, der mit den Terminen eines einzelnen Vertrags nichts zu tun hat, ist die Lieferantenbewertung unter /de/templates/lieferantenbewertung-prozess; dieses Diagramm liest jene Bewertung bei „Leistung und künftigen Bedarf prüfen“ und stellt die engere Frage, ob dieser Vertrag über diesen Stichtag hinaus fortgeführt werden soll, und zu diesen Konditionen.
Drei Entscheidungen sind hier gezeichnet, die die meisten Verlängerungsverfahren stillschweigend voraussetzen. „Kündigungsfrist noch offen?“ wird gestellt, bevor irgendeine Prüfarbeit beginnt, denn ist der Stichtag vorbei, steht die Antwort bereits fest, und das einzig ehrliche Ergebnis heißt „Laufzeit automatisch verlängert“. Dass dies ein Endpunkt ist und kein Rückweg in die Prüfung, ist genau der Punkt: Auf einen versäumten Stichtag folgt, den nächsten zu terminieren, und nicht, etwas zu entscheiden. „Welcher Verlängerungsweg?“ ist vierwertig statt ja oder nein: unverändert verlängern, nachverhandeln, neu ausschreiben, auslaufen lassen. Zu unveränderten Konditionen zu verlängern ist eine Entscheidung, die trotzdem bewertet und freigegeben gehört, und einen Vertrag auslaufen zu lassen ist eine Option, die es nur gibt, wenn jemand die Frage laut stellt. Und „Nachfolgelösung vor Vertragsende bereit?“ fängt das Versagen ab, das aus einer sauberen Neuausschreibung einen Notfall macht: Die Vergabe zieht sich, der bisherige Lieferant weiß das, und der Betrieb braucht Deckung zu jedem Preis. Das Diagramm führt diesen Fall auf „Kurze Überbrückungsverlängerung vereinbaren“ und schickt ihn zurück durch die Bahn Freigabe, denn eine Überbrückung ist eine Verlängerung mit kürzerer Laufzeit und genau derselben Kompetenzfrage.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Sechs Rollenbahnen (Vertragsverantwortlicher, Einkauf, Finanzen, Freigabeinstanz, Recht und Lieferant) über sechs Phasen: Verlängerungsvorlauf, Prüfung und Entscheidung, Verhandlung, Freigabe, Unterzeichnung und Nachpflege sowie Ausstieg und Abschluss.
- Ein Auslöser im Vorlauf und zwei organisatorische Vorarbeiten, bevor irgendeine Analyse beginnt: „Vertragsverantwortung noch besetzt?“, deren Zweig Unbesetzt zu „Vertrag einem neuen Verantwortlichen zuordnen“ führt, und „Kündigungsfrist und Stichtag bestätigen“, das die Klausel liest statt dem Feld im Register zu vertrauen.
- „Kündigungsfrist noch offen?“, gestellt bevor Prüfaufwand entsteht, mit dem Zweig Versäumt, der den Ablauf bei „Laufzeit automatisch verlängert“ beendet, statt so weiterzulaufen, als bliebe noch eine Wahl.
- Eine vierfache Entscheidung „Welcher Verlängerungsweg?“ (Unverändert verlängern, Nachverhandeln, Neu ausschreiben, Auslaufen lassen), gespeist aus „Ausgaben, Nutzung und Marktpreise erheben“ in der Bahn Finanzen und „Leistung und künftigen Bedarf prüfen“ in der Bahn des Vertragsverantwortlichen.
- Eine Verhandlungsschleife über drei Bahnen: Der Einkauf übernimmt „Änderungen zu Preis und Konditionen vorschlagen“, die Bahn Lieferant hält „Gegenvorschlag mit Änderungsmarkierungen zurücksenden“, und Recht übernimmt „Geänderte Klauseln prüfen“; „Verhandlungsstand tragbar?“ schließt sie mit drei Zweigen, die annehmen, eine weitere Runde drehen oder die Verlängerung zugunsten einer Neuausschreibung aufgeben.
- Die Freigabe gegen die Stufen der Unterschriftenregelung bei „Innerhalb der Unterschriftsvollmacht?“, die Unterzeichnung und „Vertragsregister, ERP und Budget nachführen“; dazu ein Ausstiegsweg, der schriftlich kündigt, die Übergabe plant und „Nachfolgelösung vor Vertragsende bereit?“ prüft, wobei ein nicht bereiter Fall in „Kurze Überbrückungsverlängerung vereinbaren“ läuft.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie sind in eine automatische Verlängerung gelaufen und wollen, dass Ihr Register auf den Kündigungsstichtag erinnert und nicht auf das Vertragsende.
