Vertragsverlängerung: Flussdiagramm vom Stichtag bis zur Unterschrift

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihrer Organisation

   Ersetzen Sie Vertragsverantwortlicher, Einkauf, Finanzen, Freigabeinstanz, Recht und Lieferant durch die Rollen, die Sie tatsächlich haben. Halten Sie die Vertragsverantwortung vom Einkauf getrennt: Die eine trägt den fachlichen Bedarf, der andere führt den Ablauf, und dass beides in einer Hand liegt, ist der Grund, warum über Verlängerungen derjenige entscheidet, der die E-Mail des Lieferanten beantwortet. Kleinere Organisationen führen Recht auf eine externe Beratung und die Freigabeinstanz auf die Geschäftsführung zurück; fassen Sie die Bahnen dann zusammen, statt eine im Diagramm stehen zu lassen, die nie handelt. Nutzen Sie eine Bahn je Entscheidungsträger statt je Person, damit das Diagramm eine Reorganisation überlebt.

2. Erinnern Sie auf den Kündigungsstichtag, nicht auf das Vertragsende

   Rechnen Sie vom Kündigungsstichtag rückwärts. Nehmen Sie das Vertragsende, ziehen Sie die Kündigungsfrist ab und ziehen Sie dann die Zeit ab, die Prüfung und Freigabe bei Ihnen wirklich brauchen — bei den meisten sind das weitere sechs bis zwölf Wochen. Dieser Zeitpunkt, nicht 90 Tage vor Vertragsende, ist der Moment, in dem „Erinnerung zur Verlängerung ausgelöst“ greifen soll. Führen Sie den Kündigungsstichtag als eigenes Feld im Register, statt ihn jedes Mal im Kopf herzuleiten, und geben Sie Verträgen mit hohem Wert oder stillschweigender Verlängerung einen längeren Vorlauf als dem Rest.

3. Legen Sie fest, was die Prüfung liefern muss

   Entscheiden Sie, was „Ausgaben, Nutzung und Marktpreise erheben“ zurückgeben muss, bevor überhaupt jemand mit dem Lieferanten spricht: die tatsächlichen Ausgaben gegen den vereinbarten Vertragswert, den Verbrauch gegen das Bestellte, die in jedem Jahr der Laufzeit angewandte Indexierung und den Index, dem sie folgen sollte, verdiente und geltend gemachte Servicegutschriften, offene Punkte sowie einen aktuellen Marktvergleich. Benennen Sie zu jeder Zahl einen Verantwortlichen. Wird die Prüfung erst im Termin zusammengetragen, wird sie aus den Zahlen des Lieferanten zusammengetragen — genau die Lage, die Sie vermeiden wollen.

4. Schreiben Sie Ihre echten Wertgrenzen an die Kompetenzentscheidung

   „Innerhalb der Unterschriftsvollmacht?“ bleibt wirkungslos, solange nicht Ihre schriftlichen Stufen in Zahlen und mit je einer benannten Rolle daran hängen. Legen Sie auch die Wertbasis bei „Verlängerungswert und Budgetdeckung bestätigen“ fest: die gesamte Verlängerungslaufzeit einschließlich aller Optionen, die sie eröffnet, bekannte variable Ausgaben und die aufgelaufene Indexierung — nicht die Differenz zum Vorjahr, denn so wird ein großer Vertrag über eine kleine Erhöhung durchgewinkt. Ergänzen Sie die Auslöser, die unabhängig vom Wert eskalieren: unbegrenzte Haftung, Verarbeitung personenbezogener Daten, Exklusivität, eine über Ihren Standard hinausgehende Laufzeit oder ein Lieferant, der bereits unter einem Maßnahmenplan steht.

