Flowchart for kontraktfornyelse (fra opsigelsesfrist til underskrift)
Flowchart for kontraktfornyelse: varsel på horisonten, kontraktansvarlig, opsigelsesfrist, gennemgang af forbrug og performance, forny, genforhandl, genudbud eller lad udløbe, fuldmagtskontrol, underskrift og opdatering af registret.
Hvad er flowchart for kontraktfornyelse (fra opsigelsesfrist til underskrift)?
De fleste kontrakter bliver ikke fornyet. De ruller videre. Registret varsler nogen 60 dage før udløb, og på det tidspunkt er et opsigelsesvarsel på 90 dage for længst lukket; den person, der står som ansvarlig, forlod virksomheden for halvandet år siden; og beslutningen melder sin ankomst som en faktura til en pris, ingen har aftalt, løftet af en indekseringsbestemmelse, der har akkumuleret siden underskriften. Det er standardudfaldet af en fornyelsesproces, der findes som et datofelt i et regneark og intet andet. Den anden fejl er mere subtil og dyrere. Fornyelsen sker til tiden, den underskrives af en, der må underskrive den, og ingen spurgte, om tingen blev brugt: licenser købt til en medarbejderstab, der siden er halveret, en mindstevolumen forretningen aldrig nåede, et serviceniveau brudt hvert kvartal i to år, uden at nogen nogensinde har krævet en bod. Det hele fornyet på en account managers forsikring om, at der ikke er sket det store. Opsigelsesvinduet er det ene punkt i løbetiden, hvor det ikke koster noget at gå, leverandøren ved præcis, hvornår det falder, og de fleste organisationer lader det passere uden at bemærke, at det var der.
Diagrammet er tegnet fra købersiden: jeres organisation er kunden, og spørgsmålet er, om I skal blive ved med at betale en leverandør. Spejlbilledet på sælgersiden kører på den samme kalender med rollerne byttet om, og den halvdel af det, der betyder mest (en kunde, der vil ud), ligger på /da/templates/kundeopsigelse-proces. Det, siden ikke er, er gennemgangen af selve ordlyden. At markere vilkår, køre redlines mod en playbook og lande et ansvarsloft hører til i kontraktgennemgangsprocessen på /da/templates/kontraktgennemgang-proces; dette diagram kalder ind i det arbejde ved 'Gennemgå de ændrede bestemmelser' frem for at gentage det. Det er heller ikke fuldmagtsstigen. Hvem der må forpligte organisationen, til hvilken værdi, og hvordan den underskrevne kopi arkiveres, er beskrevet i kontraktgodkendelsesprocessen på /da/templates/kontraktgodkendelse-proces, og fornyelsen genbruger den stige frem for at opfinde endnu en. Og det er ikke scorecardet. At bedømme en leverandør på alt, hvad de laver for jer, i en kadence der intet har med den enkelte aftales datoer at gøre, er leverandørevalueringsprocessen på /da/templates/leverandoerevaluering-proces; dette diagram læser den bedømmelse ved 'Vurder performance og fremtidigt behov' og stiller det snævrere spørgsmål, om netop denne kontrakt skal fortsætte forbi netop denne frist, på netop disse vilkår.
Tre beslutninger er tegnet eksplicit her, som de fleste fornyelsesprocedurer lader være underforstået. 'Er opsigelsesvinduet stadig åbent?' stilles, før der bruges et minut på gennemgang, fordi svaret allerede ligger fast, når fristen er passeret, og det eneste ærlige udfald er 'Automatisk fornyet ved passivitet'. Pointen er at give det en slutboks frem for en vej tilbage i gennemgangen: det, der følger efter en overskredet frist, er at sætte den næste i kalenderen, ikke at beslutte noget. 'Hvilken fornyelsesvej?' er en firevejsbeslutning frem for et ja eller nej: forny uændret, genforhandl, genudbud, lad den udløbe. At forny på uændrede vilkår er en beslutning, der stadig bør værdisættes og godkendes, og at lade en kontrakt udløbe er en mulighed, der kun findes, hvis nogen stiller spørgsmålet højt. Og 'Er afløseren klar inden udløb?' fanger den fejl, der gør et velordnet genudbud til en nødsituation, hvor sourcingforløbet skrider, den siddende leverandør ved det, og forretningen har brug for dækning for enhver pris. Diagrammet ruter det tilfælde til 'Aftal en kort overgangsforlængelse' og sender det tilbage gennem godkendelsesbanen, fordi en bro er en fornyelse med kortere løbetid og præcis det samme fuldmagtsspørgsmål.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Seks rollebaner (Kontraktansvarlig, Indkøb, Økonomi, Godkendelsesinstans, Jura og Leverandør) fordelt på seks faser: Fornyelseshorisont, Gennemgang og beslutning, Forhandling, Godkendelse, Underskrift og opdatering samt Ophør og afslutning
