Source-to-Contract-Prozess
Bearbeitbarer Source-to-Contract-Prozess als Swimlane-Diagramm von „Kategoriebedarf und Geschäftsziel definieren“ über „Wettbewerbsweg und Kriterien genehmigt?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmepfaden und Nachweisen.
Was ist Source-to-Contract?
Der Ablauf beginnt bei „Kategoriebedarf und Geschäftsziel definieren“. Die nächsten beiden Schritte, „Markt und Beschaffungsalternativen analysieren“ und „Spezifikation und Bewertungskriterien erstellen“, schaffen die Informationsbasis für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und bewahrt die Nachweise bis zum Abschluss.
Die wichtigsten Entscheidungspunkte sind „Wettbewerbsweg und Kriterien genehmigt?“ und „Endgültige Konditionen und Lieferantenrisiko akzeptiert?“. Der erste Zweig führt zu „Beschaffungsstrategie überarbeiten oder Ausnahme dokumentieren“, der zweite kann „Neu verhandeln oder ungeklärte Bedingung eskalieren“ verlangen. Legen Sie die Bewertungskriterien fest, bevor Angebote eingehen, und übergeben Sie die unterzeichneten Pflichten an den Vertragsverantwortlichen.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- „Kategoriebedarf und Geschäftsziel definieren“, gefolgt von „Markt und Beschaffungsalternativen analysieren“.
- „Wettbewerbsweg und Kriterien genehmigt?“ mit einem Weg zu „Beschaffungsstrategie überarbeiten oder Ausnahme dokumentieren“.
- „Lieferant antwortet auf RFI, RFP oder Ausschreibung“ und „Angebote bewerten und Konditionen verhandeln“ als getrennte Übergaben zwischen Lieferant und interner Seite.
- „Endgültige Konditionen und Lieferantenrisiko akzeptiert?“ mit „Neu verhandeln oder ungeklärte Bedingung eskalieren“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt.
- „Lieferant und rechtliche Position empfehlen“, „Vertrag genehmigen und unterzeichnen“ und „Pflichten, Verantwortliche und Verlängerungsdatum ablegen“ als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie klären damit, wer „Kategoriebedarf und Geschäftsziel definieren“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Sie setzen es ein, wenn die Antwort auf „Wettbewerbsweg und Kriterien genehmigt?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Dokumentation fallen.
- Sie machen damit „Pflichten, Verantwortliche und Verlängerungsdatum ablegen“ in einem Audit oder einer operativen Prüfung sichtbar.
So funktioniert es
Weisen Sie Entscheidungsverantwortliche zu
Ersetzen Sie die Bahnen Bedarfsträger, Einkauf, Lieferant, Bewertungsteam und Genehmiger durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Trennen Sie die verantwortliche Person für „Wettbewerbsweg und Kriterien genehmigt?“ vom Anfordernden, wenn Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Konfigurieren Sie die Entscheidungspunkte
Legen Sie die Bewertungskriterien fest, bevor Angebote eingehen, und übergeben Sie die unterzeichneten Pflichten an den Vertragsverantwortlichen. Definieren Sie, welcher Nachweis für „Endgültige Konditionen und Lieferantenrisiko akzeptiert?“ genügt und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Verbinden Sie nachgelagerte Aufzeichnungen
Verknüpfen Sie „Pflichten, Verantwortliche und Verlängerungsdatum ablegen“ mit der passenden Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantenstamm oder dem operativen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüftermine nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für den Source-to-Contract-Prozess?
Sie umfasst „Kategoriebedarf und Geschäftsziel definieren“, „Spezifikation und Bewertungskriterien erstellen“, „Angebote bewerten und Konditionen verhandeln“ und „Pflichten, Verantwortliche und Verlängerungsdatum ablegen“, mit zwei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitspfaden.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Legen Sie die Bewertungskriterien fest, bevor Angebote eingehen, und übergeben Sie die unterzeichneten Pflichten an den Vertragsverantwortlichen. Bearbeiten Sie Beschriftungen der Entscheidungspunkte, Swimlanes und Rückwege, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Grundlage für „Wettbewerbsweg und Kriterien genehmigt?“, den Nachweis hinter „Endgültige Konditionen und Lieferantenrisiko akzeptiert?“, Genehmigungen oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis auf: „Pflichten, Verantwortliche und Verlängerungsdatum ablegen“.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen übergibt dieser Prozess an Beschaffungsvertragsprozess.
Kommt danach
- Beschaffungsvertragsprozess — Bearbeitbare Swimlane für den Beschaffungsvertragsprozess von „Zuschlag, Leistungsumfang und Zahlungsplan bestätigen“ über „Sind alle erforderlichen Fachprüfungen abgeschlossen?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.