5. Klären Sie Kündigungsform und Ausstieg

   Schreiben Sie die Mechanik an „Kündigung schriftlich zustellen“: die vom Vertrag verlangte Form — Schriftform oder Textform —, die Gesellschaft und die Anschrift, an die zugestellt werden muss, wer unterschreibt und wie der Zugangsnachweis aufbewahrt wird. Füllen Sie danach „Ausstieg, Datenrückgabe und Übergang planen“ mit Ihren tatsächlichen Pflichten: Datenexport in einem nutzbaren Format und die anschließende Löschung, Rückgabe von Geräten oder Schlüsseln, Wissenstransfer, jede Unterstützungsleistung, zu der der Vertrag den Lieferanten nach der Kündigung ohnehin verpflichtet, und die Schlussrechnung. Beides liegt auf den Wegen hinaus, und beides klärt sich leichter, solange der Lieferant die Verlängerung noch will, als wenn er weiß, dass er sie verloren hat.

6. Gehen Sie es mit den Beteiligten durch und veröffentlichen Sie es

   Nehmen Sie das fertige Diagramm zu einem Vertragsverantwortlichen, einem Einkäufer, der Person, die das Register führt, und der Person, die tatsächlich unterschreibt, und gehen Sie eine laufende Verlängerung von Anfang bis Ende durch. Fragen Sie, wo das Diagramm falsch ist, statt ob es richtig aussieht; die Widersprüche landen beim Kündigungsstichtag, bei der Wertbasis und bei der Frage, wer einem Lieferanten absagen darf. Korrigieren Sie es, ergänzen Sie die Wertgrenzen und die Registerfelder, und veröffentlichen Sie diese Fassung unter Beibehaltung der älteren, damit später erkennbar ist, welche Version jemand vor sich hat.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte umfasst eine Vertragsverlängerung?

Eine tragfähige Reihenfolge: Erinnerung auf den Kündigungsstichtag statt auf das Vertragsende auslösen; prüfen, ob der Vertrag noch eine benannte Verantwortung hat, und ihn sonst neu zuordnen; Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerungsmechanik aus dem Vertrag selbst lesen; prüfen, ob die Kündigungsfrist noch offen ist; Ausgaben, Verbrauch, Indexierung und Vergleichspreise erheben; Leistung und Fortbestand des Bedarfs bewerten; den Weg entscheiden — unverändert verlängern, nachverhandeln, neu ausschreiben oder auslaufen lassen; Änderungen zu Preis und Konditionen vorschlagen und verhandeln; die Rechtsabteilung nur das prüfen lassen, was sich geändert hat; die Verlängerung über die volle Laufzeit bewerten und die Budgetdeckung bestätigen; sie gegen die Unterschriftenregelung halten und bei Überschreitung eskalieren; unterzeichnen und austauschen; danach Vertragsregister, Beschaffungssystem und Budget nachführen und die Erinnerung auf den neuen Kündigungsstichtag setzen. Die Ausstiegswege ergänzen zwei Schritte: schriftlich kündigen und Datenrückgabe sowie Übergang planen.

Worin unterscheiden sich Vertragsverlängerung und Vertragsfreigabe?

Die Vertragsfreigabe ist eine Stufe innerhalb einer Verlängerung, keine Alternative dazu. Der Freigabeprozess unter /de/templates/vertragsfreigabe-prozess beantwortet eine Governance-Frage zu einem Vertrag, dessen Konditionen bereits feststehen: Darf diese Person das Unternehmen zu diesem Wert binden, ist korrekt unterzeichnet worden, und liegt die unterzeichnete Fassung mit ihren Fristen abgelegt vor? Die Verlängerung ist der weitere Zyklus, der überhaupt erst etwas hervorbringt, das freizugeben ist. Sie beginnt vor dem Vertragsende mit einer Erinnerung, einer benannten Verantwortung und einem Kündigungsstichtag, verbringt den größten Teil ihres Aufwands mit der Frage, ob der Vertrag überhaupt fortgeführt werden soll, und kann enden, ohne dass je eine Freigabe eingeholt wird — eine zugestellte Kündigung ist ein völlig gutes Ergebnis. Wenn Sie ohnehin verlängern und nur den Weg zur Unterschrift brauchen, nehmen Sie die Vorlage für die Vertragsfreigabe. Wenn die Frage lautet, ob und zu welchen Konditionen verlängert wird, nehmen Sie diese hier; sie übergibt die abgestimmte Verlängerung bei „Innerhalb der Unterschriftsvollmacht?“ an dieselbe Stufenordnung.

