Beschaffungs-RFI-Prozess
Bearbeitbare Swimlane für den Beschaffungs-RFI-Prozess von „Fähigkeits- oder Marktunbekannte identifizieren“ über „Decken die Antworten den Informationsbedarf ab?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Was ist Beschaffungs-RFI?
Der Workflow beginnt bei „Fähigkeits- oder Marktunbekannte identifizieren“. Die nächsten beiden Schritte, „Neutrale Informationsfragen entwerfen“ und „RFI an potenzielle Lieferanten senden“, liefern die Informationen für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und hält die Nachweise zum Abschluss fest.
Die wichtigsten Entscheidungen sind „Decken die Antworten den Informationsbedarf ab?“ und „Ist der Markt bereit für ein Wettbewerbsverfahren?“. Der erste Zweig führt zu „Fehlende Fähigkeitsnachweise nachfassen“; der zweite kann „Anforderung präzisieren oder Marktrecherche ausweiten“ erfordern. Ein RFI dient dazu, Marktinformationen einzuholen; er ist weder eine Zuschlagserteilung noch eine Klärung von Bauunterlagen.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- „Fähigkeits- oder Marktunbekannte identifizieren“, gefolgt von „Neutrale Informationsfragen entwerfen“.
- „Decken die Antworten den Informationsbedarf ab?“ mit einem Weg zu „Fehlende Fähigkeitsnachweise nachfassen“.
- „Klärungen protokollieren und weitergeben“ und „Fähigkeit, Kapazität und indikative Optionen bewerten“ als getrennte Übergaben zwischen Lieferanten und internen Stellen.
- „Ist der Markt bereit für ein Wettbewerbsverfahren?“ mit „Anforderung präzisieren oder Marktrecherche ausweiten“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt.
- „Beschaffungsweg festlegen und Shortlist bilden“, „RFQ, RFP oder Direktabruf planen“ und „Antworten und Marktannahmen archivieren“ als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Nutzen Sie es, um zu klären, wer „Fähigkeits- oder Marktunbekannte identifizieren“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Nutzen Sie es, wenn die Antwort auf „Decken die Antworten den Informationsbedarf ab?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Aufzeichnung fallen.
- Nutzen Sie es, um „Antworten und Marktannahmen archivieren“ in einem Audit oder einer Betriebsprüfung sichtbar zu machen.
So funktioniert es
Entscheidungsverantwortliche zuweisen
Ersetzen Sie die Bahnen Fachbereich, Einkauf, Lieferant und Technischer Prüfer durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Halten Sie den Verantwortlichen für „Decken die Antworten den Informationsbedarf ab?“ vom Antragsteller getrennt, wo Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Entscheidungen konfigurieren
Ein RFI dient dazu, Marktinformationen einzuholen; er ist weder eine Zuschlagserteilung noch eine Klärung von Bauunterlagen. Definieren Sie, welcher Nachweis für „Ist der Markt bereit für ein Wettbewerbsverfahren?“ genügt und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Nachgelagerte Aufzeichnungen verbinden
Verknüpfen Sie „Antworten und Marktannahmen archivieren“ mit der zugehörigen Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantendatensatz oder dem betrieblichen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüffristen nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für den Beschaffungs-RFI-Prozess?
Sie umfasst „Fähigkeits- oder Marktunbekannte identifizieren“, „RFI an potenzielle Lieferanten senden“, „Fähigkeit, Kapazität und indikative Optionen bewerten“ und „Antworten und Marktannahmen archivieren“, mit zwei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitswegen.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Ein RFI dient dazu, Marktinformationen einzuholen; er ist weder eine Zuschlagserteilung noch eine Klärung von Bauunterlagen. Passen Sie Beschriftungen der Entscheidungen, Swimlanes und Rückwege an, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Eingaben für „Decken die Antworten den Informationsbedarf ab?“, die Belege hinter „Ist der Markt bereit für ein Wettbewerbsverfahren?“, Freigaben oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis „Antworten und Marktannahmen archivieren“ auf.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen übergibt dieser Prozess an Strategischer Beschaffungsprozess.
Kommt danach
- Strategischer Beschaffungsprozess — Bearbeitbarer strategischer Beschaffungsprozess als Swimlane-Diagramm von „Ausgaben oder künftigen Bedarf identifizieren“ über „Beschaffungsweg und Wettbewerb begründet?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.