Proceso de RFI de compras
Proceso editable de RFI de compras en carriles: de “Identificar las incógnitas de capacidad o de mercado” a “¿Las respuestas cubren la necesidad de información?” y a un resultado documentado. Incluye roles, vías de excepción y evidencias.
¿Qué es proceso de RFI de compras?
El flujo empieza en “Identificar las incógnitas de capacidad o de mercado”. Los dos pasos siguientes, “Redactar preguntas de información neutrales” y “Enviar la solicitud de información (RFI) a posibles proveedores”, reúnen la información necesaria para decidir con fundamento. El diagrama asigna cada traspaso a un rol y conserva las evidencias al cierre.
Las decisiones principales son “¿Las respuestas cubren la necesidad de información?” y “¿El mercado está listo para un evento competitivo?”. La primera rama conduce a reclamar las evidencias de capacidad que faltan; la segunda puede exigir afinar el requisito o ampliar el estudio de mercado. Una RFI recoge información del mercado; no es una adjudicación ni una aclaración de documentos de obra.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Identificar las incógnitas de capacidad o de mercado, seguido de redactar preguntas de información neutrales.
- “¿Las respuestas cubren la necesidad de información?” con una ruta para reclamar las evidencias de capacidad que faltan.
- Registrar y compartir las aclaraciones, y evaluar capacidad, capacidad productiva y opciones indicativas, como traspasos separados entre proveedor y áreas internas.
- “¿El mercado está listo para un evento competitivo?” con afinado del requisito o ampliación del estudio de mercado cuando la decisión no se cumple.
- Decidir la vía de compra y la lista corta, planificar la RFQ, la RFP o la compra directa, y archivar las respuestas y los supuestos de mercado como cierre controlado.
Cuándo usar esta plantilla
- Úsalo para acordar quién es responsable de “Identificar las incógnitas de capacidad o de mercado” y qué información necesita el siguiente rol.
- Úsalo cuando la respuesta a “¿Las respuestas cubren la necesidad de información?” no esté clara o las decisiones se tomen fuera del registro.
- Úsalo para hacer visible “Archivar las respuestas y los supuestos de mercado” en una auditoría o en una revisión operativa.
Cómo funciona
Asigna a los responsables de decisión
Sustituye los carriles Responsable del negocio, Compras, Proveedor y Revisor técnico por tus funciones reales. Mantén al responsable de “¿Las respuestas cubren la necesidad de información?” separado de quien lo solicita cuando tus reglas de autoridad lo exijan.
Configura las decisiones
Una RFI recoge información del mercado; no es una adjudicación ni una aclaración de documentos de obra. Define qué evidencia basta para “¿El mercado está listo para un evento competitivo?” y quién puede autorizar una excepción.
Conecta los registros posteriores
Vincula el archivo de las respuestas y los supuestos de mercado con el pedido de compra, el contrato, la ficha del proveedor o el caso operativo que corresponda. Fija las fechas de conservación y revisión según tu política documental.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la plantilla de RFI de compras?
Cubre identificar las incógnitas de capacidad o de mercado, enviar la RFI a posibles proveedores, evaluar capacidad, capacidad productiva y opciones indicativas, y archivar las respuestas y los supuestos de mercado, con dos decisiones etiquetadas y vías de repetición.
¿Se pueden cambiar las reglas de decisión?
Sí. Una RFI recoge información del mercado; no es una adjudicación ni una aclaración de documentos de obra. Edita las etiquetas de las decisiones, los carriles y las vías de retorno antes de usar el diagrama en tu organización.
¿Qué evidencias conviene conservar?
Conserva los datos de entrada de “¿Las respuestas cubren la necesidad de información?”, las evidencias de “¿El mercado está listo para un evento competitivo?”, las aprobaciones o decisiones de excepción y el registro de cierre: “Archivar las respuestas y los supuestos de mercado”.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso da paso a Proceso de abastecimiento estratégico.
Viene después
- Proceso de abastecimiento estratégico — Diagrama de carriles editable del abastecimiento estratégico: de «Identificar el gasto o la necesidad futura» a «¿Vía de abastecimiento y competencia justificadas?» y un resultado documentado, con roles, excepciones y evidencias.