- In Ihrem Vertragsregister stehen Verantwortliche, die das Unternehmen längst verlassen haben, und niemand kann sagen, wer über eine Verlängerung entscheiden darf.
- Verlängerungen werden nach der Höhe der Erhöhung freigegeben statt nach dem Wert der Verlängerung, sodass ein Lieferant mit vier Prozent nie die Stufe erreicht, in die der Vertrag selbst gehört.
- Sie schreiben eine Warengruppe zum ersten Mal seit Jahren neu aus und brauchen Kündigung, Ausstieg und Übergang neben dem Vergabezeitplan gezeichnet.
- Sie richten ein Vertragsmanagement-System oder ein Verlängerungs-Dashboard ein und wollen den Ablauf abgestimmt haben, bevor jemand Erinnerungen und Freigabewege in Software gießt.
So funktioniert es
Benennen Sie die Bahnen nach Ihrer Organisation
Ersetzen Sie Vertragsverantwortlicher, Einkauf, Finanzen, Freigabeinstanz, Recht und Lieferant durch die Rollen, die Sie tatsächlich haben. Halten Sie die Vertragsverantwortung vom Einkauf getrennt: Die eine trägt den fachlichen Bedarf, der andere führt den Ablauf, und dass beides in einer Hand liegt, ist der Grund, warum über Verlängerungen derjenige entscheidet, der die E-Mail des Lieferanten beantwortet. Kleinere Organisationen führen Recht auf eine externe Beratung und die Freigabeinstanz auf die Geschäftsführung zurück; fassen Sie die Bahnen dann zusammen, statt eine im Diagramm stehen zu lassen, die nie handelt. Nutzen Sie eine Bahn je Entscheidungsträger statt je Person, damit das Diagramm eine Reorganisation überlebt.
Erinnern Sie auf den Kündigungsstichtag, nicht auf das Vertragsende
Rechnen Sie vom Kündigungsstichtag rückwärts. Nehmen Sie das Vertragsende, ziehen Sie die Kündigungsfrist ab und ziehen Sie dann die Zeit ab, die Prüfung und Freigabe bei Ihnen wirklich brauchen: bei den meisten sind das weitere sechs bis zwölf Wochen. Dieser Zeitpunkt, nicht 90 Tage vor Vertragsende, ist der Moment, in dem „Erinnerung zur Verlängerung ausgelöst“ greifen soll. Führen Sie den Kündigungsstichtag als eigenes Feld im Register, statt ihn jedes Mal im Kopf herzuleiten, und geben Sie Verträgen mit hohem Wert oder stillschweigender Verlängerung einen längeren Vorlauf als dem Rest.
Legen Sie fest, was die Prüfung liefern muss
Entscheiden Sie, was „Ausgaben, Nutzung und Marktpreise erheben“ zurückgeben muss, bevor überhaupt jemand mit dem Lieferanten spricht: die tatsächlichen Ausgaben gegen den vereinbarten Vertragswert, den Verbrauch gegen das Bestellte, die in jedem Jahr der Laufzeit angewandte Indexierung und den Index, dem sie folgen sollte, verdiente und geltend gemachte Servicegutschriften, offene Punkte sowie einen aktuellen Marktvergleich. Benennen Sie zu jeder Zahl einen Verantwortlichen. Wird die Prüfung erst im Termin zusammengetragen, wird sie aus den Zahlen des Lieferanten zusammengetragen, genau die Lage, die Sie vermeiden wollen.
Schreiben Sie Ihre echten Wertgrenzen an die Kompetenzentscheidung
„Innerhalb der Unterschriftsvollmacht?“ bleibt wirkungslos, solange nicht Ihre schriftlichen Stufen in Zahlen und mit je einer benannten Rolle daran hängen. Legen Sie auch die Wertbasis bei „Verlängerungswert und Budgetdeckung bestätigen“ fest: die gesamte Verlängerungslaufzeit einschließlich aller Optionen, die sie eröffnet, bekannte variable Ausgaben und die aufgelaufene Indexierung, nicht die Differenz zum Vorjahr, denn so wird ein großer Vertrag über eine kleine Erhöhung durchgewinkt. Ergänzen Sie die Auslöser, die unabhängig vom Wert eskalieren: unbegrenzte Haftung, Verarbeitung personenbezogener Daten, Exklusivität, eine über Ihren Standard hinausgehende Laufzeit oder ein Lieferant, der bereits unter einem Maßnahmenplan steht.
