Source-to-pay-proces
Redigerbar swimlane for source-to-pay fra “Definér behov, omfang og budgetejer” via “Sourcingvej og budget godkendt?” til et dokumenteret udfald. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er source-to-pay?
Workflowet starter ved “Definér behov, omfang og budgetejer”. De næste to trin, “Aftal sourcing- og kontraktstrategi” og “Udarbejd krav og konkurrenceform”, skaber det grundlag, der kræves for en forsvarlig beslutning. Diagrammet tildeler hver overlevering en rolle og bevarer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste porte er “Sourcingvej og budget godkendt?” og “Tildeling og kontraktvilkår godkendt?”. Den første gren fører til revidér krav eller skaf finansiering; den anden kan kræve løsning af indsigelse mod bud, risiko eller kontrakt. Knyt sourcinggodkendelsen til indkøbsordren og Finance-afstemningen.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Definér behov, omfang og budgetejer efterfulgt af aftal sourcing- og kontraktstrategi.
- Sourcingvej og budget godkendt? med en vej til at revidere krav eller skaffe finansiering.
- Leverandør svarer på udsendt sourcingforløb og evaluér leverandør, risiko og kontraktvilkår som adskilte overleveringer mellem leverandør og intern organisation.
- Tildeling og kontraktvilkår godkendt? med løs indsigelse mod bud, risiko eller kontrakt, når beslutningen falder negativt ud.
- Godkend tildeling, udsted PO og modtag varer, afstem faktura, løs afvigelser og frigiv betaling samt registrér leverandørens præstation og realiseret værdi som den kontrollerede afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Brug den til at aftale, hvem der ejer “Definér behov, omfang og budgetejer”, og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Brug den, når svaret på “Sourcingvej og budget godkendt?” er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- Brug den til at gøre “Registrér leverandørens præstation og realiseret værdi” synligt i et audit eller en driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Forretningsejer, Indkøb, Leverandør, Kreditorbogholderi og Godkender med jeres faktiske funktioner. Hold ejeren af “Sourcingvej og budget godkendt?” adskilt fra rekvirenten, hvor jeres beføjelsesregler kræver det.
Konfigurér portene
Knyt sourcinggodkendelsen til indkøbsordren og Finance-afstemningen. Definér, hvilken dokumentation der er tilstrækkelig til “Tildeling og kontraktvilkår godkendt?”, og hvem der kan godkende en undtagelse.
Forbind de efterfølgende registreringer
Knyt registrér leverandørens præstation og realiseret værdi til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørregistrering eller driftssag. Fastsæt opbevarings- og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til source-to-pay-processen?
Den dækker definér behov, omfang og budgetejer, udarbejd krav og konkurrenceform, evaluér leverandør, risiko og kontraktvilkår samt registrér leverandørens præstation og realiseret værdi med to beslutninger med labels og veje til omarbejdning.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. Knyt sourcinggodkendelsen til indkøbsordren og Finance-afstemningen. Redigér portenes labels, swimlanes og returveje, før diagrammet tages i brug i jeres organisation.
Hvilken dokumentation bør opbevares?
Behold grundlaget for “Sourcingvej og budget godkendt?”, dokumentationen bag “Tildeling og kontraktvilkår godkendt?”, godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: “Registrér leverandørens præstation og realiseret værdi”.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder sender denne proces videre til Flowchart for procure-to-pay (P2P): fra behov til betaling.
Kommer efter
- Flowchart for procure-to-pay (P2P): fra behov til betaling — Flowchart for procure-to-pay-processen fra identificeret behov til betalt leverandør: indkøbsanmodning, budget- og fuldmagtsgodkendelse, aftalekontrol, indkøbsordre, varemodtagelse, trevejsmatch, fakturaer uden ordre og betalingskørslen.