- En udløser på horisonten med to praktiske tjek, før nogen analyse går i gang: 'Er kontraktansvarlig stadig i rollen?', hvis Vakant-gren kører 'Tildel kontrakten en ny ansvarlig', og 'Bekræft opsigelsesvarsel og -frist', der læser bestemmelsen frem for at stole på feltet i registret
- 'Er opsigelsesvinduet stadig åbent?' stillet, før der bruges arbejde på gennemgangen, hvor Overskredet-grenen afslutter flowet ved 'Automatisk fornyet ved passivitet' i stedet for at køre videre, som om der stadig var et valg
- En firevejsbeslutning, 'Hvilken fornyelsesvej?' (Forny uændret, Genforhandl, Genudbud, Lad den udløbe) fodret af 'Træk forbrug, anvendelse og prisbenchmark' i Økonomi-banen og 'Vurder performance og fremtidigt behov' i Kontraktansvarlig-banen
- En forhandlingsløkke tegnet på tværs af tre baner: Indkøb står for 'Foreslå ændringer i pris og vilkår', Leverandør-banen holder 'Returner modforslag og redlines', og Jura tager 'Gennemgå de ændrede bestemmelser'; 'Er positionen acceptabel?' lukker den derefter med tre grene, der accepterer, kører en runde mere eller opgiver fornyelsen til fordel for et genudbud
- Godkendelse mod fuldmagtsstigen ved 'Inden for fuldmagtsgrænsen?', underskrift og 'Opdater kontraktregister, ERP og budget'; plus en vej ud, der afgiver skriftlig opsigelse, planlægger overdragelsen og prøver 'Er afløseren klar inden udløb?' af, og som løkker et ikke-klar-tilfælde ind i 'Aftal en kort overgangsforlængelse'
Hvornår du skal bruge skabelonen
- I er blevet fanget af en automatisk fornyelse og vil have jeres register til at varsle på opsigelsesfristen frem for på udløbsdatoen
- Jeres kontraktregister lister ansvarlige, der har forladt organisationen, og ingen kan sige, hvem der må afgøre, om en fornyelse skal gennemføres
- Fornyelser bliver godkendt efter størrelsen på stigningen frem for efter fornyelsens værdi, så en leverandør, der beder om fire procent, aldrig når det niveau, kontrakten i sig selv hører hjemme på
- I sender en kategori i genudbud for første gang i årevis og har brug for at få opsigelse, ophør og overgang tegnet ved siden af udbudstidsplanen
- I sætter et kontraktstyringsværktøj eller et fornyelsesdashboard op og vil have processen aftalt, før nogen bygger påmindelser og godkendelsesruter ind i software
Sådan fungerer det
Omdøb banerne, så de passer til jeres organisation
Erstat Kontraktansvarlig, Indkøb, Økonomi, Godkendelsesinstans, Jura og Leverandør med de roller, I reelt har. Hold den kontraktansvarlige adskilt fra Indkøb: den ene bærer forretningsbehovet, den anden kører processen, og at slå dem sammen er grunden til, at fornyelser bliver afgjort af den, der tilfældigvis svarer på leverandørens mail. Mindre organisationer lægger Jura ud til en ekstern rådgiver og Godkendelsesinstans ind under en direktør; slå så banerne sammen frem for at lade en stå i diagrammet, som aldrig gør noget. Brug én bane pr. beslutningstager frem for pr. person, så diagrammet overlever en omorganisering.
Sæt varslet på opsigelsesfristen, ikke på udløbet
Regn baglæns fra opsigelsesfristen. Tag udløbsdatoen, træk opsigelsesvarslet fra, og træk derefter den tid fra, som en gennemgang og en godkendelse reelt tager hos jer, for de fleste yderligere seks til tolv uger. Det tal, og ikke 90 dage før udløb, er tidspunktet, hvor 'Påmindelse om fornyelse udløst' skal gå af. Gem opsigelsesfristen som sit eget felt i registret frem for at udlede den i hovedet på nogen, og giv kontrakter med høj værdi eller automatisk fornyelse længere frist end resten.