Klären Sie Kündigungsform und Ausstieg
Schreiben Sie die Mechanik an „Kündigung schriftlich zustellen“: die vom Vertrag verlangte Form (Schriftform oder Textform), die Gesellschaft und die Anschrift, an die zugestellt werden muss, wer unterschreibt und wie der Zugangsnachweis aufbewahrt wird. Füllen Sie danach „Ausstieg, Datenrückgabe und Übergang planen“ mit Ihren tatsächlichen Pflichten: Datenexport in einem nutzbaren Format und die anschließende Löschung, Rückgabe von Geräten oder Schlüsseln, Wissenstransfer, jede Unterstützungsleistung, zu der der Vertrag den Lieferanten nach der Kündigung ohnehin verpflichtet, und die Schlussrechnung. Beides liegt auf den Wegen hinaus, und beides klärt sich leichter, solange der Lieferant die Verlängerung noch will, als wenn er weiß, dass er sie verloren hat.
Gehen Sie es mit den Beteiligten durch und veröffentlichen Sie es
Nehmen Sie das fertige Diagramm zu einem Vertragsverantwortlichen, einem Einkäufer, der Person, die das Register führt, und der Person, die tatsächlich unterschreibt, und gehen Sie eine laufende Verlängerung von Anfang bis Ende durch. Fragen Sie, wo das Diagramm falsch ist, statt ob es richtig aussieht; die Widersprüche landen beim Kündigungsstichtag, bei der Wertbasis und bei der Frage, wer einem Lieferanten absagen darf. Korrigieren Sie es, ergänzen Sie die Wertgrenzen und die Registerfelder, und veröffentlichen Sie diese Fassung unter Beibehaltung der älteren, damit später erkennbar ist, welche Version jemand vor sich hat.
Häufig gestellte Fragen
Welche Schritte umfasst eine Vertragsverlängerung?
Eine tragfähige Reihenfolge: Erinnerung auf den Kündigungsstichtag statt auf das Vertragsende auslösen; prüfen, ob der Vertrag noch eine benannte Verantwortung hat, und ihn sonst neu zuordnen; Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerungsmechanik aus dem Vertrag selbst lesen; prüfen, ob die Kündigungsfrist noch offen ist; Ausgaben, Verbrauch, Indexierung und Vergleichspreise erheben; Leistung und Fortbestand des Bedarfs bewerten; den Weg entscheiden: unverändert verlängern, nachverhandeln, neu ausschreiben oder auslaufen lassen; Änderungen zu Preis und Konditionen vorschlagen und verhandeln; die Rechtsabteilung nur das prüfen lassen, was sich geändert hat; die Verlängerung über die volle Laufzeit bewerten und die Budgetdeckung bestätigen; sie gegen die Unterschriftenregelung halten und bei Überschreitung eskalieren; unterzeichnen und austauschen; danach Vertragsregister, Beschaffungssystem und Budget nachführen und die Erinnerung auf den neuen Kündigungsstichtag setzen. Die Ausstiegswege ergänzen zwei Schritte: schriftlich kündigen und Datenrückgabe sowie Übergang planen.
Worin unterscheiden sich Vertragsverlängerung und Vertragsfreigabe?
Die Vertragsfreigabe ist eine Stufe innerhalb einer Verlängerung, keine Alternative dazu. Der Freigabeprozess unter /de/templates/vertragsfreigabe-prozess beantwortet eine Governance-Frage zu einem Vertrag, dessen Konditionen bereits feststehen: Darf diese Person das Unternehmen zu diesem Wert binden, ist korrekt unterzeichnet worden, und liegt die unterzeichnete Fassung mit ihren Fristen abgelegt vor? Die Verlängerung ist der weitere Zyklus, der überhaupt erst etwas hervorbringt, das freizugeben ist. Sie beginnt vor dem Vertragsende mit einer Erinnerung, einer benannten Verantwortung und einem Kündigungsstichtag, verbringt den größten Teil ihres Aufwands mit der Frage, ob der Vertrag überhaupt fortgeführt werden soll, und kann enden, ohne dass je eine Freigabe eingeholt wird. Eine zugestellte Kündigung ist ein völlig gutes Ergebnis. Wenn Sie ohnehin verlängern und nur den Weg zur Unterschrift brauchen, nehmen Sie die Vorlage für die Vertragsfreigabe. Wenn die Frage lautet, ob und zu welchen Konditionen verlängert wird, nehmen Sie diese hier; sie übergibt die abgestimmte Verlängerung bei „Innerhalb der Unterschriftsvollmacht?“ an dieselbe Stufenordnung.
Wie früh sollte eine Vertragsverlängerung beginnen?
