Flowchart for kontraktfornyelse (fra opsigelsesfrist til underskrift)

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne, så de passer til jeres organisation

   Erstat Kontraktansvarlig, Indkøb, Økonomi, Godkendelsesinstans, Jura og Leverandør med de roller, I reelt har. Hold den kontraktansvarlige adskilt fra Indkøb: den ene bærer forretningsbehovet, den anden kører processen, og at slå dem sammen er grunden til, at fornyelser bliver afgjort af den, der tilfældigvis svarer på leverandørens mail. Mindre organisationer lægger Jura ud til en ekstern rådgiver og Godkendelsesinstans ind under en direktør; slå så banerne sammen frem for at lade en stå i diagrammet, som aldrig gør noget. Brug én bane pr. beslutningstager frem for pr. person, så diagrammet overlever en omorganisering.

2. Sæt varslet på opsigelsesfristen, ikke på udløbet

   Regn baglæns fra opsigelsesfristen. Tag udløbsdatoen, træk opsigelsesvarslet fra, og træk derefter den tid fra, som en gennemgang og en godkendelse reelt tager hos jer — for de fleste yderligere seks til tolv uger. Det tal, og ikke 90 dage før udløb, er tidspunktet, hvor 'Påmindelse om fornyelse udløst' skal gå af. Gem opsigelsesfristen som sit eget felt i registret frem for at udlede den i hovedet på nogen, og giv kontrakter med høj værdi eller automatisk fornyelse længere frist end resten.

3. Definér det grundlag, gennemgangen skal producere

   Beslut, hvad 'Træk forbrug, anvendelse og prisbenchmark' skal komme tilbage med, før nogen taler med leverandøren: faktisk forbrug mod kontraktværdien, anvendelse mod det, der blev købt, den indeksregulering der blev pålagt hvert år i løbetiden og det indeks, den skulle følge, optjent og krævet bod, åbne sager og en aktuel markedssammenligning. Sæt navn på ejeren af hvert tal. Bliver grundlaget først samlet under mødet, bliver det samlet ud fra leverandørens tal — netop den situation, I forsøger at undgå.

4. Skriv jeres reelle beløbsgrænser ind i fuldmagtsbeslutningen

   'Inden for fuldmagtsgrænsen?' er tom, indtil jeres nedskrevne niveauer er hængt på den i tal, med en navngiven rolle på hvert. Angiv også værdigrundlaget ved 'Bekræft fornyelsesværdi og budgetdækning': hele fornyelsesperioden inklusive de optioner, den skaber, kendt variabelt forbrug og den akkumulerede indeksregulering — ikke forskellen fra sidste år, som er den måde, en stor kontrakt bliver vinket igennem på en lille stigning. Tilføj de udløsere, der eskalerer uanset størrelse: ubegrænset ansvar, behandling af persondata, eksklusivitet, en løbetid længere end jeres standard eller en leverandør, der allerede er sat på en handlingsplan.

5. Aftal, hvordan opsigelse afgives, og hvad ophør indebærer

   Skriv mekanikken ind på 'Afgiv skriftlig opsigelse': den form kontrakten kræver, den juridiske enhed og adresse den skal til, hvem der underskriver den, og hvordan bevis for levering gemmes. Udfyld derefter 'Planlæg ophør, dataudlevering og overgang' med jeres reelle forpligtelser — dataeksport i et brugbart format og sletning bagefter, returnering af udstyr eller nøgler, videnoverdragelse, den ophørsbistand kontrakten allerede forpligter leverandøren til, og slutafregning. Begge ligger på de veje, der går ud, og begge er lettere at lande, mens leverandøren stadig vil have fornyelsen, end når de ved, at de har tabt den.

6. Gå den igennem med dem, der kører den, og udgiv en version

   Tag det færdige diagram med til en kontraktansvarlig, en indkøber, den der ejer registret og den, der reelt skriver under, og kør én igangværende fornyelse igennem det fra ende til anden. Spørg, hvor diagrammet er forkert, frem for om det ser rigtigt ud; uenighederne lander på opsigelsesfristen, værdigrundlaget og hvem der må sige nej til en leverandør. Ret det til, tilføj beløbsgrænserne og felterne i registret, og udgiv så den revision — behold de tidligere, så enhver, der åbner den senere, kan se, hvilken version de læser.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består en kontraktfornyelse af?

En brugbar rækkefølge er: rejs et fornyelsesvarsel mod opsigelsesfristen frem for udløbsdatoen; bekræft at kontrakten stadig har en navngiven ansvarlig, og tildel den en ny hvis ikke; læs løbetid, opsigelsesvarsel og fornyelsesmekanisme ud af selve kontrakten; tjek at opsigelsesvinduet stadig er åbent; træk tal for forbrug, anvendelse, indeksregulering og benchmark; vurder performance og om behovet stadig findes; beslut vejen — forny uændret, genforhandl, genudbud eller lad den udløbe; foreslå og forhandl ændringerne i pris og vilkår; lad Jura gennemgå udelukkende det, der er ændret; værdisæt fornyelsen over hele løbetiden og bekræft budgetdækning; prøv den af mod fuldmagtsmatrixen og eskaler, hvis den ligger over niveauet; underskriv og udveksl; og opdater så registret, indkøbssystemet og budgettet, og nulstil påmindelsen mod den nye opsigelsesfrist. Vejene ud tilføjer to trin: afgiv skriftlig opsigelse, og planlæg dataudlevering og overgang.

