Verlängerung von Lieferantenverträgen
Bearbeitbarer Prozess zur Verlängerung von Lieferantenverträgen als Swimlane-Diagramm von „Prüfung vor dem Kündigungstermin auslösen“ über „Lieferant weiterhin geeignet?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Was ist verlängerung von lieferantenverträgen?
Der Ablauf beginnt bei „Prüfung vor dem Kündigungstermin auslösen“. Die nächsten beiden Schritte, „Geschäftsbedarf und Lieferantenleistung prüfen“ und „Preis und Marktalternativen vergleichen“, schaffen die Informationsbasis für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und bewahrt die Nachweise bis zum Abschluss.
Die wichtigsten Entscheidungspunkte sind „Lieferant weiterhin geeignet?“ und „Verlängerung zulässig und Wert genehmigt?“. Der erste Zweig führt zu „Ersatz planen und Versorgungssicherheit wahren“, der zweite kann „Neu ausschreiben oder Genehmigung der Nichtverlängerung einholen“ verlangen. Legen Sie die Vorlaufzeit der Prüfung anhand der Kündigungsfristen und der Komplexität eines Wechsels fest.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- „Prüfung vor dem Kündigungstermin auslösen“, gefolgt von „Geschäftsbedarf und Lieferantenleistung prüfen“.
- „Lieferant weiterhin geeignet?“ mit einem Weg zu „Ersatz planen und Versorgungssicherheit wahren“.
- „Entscheiden, ob die Richtlinie eine Neuausschreibung verlangt“ und „Verlängerung verhandeln oder Beschaffungsverfahren starten“ als getrennte Übergaben zwischen Lieferant und interner Seite.
- „Verlängerung zulässig und Wert genehmigt?“ mit „Neu ausschreiben oder Genehmigung der Nichtverlängerung einholen“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt.
- „Geänderte Konditionen und Finanzierung genehmigen“, „Verlängerung unterzeichnen oder Ausstiegsplan umsetzen“ und „Neue Termine, Pflichten und Kündigungsfenster erfassen“ als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie klären damit, wer „Prüfung vor dem Kündigungstermin auslösen“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Sie setzen es ein, wenn die Antwort auf „Lieferant weiterhin geeignet?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Dokumentation fallen.
- Sie machen damit „Neue Termine, Pflichten und Kündigungsfenster erfassen“ in einem Audit oder einer operativen Prüfung sichtbar.
So funktioniert es
Weisen Sie Entscheidungsverantwortliche zu
Ersetzen Sie die Bahnen Vertragsverantwortung, Einkauf, Bedarfsträger, Rechtsabteilung und Genehmiger durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Trennen Sie die verantwortliche Person für „Lieferant weiterhin geeignet?“ vom Anfordernden, wenn Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Konfigurieren Sie die Entscheidungspunkte
Legen Sie die Vorlaufzeit der Prüfung anhand der Kündigungsfristen und der Komplexität eines Wechsels fest. Definieren Sie, welcher Nachweis für „Verlängerung zulässig und Wert genehmigt?“ genügt und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Verbinden Sie nachgelagerte Aufzeichnungen
Verknüpfen Sie „Neue Termine, Pflichten und Kündigungsfenster erfassen“ mit der passenden Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantenstamm oder dem operativen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüftermine nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für die Verlängerung von Lieferantenverträgen?
Sie umfasst „Prüfung vor dem Kündigungstermin auslösen“, „Preis und Marktalternativen vergleichen“, „Verlängerung verhandeln oder Beschaffungsverfahren starten“ und „Neue Termine, Pflichten und Kündigungsfenster erfassen“, mit zwei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitspfaden.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Legen Sie die Vorlaufzeit der Prüfung anhand der Kündigungsfristen und der Komplexität eines Wechsels fest. Bearbeiten Sie Beschriftungen der Entscheidungspunkte, Swimlanes und Rückwege, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Grundlage für „Lieferant weiterhin geeignet?“, den Nachweis hinter „Verlängerung zulässig und Wert genehmigt?“, Genehmigungen oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis auf: „Neue Termine, Pflichten und Kündigungsfenster erfassen“.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Lieferantenleistungsmanagement und übergibt an Offboarding von Lieferanten.
Kommt davor
- Lieferantenleistungsmanagement — Bearbeitbarer Prozess für das Lieferantenleistungsmanagement als Swimlane-Diagramm von „Liefer-, Qualitäts- und Serviceergebnisse erfassen“ über „Daten und Kennzahlen abgestimmt?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
- Beschaffungsvertragsprozess — Bearbeitbare Swimlane für den Beschaffungsvertragsprozess von „Zuschlag, Leistungsumfang und Zahlungsplan bestätigen“ über „Sind alle erforderlichen Fachprüfungen abgeschlossen?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Kommt danach
- Offboarding von Lieferanten — Bearbeitbarer Offboarding-Prozess für Lieferanten als Swimlane-Diagramm von „Ablauf, Kündigung oder Sperrung als Auslöser erfassen“ über „Offene Lieferungen oder Ansprüche?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.