Rechnen Sie vom Kündigungsstichtag rückwärts, nicht vom Vertragsende, und addieren Sie die Zeit, die Ihr eigener Ablauf braucht. Hat der Vertrag drei Monate Kündigungsfrist und brauchen Prüfung und Freigabe realistisch acht Wochen, muss der Ablauf rund fünf Monate vor Vertragsende beginnen, und steht eine Neuausschreibung im Raum, noch früher, denn eine Vergabe für etwas Substanzielles läuft selten in unter drei Monaten. Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht, und deshalb ist der wirksame Schritt, den Kündigungsstichtag als Feld im Register zu führen und den Vorlauf je Vertragsart zu setzen: am längsten für hohe Werte, stillschweigende Verlängerung oder schwer ersetzbare Lieferanten, am kürzesten für kleine Verträge auf Ihrem eigenen Muster, die sauber auslaufen. Ein Verlängerungskalender allein auf Vertragsenden ist bei jedem Vertrag mit Kündigungsfrist zu spät.
Was ist eine automatische Verlängerungsklausel, und wie stoppt man sie?
Eine Klausel zur stillschweigenden oder automatischen Verlängerung verlängert den Vertrag um eine weitere Laufzeit, sofern nicht eine Partei bis zu einem festgelegten Stichtag kündigt. Die Wirkung: Der Entscheidungspunkt ist der Kündigungsstichtag und nicht das Vertragsende, und Schweigen gilt als Zustimmung. Um sie zu stoppen, kündigen Sie vor diesem Stichtag in der Form, die der Vertrag verlangt (meist Schriftform, an eine benannte Gesellschaft und Anschrift, häufig per Einschreiben), und sichern Sie den Zugangsnachweis; eine E-Mail an Ihren Kundenbetreuer ist nach den meisten Verträgen keine Kündigung. Kündigen Sie auch dann, wenn Sie möglicherweise doch verlängern, denn eine Kündigung lässt sich einvernehmlich zurücknehmen, ein versäumter Stichtag nicht. In diesem Diagramm ist die Falle gezeichnet statt vorausgesetzt: „Kündigungsfrist noch offen?“ wird gestellt, bevor Prüfaufwand entsteht, und ein versäumter Stichtag beendet den Ablauf bei „Laufzeit automatisch verlängert“, mit terminiertem nächstem Stichtag.
Nachverhandeln oder neu ausschreiben bei der Verlängerung?
Nachverhandeln, wenn der Bedarf stabil ist, der Lieferant liefert und lediglich Preis, Mengen oder Servicelevel abgedriftet sind. Ein Verlängerungsgespräch mit echten Nutzungsdaten und einer glaubwürdigen Alternative holt meist mehr heraus, als eine Ausschreibung kostet. Neu ausschreiben, wenn Sie nicht beantworten können, ob der Preis wettbewerbsfähig ist, wenn sich die Leistungsbeschreibung so verändert hat, dass die ursprüngliche Vergabe nicht mehr beschreibt, was Sie einkaufen, oder wenn der bisherige Lieferant die Leistung so lange erbringt, dass niemand den Markt getestet hat. Zwei praktische Grenzen entscheiden das häufiger als das Prinzip. Eine Ausschreibung kostet Zeit und interne Arbeit und rechnet sich erst ab einem bestimmten Vertragswert, und eine Neuausschreibung, die vor dem Vertragsende nicht fertig wird, braucht entweder eine frühe Kündigung oder eine Überbrückung, weshalb dieses Diagramm eine nicht bereite Nachfolgelösung auf „Kurze Überbrückungsverlängerung vereinbaren“ führt, statt den Stichtag verstreichen zu lassen.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Flussdiagramm Lieferantenbewertung: laufende Leistungsbewertung.
Er ist ein Schritt in Vertragslebenszyklus.
Schritt 1: Vertragsprüfung: Flussdiagramm vom Eingang bis zur Einigung
Schritt 2: Flussdiagramm für die Verhandlung von Lieferantenverträgen
Schritt 3: Vertragsfreigabe: Flussdiagramm von Freigabe bis Vertragsschluss
Schritt 4: E-Signatur-Weiterleitung: Flussdiagramm bis zum signierten Archiv
Flussdiagramm für E-Signaturen: freigegebene Fassung sperren, Vollmacht und Identität prüfen, Reihenfolge setzen, Ablehnung oder Ablauf behandeln, Zertifikat prüfen und den signierten Datensatz archivieren.
Schritt 5: Vertragsverlängerung: Flussdiagramm vom Stichtag bis zur Unterschrift Sie sind hier
Flussdiagramm zur Vertragsverlängerung: Erinnerung im Vorlauf, Vertragsverantwortung, Kündigungsstichtag, Prüfung von Ausgaben und Leistung, verlängern, nachverhandeln, neu ausschreiben oder auslaufen lassen, Freigabe und Unterzeichnung.