Hvad er forskellen på kontraktfornyelse og kontraktgodkendelse?

Kontraktgodkendelse er ét stadie inde i en fornyelse, ikke et alternativ til den. Godkendelsesprocessen på /da/templates/kontraktgodkendelse-proces besvarer et governance-spørgsmål om en kontrakt, hvis vilkår allerede ligger fast: må denne person forpligte organisationen til denne værdi, er der underskrevet korrekt, og er den underskrevne kopi arkiveret med sine nøgledatoer? Fornyelse er den bredere cyklus, der producerer noget at godkende. Den begynder før udløb med et varsel, en navngiven ansvarlig og en opsigelsesfrist, bruger det meste af sin energi på, om kontrakten overhovedet bør fortsætte, og kan slutte uden at der nogensinde bliver søgt godkendelse — en afgivet opsigelse er et helt igennem godt udfald. Ved I allerede, at I fornyer, og mangler I kun godkendelsesvejen, så brug godkendelsesskabelonen. Er spørgsmålet, om I skal forny, og på hvilke vilkår, så brug denne; den afleverer den aftalte fornyelse til den samme fuldmagtsstige ved 'Inden for fuldmagtsgrænsen?'.

Hvor lang tid før udløb bør en fornyelsesproces starte?

Regn baglæns fra opsigelsesfristen, ikke fra udløbsdatoen, og læg den tid til, jeres egen proces tager. Har kontrakten et opsigelsesvarsel på 90 dage, og tager en gennemgang plus en godkendelse realistisk otte uger, skal processen begynde omkring fem måneder før udløb — og er et genudbud på bordet, længere endnu, for et sourcingforløb for noget af betydning sjældent løber på under tre måneder. Der findes ikke ét universelt tal, og derfor er det nyttige greb at gemme opsigelsesfristen som et felt i registret og sætte varslingstiden efter kontrakttype: længst for kontrakter med høj værdi, automatisk fornyelse eller svært udskiftelige leverandører, kortest for små kontrakter på jeres egen skabelon, der udløber rent. En fornyelseskalender bygget på udløbsdatoer alene kommer for sent på hver eneste kontrakt med et opsigelsesvarsel i.

Hvad er en klausul om automatisk fornyelse, og hvordan stopper man den?

En klausul om automatisk fornyelse — en evergreen-klausul — forlænger kontrakten med endnu en periode, medmindre en af parterne afgiver opsigelse inden en angivet frist. Virkningen er, at beslutningspunktet er opsigelsesfristen og ikke udløbsdatoen, og at tavshed tæller som accept. Vil I stoppe den, skal I afgive opsigelse i den form, kontrakten foreskriver — som regel skriftligt, til en navngiven enhed og adresse, undertiden med anbefalet post — før den frist, og gemme bevis for levering; en mail til jeres account manager er ikke en opsigelse under de fleste aftaler. Afgiv den, selv om I måske stadig fornyer, for en opsigelse kan trækkes tilbage efter aftale, mens en overskredet frist ikke kan gøres om. I dette diagram er fælden tegnet frem for underforstået: 'Er opsigelsesvinduet stadig åbent?' stilles, før der bruges arbejde på gennemgangen, og et overskredet vindue afslutter flowet ved 'Automatisk fornyet ved passivitet', hvor det næste vindue så sættes i kalenderen.

Skal man genforhandle eller sende kontrakten i genudbud ved fornyelse?

Genforhandl, når behovet er stabilt, leverandøren leverer, og det, der er skredet, er pris, volumener eller serviceniveauer — en fornyelsessamtale med rigtige forbrugstal og et troværdigt alternativ henter som regel mere hjem, end et udbud koster. Send i genudbud, når I ikke kan svare på, om prisen er konkurrencedygtig, når specifikationen har ændret sig nok til, at den oprindelige tildeling ikke længere beskriver det, I køber, eller når den siddende leverandør har haft opgaven så længe, at ingen har afprøvet markedet. To praktiske forhold afgør det oftere end principper. Et udbud koster tid og intern indsats, som først tjener sig hjem over en vis kontraktværdi, og et genudbud, der ikke kan nå at blive færdigt inden udløb, kræver enten en tidlig opsigelse eller en overgangsforlængelse — og det er derfor, diagrammet ruter en afløser, der ikke er klar, til 'Aftal en kort overgangsforlængelse' frem for at lade fristen passere.