Wie früh sollte eine Vertragsverlängerung beginnen?

Rechnen Sie vom Kündigungsstichtag rückwärts, nicht vom Vertragsende, und addieren Sie die Zeit, die Ihr eigener Ablauf braucht. Hat der Vertrag drei Monate Kündigungsfrist und brauchen Prüfung und Freigabe realistisch acht Wochen, muss der Ablauf rund fünf Monate vor Vertragsende beginnen — und steht eine Neuausschreibung im Raum, noch früher, denn eine Vergabe für etwas Substanzielles läuft selten in unter drei Monaten. Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht, und deshalb ist der wirksame Schritt, den Kündigungsstichtag als Feld im Register zu führen und den Vorlauf je Vertragsart zu setzen: am längsten für hohe Werte, stillschweigende Verlängerung oder schwer ersetzbare Lieferanten, am kürzesten für kleine Verträge auf Ihrem eigenen Muster, die sauber auslaufen. Ein Verlängerungskalender allein auf Vertragsenden ist bei jedem Vertrag mit Kündigungsfrist zu spät.

Was ist eine automatische Verlängerungsklausel, und wie stoppt man sie?

Eine Klausel zur stillschweigenden oder automatischen Verlängerung verlängert den Vertrag um eine weitere Laufzeit, sofern nicht eine Partei bis zu einem festgelegten Stichtag kündigt. Die Wirkung: Der Entscheidungspunkt ist der Kündigungsstichtag und nicht das Vertragsende, und Schweigen gilt als Zustimmung. Um sie zu stoppen, kündigen Sie vor diesem Stichtag in der Form, die der Vertrag verlangt — meist Schriftform, an eine benannte Gesellschaft und Anschrift, häufig per Einschreiben — und sichern Sie den Zugangsnachweis; eine E-Mail an Ihren Kundenbetreuer ist nach den meisten Verträgen keine Kündigung. Kündigen Sie auch dann, wenn Sie möglicherweise doch verlängern, denn eine Kündigung lässt sich einvernehmlich zurücknehmen, ein versäumter Stichtag nicht. In diesem Diagramm ist die Falle gezeichnet statt vorausgesetzt: „Kündigungsfrist noch offen?“ wird gestellt, bevor Prüfaufwand entsteht, und ein versäumter Stichtag beendet den Ablauf bei „Laufzeit automatisch verlängert“, mit terminiertem nächstem Stichtag.

Nachverhandeln oder neu ausschreiben bei der Verlängerung?

Nachverhandeln, wenn der Bedarf stabil ist, der Lieferant liefert und lediglich Preis, Mengen oder Servicelevel abgedriftet sind — ein Verlängerungsgespräch mit echten Nutzungsdaten und einer glaubwürdigen Alternative holt meist mehr heraus, als eine Ausschreibung kostet. Neu ausschreiben, wenn Sie nicht beantworten können, ob der Preis wettbewerbsfähig ist, wenn sich die Leistungsbeschreibung so verändert hat, dass die ursprüngliche Vergabe nicht mehr beschreibt, was Sie einkaufen, oder wenn der bisherige Lieferant die Leistung so lange erbringt, dass niemand den Markt getestet hat. Zwei praktische Grenzen entscheiden das häufiger als das Prinzip. Eine Ausschreibung kostet Zeit und interne Arbeit und rechnet sich erst ab einem bestimmten Vertragswert, und eine Neuausschreibung, die vor dem Vertragsende nicht fertig wird, braucht entweder eine frühe Kündigung oder eine Überbrückung — weshalb dieses Diagramm eine nicht bereite Nachfolgelösung auf „Kurze Überbrückungsverlängerung vereinbaren“ führt, statt den Stichtag verstreichen zu lassen.