Source-to-contract-proces
Redigerbar swimlane for source-to-contract fra “Definér kategoribehov og forretningsmæssigt udfald” via “Konkurrenceform og kriterier godkendt?” til et dokumenteret udfald. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er source-to-contract?
Workflowet starter ved “Definér kategoribehov og forretningsmæssigt udfald”. De næste to trin, “Vurdér marked og sourcing-alternativer” og “Udarbejd specifikation og evalueringskriterier”, skaber det grundlag, der kræves for en forsvarlig beslutning. Diagrammet tildeler hver overlevering en rolle og bevarer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste porte er “Konkurrenceform og kriterier godkendt?” og “Endelige vilkår og leverandørrisiko accepteret?”. Den første gren fører til revidér sourcingstrategi eller dokumentér undtagelse; den anden kan kræve genforhandling eller eskalering af uløst vilkår. Fastlæg evalueringskriterierne, før buddene kommer, og overlad underskrevne forpligtelser til kontraktejeren.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Definér kategoribehov og forretningsmæssigt udfald efterfulgt af vurdér marked og sourcing-alternativer.
- Konkurrenceform og kriterier godkendt? med en vej til at revidere sourcingstrategi eller dokumentere undtagelse.
- Leverandør svarer på udsendt RFI, RFP eller udbud og evaluér bud og forhandl vilkår som adskilte overleveringer mellem leverandør og intern organisation.
- Endelige vilkår og leverandørrisiko accepteret? med genforhandling eller eskalering af uløst vilkår, når beslutningen falder negativt ud.
- Anbefal leverandør og juridisk holdning, godkend og underskriv kontrakt og gem forpligtelser, ejer og fornyelsesdato som den kontrollerede afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Brug den til at aftale, hvem der ejer “Definér kategoribehov og forretningsmæssigt udfald”, og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Brug den, når svaret på “Konkurrenceform og kriterier godkendt?” er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- Brug den til at gøre “Gem forpligtelser, ejer og fornyelsesdato” synligt i et audit eller en driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Forretningsejer, Indkøb, Leverandør, Evalueringsteam og Godkender med jeres faktiske funktioner. Hold ejeren af “Konkurrenceform og kriterier godkendt?” adskilt fra rekvirenten, hvor jeres beføjelsesregler kræver det.
Konfigurér portene
Fastlæg evalueringskriterierne, før buddene kommer, og overlad underskrevne forpligtelser til kontraktejeren. Definér, hvilken dokumentation der er tilstrækkelig til “Endelige vilkår og leverandørrisiko accepteret?”, og hvem der kan godkende en undtagelse.
Forbind de efterfølgende registreringer
Knyt gem forpligtelser, ejer og fornyelsesdato til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørregistrering eller driftssag. Fastsæt opbevarings- og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til source-to-contract-processen?
Den dækker definér kategoribehov og forretningsmæssigt udfald, udarbejd specifikation og evalueringskriterier, evaluér bud og forhandl vilkår samt gem forpligtelser, ejer og fornyelsesdato med to beslutninger med labels og veje til omarbejdning.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. Fastlæg evalueringskriterierne, før buddene kommer, og overlad underskrevne forpligtelser til kontraktejeren. Redigér portenes labels, swimlanes og returveje, før diagrammet tages i brug i jeres organisation.
Hvilken dokumentation bør opbevares?
Behold grundlaget for “Konkurrenceform og kriterier godkendt?”, dokumentationen bag “Endelige vilkår og leverandørrisiko accepteret?”, godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: “Gem forpligtelser, ejer og fornyelsesdato”.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder sender denne proces videre til Proces for indkøbskontrakt.
Kommer efter
- Proces for indkøbskontrakt — Redigerbar swimlane for indkøbskontrakter fra “Bekræft tildeling, omfang og kommerciel plan” via “Påkrævede specialistreviews gennemført?” til et dokumenteret resultat. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.