Strategischer Beschaffungsprozess
Bearbeitbarer strategischer Beschaffungsprozess als Swimlane-Diagramm von „Ausgaben oder künftigen Bedarf identifizieren“ über „Beschaffungsweg und Wettbewerb begründet?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Was ist strategischer beschaffungs?
Der Ablauf beginnt bei „Ausgaben oder künftigen Bedarf identifizieren“. Die nächsten beiden Schritte, „Bedarf und Lieferantenmarkt analysieren“ und „Kategoriestrategie und Anforderungen abstimmen“, schaffen die Informationsbasis für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und bewahrt die Nachweise bis zum Abschluss.
Die wichtigsten Entscheidungspunkte sind „Beschaffungsweg und Wettbewerb begründet?“ und „Bewertung stützt die Empfehlung?“. Der erste Zweig führt zu „Strategie überarbeiten oder zulässige Ausnahme dokumentieren“, der zweite kann „Angebote klären oder Bewertung neu eröffnen“ verlangen. Legen Sie kategoriespezifische Bewertungskriterien fest, bevor Sie Lieferanten ansprechen.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- „Ausgaben oder künftigen Bedarf identifizieren“, gefolgt von „Bedarf und Lieferantenmarkt analysieren“.
- „Beschaffungsweg und Wettbewerb begründet?“ mit einem Weg zu „Strategie überarbeiten oder zulässige Ausnahme dokumentieren“.
- „RFI, RFQ oder RFP je nach Bedarf ausgeben“ und „Technische, kommerzielle und Risikonachweise bewerten“ als getrennte Übergaben zwischen Lieferant und interner Seite.
- „Bewertung stützt die Empfehlung?“ mit „Angebote klären oder Bewertung neu eröffnen“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt.
- „Lieferanten verhandeln und empfehlen“, „Zuschlag und Vertrag genehmigen“ und „Basiswert, Zuschlag und Prüftermin erfassen“ als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie klären damit, wer „Ausgaben oder künftigen Bedarf identifizieren“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Sie setzen es ein, wenn die Antwort auf „Beschaffungsweg und Wettbewerb begründet?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Dokumentation fallen.
- Sie machen damit „Basiswert, Zuschlag und Prüftermin erfassen“ in einem Audit oder einer operativen Prüfung sichtbar.
So funktioniert es
Weisen Sie Entscheidungsverantwortliche zu
Ersetzen Sie die Bahnen Bedarfsträger, Category Manager, Bewertungsteam und Genehmiger durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Trennen Sie die verantwortliche Person für „Beschaffungsweg und Wettbewerb begründet?“ vom Anfordernden, wenn Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Konfigurieren Sie die Entscheidungspunkte
Legen Sie kategoriespezifische Bewertungskriterien fest, bevor Sie Lieferanten ansprechen. Definieren Sie, welcher Nachweis für „Bewertung stützt die Empfehlung?“ genügt und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Verbinden Sie nachgelagerte Aufzeichnungen
Verknüpfen Sie „Basiswert, Zuschlag und Prüftermin erfassen“ mit der passenden Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantenstamm oder dem operativen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüftermine nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für den strategischen Beschaffungsprozess?
Sie umfasst „Ausgaben oder künftigen Bedarf identifizieren“, „Kategoriestrategie und Anforderungen abstimmen“, „Technische, kommerzielle und Risikonachweise bewerten“ und „Basiswert, Zuschlag und Prüftermin erfassen“, mit zwei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitspfaden.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Legen Sie kategoriespezifische Bewertungskriterien fest, bevor Sie Lieferanten ansprechen. Bearbeiten Sie Beschriftungen der Entscheidungspunkte, Swimlanes und Rückwege, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Grundlage für „Beschaffungsweg und Wettbewerb begründet?“, den Nachweis hinter „Bewertung stützt die Empfehlung?“, Genehmigungen oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis auf: „Basiswert, Zuschlag und Prüftermin erfassen“.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Beschaffungs-RFI-Prozess und übergibt an RFQ-Prozess: Ablaufdiagramm für Preisanfragen.
Kommt davor
- Beschaffungs-RFI-Prozess — Bearbeitbare Swimlane für den Beschaffungs-RFI-Prozess von „Fähigkeits- oder Marktunbekannte identifizieren“ über „Decken die Antworten den Informationsbedarf ab?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Kommt danach
- RFQ-Prozess: Ablaufdiagramm für Preisanfragen — Bearbeitbares Swimlane-Diagramm des RFQ-Prozesses: von „Beschaffbare Spezifikation definieren“ über „Ausreichend konforme Angebote?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
- RFP-Prozess: Ablaufdiagramm für Ausschreibungen — Bearbeitbares Swimlane-Diagramm des RFP-Prozesses: von „Ergebnis und Leistungsumfang definieren“ über „Angebote vollständig und zulässig?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
- Ausschreibungsprozess in der Beschaffung — Bearbeitbare Swimlane für den Ausschreibungsprozess in der Beschaffung von „Umfang und Ausschreibungsweg freigeben“ über „Sind die Angebote fristgerecht eingegangen und regelkonform?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
- Prozess zur Nachverfolgung von Beschaffungseinsparungen — Bearbeitbare Swimlane für die Nachverfolgung von Beschaffungseinsparungen von „Basis für Menge, Preis und Umfang festlegen“ über „Ist die Basis durch tatsächliche Nachweise gestützt?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.