RFI-proces i indkøb
Redigerbar swimlane for RFI-processen i indkøb fra “Identificér kapabilitets- eller markedsmæssige ukendte” via “Dækker svarene informationsbehovet?” til et dokumenteret resultat. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er RFI-proces i indkøb?
Workflowet starter ved “Identificér kapabilitets- eller markedsmæssige ukendte”. De næste to trin, “Udarbejd neutrale informationsspørgsmål” og “Send RFI til potentielle leverandører”, tilvejebringer de oplysninger, der skal til for at træffe en forsvarlig beslutning. Diagrammet tildeler hver overlevering til en rolle og bevarer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste kontrolpunkter er “Dækker svarene informationsbehovet?” og “Markedet klar til konkurrenceudsættelse?”. Den første gren fører til opfølgning på manglende dokumentation for kapabilitet, mens den anden kan kræve, at kravet præciseres, eller markedsundersøgelsen udvides. En RFI indsamler markedsinformation. Den er hverken en tildeling eller en afklaring af udbudsmateriale.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Identificér kapabilitets- eller markedsmæssige ukendte efterfulgt af udarbejdelse af neutrale informationsspørgsmål.
- Dækker svarene informationsbehovet? med en vej til opfølgning på manglende dokumentation for kapabilitet.
- Registrér og del afklaringer og vurdér kapabilitet, kapacitet og vejledende muligheder som adskilte overleveringer til leverandør og internt.
- Markedet klar til konkurrenceudsættelse? med præcisering af krav eller udvidelse af markedsundersøgelsen, når beslutningen falder negativt ud.
- Beslut indkøbsvej og kortliste, planlæg RFQ, RFP eller direkte kaldeaftale og arkivér svar og markedsantagelser som kontrolleret afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Brug den til at aftale, hvem der ejer “Identificér kapabilitets- eller markedsmæssige ukendte”, og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Brug den, når svaret på “Dækker svarene informationsbehovet?” er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- Brug den til at gøre “Arkivér svar og markedsantagelser” synlig i en audit eller driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Forretningsejer, Indkøb, Leverandør og Teknisk reviewer med jeres faktiske funktioner. Hold ejeren af “Dækker svarene informationsbehovet?” adskilt fra rekvirenten, hvor jeres beføjelsesregler kræver det.
Konfigurér kontrolpunkterne
En RFI indsamler markedsinformation. Den er hverken en tildeling eller en afklaring af udbudsmateriale. Definér, hvilken dokumentation der er tilstrækkelig til “Markedet klar til konkurrenceudsættelse?”, og hvem der må godkende en undtagelse.
Forbind med efterfølgende registreringer
Knyt arkiveringen af svar og markedsantagelser til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørpost eller driftssag. Fastsæt opbevaring og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til RFI-processen i indkøb?
Den dækker identificering af kapabilitets- eller markedsmæssige ukendte, udsendelse af RFI til potentielle leverandører, vurdering af kapabilitet, kapacitet og vejledende muligheder samt arkivering af svar og markedsantagelser, med to betegnede beslutninger og genbehandlingsveje.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. En RFI indsamler markedsinformation. Den er hverken en tildeling eller en afklaring af udbudsmateriale. Redigér kontrolpunkternes tekst, swimlanes og returveje, før du bruger diagrammet i din organisation.
Hvilken dokumentation bør opbevares?
Behold grundlaget for “Dækker svarene informationsbehovet?”, dokumentationen bag “Markedet klar til konkurrenceudsættelse?”, godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: “Arkivér svar og markedsantagelser”.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder sender denne proces videre til Strategisk sourcing-proces.
Kommer efter
- Strategisk sourcing-proces — Redigerbar swimlane for strategisk sourcing fra “Identificér forbrug eller kommende behov” via “Sourcingvej og konkurrence begrundet?” til et dokumenteret udfald. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.