Proces for indkøbskontrakt
Redigerbar swimlane for indkøbskontrakter fra “Bekræft tildeling, omfang og kommerciel plan” via “Påkrævede specialistreviews gennemført?” til et dokumenteret resultat. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er proces for indkøbskontrakt?
Workflowet starter ved “Bekræft tildeling, omfang og kommerciel plan”. De næste to trin, “Vælg godkendt kontraktgrundlag og forhandlingsansvarlig” og “Gennemgå pris, serviceniveauer og forpligtelser”, tilvejebringer de oplysninger, der skal til for at træffe en forsvarlig beslutning. Diagrammet tildeler hver overlevering til en rolle og bevarer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste kontrolpunkter er “Påkrævede specialistreviews gennemført?” og “Endelige vilkår inden for godkendt position?”. Den første gren fører til en rute for manglende review af privatliv, sikkerhed eller forsikring, mens den anden kan kræve eskalering af en afvigelse eller genforhandling. Angiv den kontraktejer, der overvåger forpligtelserne efter underskrivelsen.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Bekræft tildeling, omfang og kommerciel plan efterfulgt af valg af godkendt kontraktgrundlag og forhandlingsansvarlig.
- Påkrævede specialistreviews gennemført? med en rute for manglende review af privatliv, sikkerhed eller forsikring.
- Gennemgå juridisk risiko, privatliv og leverandørrisiko samt afklar rettelser og registrér indrømmelser som adskilte overleveringer til leverandør og internt.
- Endelige vilkår inden for godkendt position? med eskalering af afvigelse eller genforhandling, når beslutningen falder negativt ud.
- Godkend endelig tekst under beføjelse, underskriv og overdrag til kontraktejer og gem underskrevet version, forpligtelser og udløb som kontrolleret afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Brug den til at aftale, hvem der ejer “Bekræft tildeling, omfang og kommerciel plan”, og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Brug den, når svaret på “Påkrævede specialistreviews gennemført?” er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- Brug den til at gøre “Gem underskrevet version, forpligtelser og udløb” synlig i en audit eller driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Forretningsejer, Indkøb, Jura, Risikoreviewer og Leverandør med jeres faktiske funktioner. Hold ejeren af “Påkrævede specialistreviews gennemført?” adskilt fra rekvirenten, hvor jeres beføjelsesregler kræver det.
Konfigurér kontrolpunkterne
Angiv den kontraktejer, der overvåger forpligtelserne efter underskrivelsen. Definér, hvilken dokumentation der er tilstrækkelig til “Endelige vilkår inden for godkendt position?”, og hvem der må godkende en undtagelse.
Forbind med efterfølgende registreringer
Knyt gemningen af underskrevet version, forpligtelser og udløb til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørpost eller driftssag. Fastsæt opbevaring og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til indkøbskontrakter?
Den dækker bekræftelse af tildeling, omfang og kommerciel plan, gennemgang af pris, serviceniveauer og forpligtelser, afklaring af rettelser og registrering af indrømmelser samt lagring af underskrevet version, forpligtelser og udløb, med to betegnede beslutninger og genbehandlingsveje.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. Angiv den kontraktejer, der overvåger forpligtelserne efter underskrivelsen. Redigér kontrolpunkternes tekst, swimlanes og returveje, før du bruger diagrammet i din organisation.
Hvilken dokumentation bør opbevares?
Behold grundlaget for “Påkrævede specialistreviews gennemført?”, dokumentationen bag “Endelige vilkår inden for godkendt position?”, godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: “Gem underskrevet version, forpligtelser og udløb”.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Flowchart for leverandørvalg med vægtet pointmodel og sender videre til Proces for fornyelse af leverandørkontrakt.
Kommer før
- Flowchart for leverandørvalg med vægtet pointmodel — Skabelon til flowchart for leverandørvalg: bruttoliste, RFI og shortlist, vægtet bedømmelse af RFQ-tilbud, referencer og leverandørbesøg, totalomkostninger og en indstilling, en godkender kan forsvare.
- Source-to-contract-proces — Redigerbar swimlane for source-to-contract fra “Definér kategoribehov og forretningsmæssigt udfald” via “Konkurrenceform og kriterier godkendt?” til et dokumenteret udfald. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Kommer efter
- Proces for fornyelse af leverandørkontrakt — Redigerbar swimlane for fornyelse af leverandørkontrakt fra “Udløs gennemgang før opsigelsesdato” via “Er leverandøren fortsat egnet?” til et dokumenteret udfald. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.