Definér det grundlag, gennemgangen skal producere
Beslut, hvad 'Træk forbrug, anvendelse og prisbenchmark' skal komme tilbage med, før nogen taler med leverandøren: faktisk forbrug mod kontraktværdien, anvendelse mod det, der blev købt, den indeksregulering der blev pålagt hvert år i løbetiden og det indeks, den skulle følge, optjent og krævet bod, åbne sager og en aktuel markedssammenligning. Sæt navn på ejeren af hvert tal. Bliver grundlaget først samlet under mødet, bliver det samlet ud fra leverandørens tal, netop den situation, I forsøger at undgå.
Skriv jeres reelle beløbsgrænser ind i fuldmagtsbeslutningen
'Inden for fuldmagtsgrænsen?' er tom, indtil jeres nedskrevne niveauer er hængt på den i tal, med en navngiven rolle på hvert. Angiv også værdigrundlaget ved 'Bekræft fornyelsesværdi og budgetdækning': hele fornyelsesperioden inklusive de optioner, den skaber, kendt variabelt forbrug og den akkumulerede indeksregulering, ikke forskellen fra sidste år, som er den måde, en stor kontrakt bliver vinket igennem på en lille stigning. Tilføj de udløsere, der eskalerer uanset størrelse: ubegrænset ansvar, behandling af persondata, eksklusivitet, en løbetid længere end jeres standard eller en leverandør, der allerede er sat på en handlingsplan.
Aftal, hvordan opsigelse afgives, og hvad ophør indebærer
Skriv mekanikken ind på 'Afgiv skriftlig opsigelse': den form kontrakten kræver, den juridiske enhed og adresse den skal til, hvem der underskriver den, og hvordan bevis for levering gemmes. Udfyld derefter 'Planlæg ophør, dataudlevering og overgang' med jeres reelle forpligtelser: dataeksport i et brugbart format og sletning bagefter, returnering af udstyr eller nøgler, videnoverdragelse, den ophørsbistand kontrakten allerede forpligter leverandøren til, og slutafregning. Begge ligger på de veje, der går ud, og begge er lettere at lande, mens leverandøren stadig vil have fornyelsen, end når de ved, at de har tabt den.
Gå den igennem med dem, der kører den, og udgiv en version
Tag det færdige diagram med til en kontraktansvarlig, en indkøber, den der ejer registret og den, der reelt skriver under, og kør én igangværende fornyelse igennem det fra ende til anden. Spørg, hvor diagrammet er forkert, frem for om det ser rigtigt ud; uenighederne lander på opsigelsesfristen, værdigrundlaget og hvem der må sige nej til en leverandør. Ret det til, tilføj beløbsgrænserne og felterne i registret, og udgiv så den revision; behold de tidligere, så enhver, der åbner den senere, kan se, hvilken version de læser.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke trin består en kontraktfornyelse af?
En brugbar rækkefølge er: rejs et fornyelsesvarsel mod opsigelsesfristen frem for udløbsdatoen; bekræft at kontrakten stadig har en navngiven ansvarlig, og tildel den en ny hvis ikke; læs løbetid, opsigelsesvarsel og fornyelsesmekanisme ud af selve kontrakten; tjek at opsigelsesvinduet stadig er åbent; træk tal for forbrug, anvendelse, indeksregulering og benchmark; vurder performance og om behovet stadig findes; beslut vejen: forny uændret, genforhandl, genudbud eller lad den udløbe; foreslå og forhandl ændringerne i pris og vilkår; lad Jura gennemgå udelukkende det, der er ændret; værdisæt fornyelsen over hele løbetiden og bekræft budgetdækning; prøv den af mod fuldmagtsmatrixen og eskaler, hvis den ligger over niveauet; underskriv og udveksl; og opdater så registret, indkøbssystemet og budgettet, og nulstil påmindelsen mod den nye opsigelsesfrist. Vejene ud tilføjer to trin: afgiv skriftlig opsigelse, og planlæg dataudlevering og overgang.
Hvad er forskellen på kontraktfornyelse og kontraktgodkendelse?
Kontraktgodkendelse er ét stadie inde i en fornyelse, ikke et alternativ til den. Godkendelsesprocessen på /da/templates/kontraktgodkendelse-proces besvarer et governance-spørgsmål om en kontrakt, hvis vilkår allerede ligger fast: må denne person forpligte organisationen til denne værdi, er der underskrevet korrekt, og er den underskrevne kopi arkiveret med sine nøgledatoer? Fornyelse er den bredere cyklus, der producerer noget at godkende. Den begynder før udløb med et varsel, en navngiven ansvarlig og en opsigelsesfrist, bruger det meste af sin energi på, om kontrakten overhovedet bør fortsætte, og kan slutte uden at der nogensinde bliver søgt godkendelse: en afgivet opsigelse er et helt igennem godt udfald. Ved I allerede, at I fornyer, og mangler I kun godkendelsesvejen, så brug godkendelsesskabelonen. Er spørgsmålet, om I skal forny, og på hvilke vilkår, så brug denne; den afleverer den aftalte fornyelse til den samme fuldmagtsstige ved 'Inden for fuldmagtsgrænsen?'.
