Beschaffungsvertragsprozess
Bearbeitbare Swimlane für den Beschaffungsvertragsprozess von „Zuschlag, Leistungsumfang und Zahlungsplan bestätigen“ über „Sind alle erforderlichen Fachprüfungen abgeschlossen?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Was ist beschaffungsvertrags?
Der Workflow beginnt bei „Zuschlag, Leistungsumfang und Zahlungsplan bestätigen“. Die nächsten beiden Schritte, „Freigegebene Vertragsgrundlage und Verhandlungsverantwortlichen auswählen“ und „Preis, Servicelevel und Verpflichtungen prüfen“, liefern die Informationen für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und hält die Nachweise zum Abschluss fest.
Die wichtigsten Entscheidungen sind „Sind alle erforderlichen Fachprüfungen abgeschlossen?“ und „Liegen die Endkonditionen innerhalb der genehmigten Position?“. Der erste Zweig führt zu „Fehlende Prüfung zu Datenschutz, Sicherheit oder Versicherung veranlassen“; der zweite kann „Abweichung eskalieren oder neu verhandeln“ erfordern. Benennen Sie den Vertragsverantwortlichen, der die Pflichten nach der Unterzeichnung überwacht.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- „Zuschlag, Leistungsumfang und Zahlungsplan bestätigen“, gefolgt von „Freigegebene Vertragsgrundlage und Verhandlungsverantwortlichen auswählen“.
- „Sind alle erforderlichen Fachprüfungen abgeschlossen?“ mit einem Weg zu „Fehlende Prüfung zu Datenschutz, Sicherheit oder Versicherung veranlassen“.
- „Recht, Datenschutz und Lieferantenrisiko prüfen“ und „Änderungswünsche klären und Zugeständnisse festhalten“ als getrennte Übergaben zwischen Lieferanten und internen Stellen.
- „Liegen die Endkonditionen innerhalb der genehmigten Position?“ mit „Abweichung eskalieren oder neu verhandeln“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt.
- „Endfassung nach Befugnis freigeben“, „Unterzeichnen und an Vertragsverantwortlichen übergeben“ und „Unterschriebene Fassung, Pflichten und Ablaufdatum ablegen“ als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Nutzen Sie es, um zu klären, wer „Zuschlag, Leistungsumfang und Zahlungsplan bestätigen“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Nutzen Sie es, wenn die Antwort auf „Sind alle erforderlichen Fachprüfungen abgeschlossen?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Aufzeichnung fallen.
- Nutzen Sie es, um „Unterschriebene Fassung, Pflichten und Ablaufdatum ablegen“ in einem Audit oder einer Betriebsprüfung sichtbar zu machen.
So funktioniert es
Entscheidungsverantwortliche zuweisen
Ersetzen Sie die Bahnen Fachbereich, Einkauf, Recht, Risikoprüfer und Lieferant durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Halten Sie den Verantwortlichen für „Sind alle erforderlichen Fachprüfungen abgeschlossen?“ vom Antragsteller getrennt, wo Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Entscheidungen konfigurieren
Benennen Sie den Vertragsverantwortlichen, der die Pflichten nach der Unterzeichnung überwacht. Definieren Sie, welcher Nachweis für „Liegen die Endkonditionen innerhalb der genehmigten Position?“ genügt und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Nachgelagerte Aufzeichnungen verbinden
Verknüpfen Sie „Unterschriebene Fassung, Pflichten und Ablaufdatum ablegen“ mit der zugehörigen Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantendatensatz oder dem betrieblichen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüffristen nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für den Beschaffungsvertragsprozess?
Sie umfasst „Zuschlag, Leistungsumfang und Zahlungsplan bestätigen“, „Preis, Servicelevel und Verpflichtungen prüfen“, „Änderungswünsche klären und Zugeständnisse festhalten“ und „Unterschriebene Fassung, Pflichten und Ablaufdatum ablegen“, mit zwei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitswegen.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Benennen Sie den Vertragsverantwortlichen, der die Pflichten nach der Unterzeichnung überwacht. Passen Sie Beschriftungen der Entscheidungen, Swimlanes und Rückwege an, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Eingaben für „Sind alle erforderlichen Fachprüfungen abgeschlossen?“, die Belege hinter „Liegen die Endkonditionen innerhalb der genehmigten Position?“, Freigaben oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis „Unterschriebene Fassung, Pflichten und Ablaufdatum ablegen“ auf.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Flussdiagramm Lieferantenauswahl mit gewichteter Bewertung und übergibt an Verlängerung von Lieferantenverträgen.
Kommt davor
- Flussdiagramm Lieferantenauswahl mit gewichteter Bewertung — Vorlage für ein Flussdiagramm zur Lieferantenauswahl: Longlist, RFI und Shortlist, gewichtete Angebotsbewertung, Referenzen, Gesamtkostenvergleich und Vergabeempfehlung.
- Source-to-Contract-Prozess — Bearbeitbarer Source-to-Contract-Prozess als Swimlane-Diagramm von „Kategoriebedarf und Geschäftsziel definieren“ über „Wettbewerbsweg und Kriterien genehmigt?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmepfaden und Nachweisen.
Kommt danach
- Verlängerung von Lieferantenverträgen — Bearbeitbarer Prozess zur Verlängerung von Lieferantenverträgen als Swimlane-Diagramm von „Prüfung vor dem Kündigungstermin auslösen“ über „Lieferant weiterhin geeignet?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.