Hvor lang tid før udløb bør en fornyelsesproces starte?
Regn baglæns fra opsigelsesfristen, ikke fra udløbsdatoen, og læg den tid til, jeres egen proces tager. Har kontrakten et opsigelsesvarsel på 90 dage, og tager en gennemgang plus en godkendelse realistisk otte uger, skal processen begynde omkring fem måneder før udløb, og er et genudbud på bordet, længere endnu, for et sourcingforløb for noget af betydning sjældent løber på under tre måneder. Der findes ikke ét universelt tal, og derfor er det nyttige greb at gemme opsigelsesfristen som et felt i registret og sætte varslingstiden efter kontrakttype: længst for kontrakter med høj værdi, automatisk fornyelse eller svært udskiftelige leverandører, kortest for små kontrakter på jeres egen skabelon, der udløber rent. En fornyelseskalender bygget på udløbsdatoer alene kommer for sent på hver eneste kontrakt med et opsigelsesvarsel i.
Hvad er en klausul om automatisk fornyelse, og hvordan stopper man den?
En klausul om automatisk fornyelse (en evergreen-klausul) forlænger kontrakten med endnu en periode, medmindre en af parterne afgiver opsigelse inden en angivet frist. Virkningen er, at beslutningspunktet er opsigelsesfristen og ikke udløbsdatoen, og at tavshed tæller som accept. Vil I stoppe den, skal I afgive opsigelse i den form, kontrakten foreskriver (som regel skriftligt, til en navngiven enhed og adresse, undertiden med anbefalet post), før den frist, og gemme bevis for levering; en mail til jeres account manager er ikke en opsigelse under de fleste aftaler. Afgiv den, selv om I måske stadig fornyer, for en opsigelse kan trækkes tilbage efter aftale, mens en overskredet frist ikke kan gøres om. I dette diagram er fælden tegnet frem for underforstået: 'Er opsigelsesvinduet stadig åbent?' stilles, før der bruges arbejde på gennemgangen, og et overskredet vindue afslutter flowet ved 'Automatisk fornyet ved passivitet', hvor det næste vindue så sættes i kalenderen.
Skal man genforhandle eller sende kontrakten i genudbud ved fornyelse?
Genforhandl, når behovet er stabilt, leverandøren leverer, og det, der er skredet, er pris, volumener eller serviceniveauer. En fornyelsessamtale med rigtige forbrugstal og et troværdigt alternativ henter som regel mere hjem, end et udbud koster. Send i genudbud, når I ikke kan svare på, om prisen er konkurrencedygtig, når specifikationen har ændret sig nok til, at den oprindelige tildeling ikke længere beskriver det, I køber, eller når den siddende leverandør har haft opgaven så længe, at ingen har afprøvet markedet. To praktiske forhold afgør det oftere end principper. Et udbud koster tid og intern indsats, som først tjener sig hjem over en vis kontraktværdi, og et genudbud, der ikke kan nå at blive færdigt inden udløb, kræver enten en tidlig opsigelse eller en overgangsforlængelse, og det er derfor, diagrammet ruter en afløser, der ikke er klar, til 'Aftal en kort overgangsforlængelse' frem for at lade fristen passere.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Flowchart for leverandørevaluering (løbende performance).
Den er ét trin i Kontraktlivscyklus.
Trin 1: Flowchart for kontraktgennemgang: fra modtagelse til aftalte vilkår
Trin 2: Procesdiagram for forhandling af leverandørkontrakter
Trin 3: Flowchart for kontraktgodkendelse: godkend, underskriv, i kraft
Trin 4: Flowchart for e-signatur-rutning: fra pakke til underskrevet arkiv
Flowchart for e-signatur-rutning: lås den godkendte kopi, kontrollér underskriverens fuldmagt og identitet, sæt rækkefølgen, håndtér afvisning og udløb, kontrollér certifikatet, og arkivér.
Trin 5: Flowchart for kontraktfornyelse (fra opsigelsesfrist til underskrift) Du er her
Flowchart for kontraktfornyelse: varsel på horisonten, kontraktansvarlig, opsigelsesfrist, gennemgang af forbrug og performance, forny, genforhandl, genudbud eller lad udløbe, fuldmagtskontrol, underskrift og opdatering af registret.