Udbudsproces i indkøb
Redigerbar swimlane for udbudsprocessen i indkøb fra “Godkend omfang og udbudsvej” via “Tilbud modtaget inden fristen og i overensstemmelse med kravene?” til et dokumenteret resultat. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er udbudsproces i indkøb?
Workflowet starter ved “Godkend omfang og udbudsvej”. De næste to trin, “Offentliggør eller inviter efter udbudsreglerne” og “Håndtér tilbudsgiveres spørgsmål og tillæg”, tilvejebringer de oplysninger, der skal til for at træffe en forsvarlig beslutning. Diagrammet tildeler hver overlevering til en rolle og bevarer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste kontrolpunkter er “Tilbud modtaget inden fristen og i overensstemmelse med kravene?” og “Evaluering og godkendelser gennemført?”. Den første gren fører til afvisning af for sent indkomne eller ikke-konforme tilbud efter de offentliggjorte regler, mens den anden kan kræve, at konflikter, uklarheder eller huller i pointgivningen afklares. Kan det ikke afklares, kan sagen ende ved “Aflys udbud og underret tilbudsgivere”. Tilpas trinnene for offentliggørelse, åbning og standstill til de regler, der gælder for jeres organisation.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Godkend omfang og udbudsvej efterfulgt af offentliggørelse eller invitation efter udbudsreglerne.
- Tilbud modtaget inden fristen og i overensstemmelse med kravene? med en vej til afvisning af for sent indkomne eller ikke-konforme tilbud efter de offentliggjorte regler.
- Luk udbud og registrér tilbud samt evaluér tekniske og kommercielle tilbud som adskilte overleveringer til leverandør og internt.
- Evaluering og godkendelser gennemført? med afklaring af konflikter, uklarheder eller huller i pointgivningen, når beslutningen falder negativt ud. En særskilt beslutning kan ende ved “Aflys udbud og underret tilbudsgivere”.
- Konsolidér point og habilitetserklæringer, godkend indstilling om tildeling og underret tilbudsgivere og opbevar udbudsregistrering som kontrolleret afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Brug den til at aftale, hvem der ejer “Godkend omfang og udbudsvej”, og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Brug den, når svaret på “Tilbud modtaget inden fristen og i overensstemmelse med kravene?” er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- Brug den til at gøre “Underret tilbudsgivere og opbevar udbudsregistrering” synlig i en audit eller driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Forretningsejer, Indkøb, Leverandør, Evalueringsudvalg og Godkender med jeres faktiske funktioner. Hold ejeren af “Tilbud modtaget inden fristen og i overensstemmelse med kravene?” adskilt fra rekvirenten, hvor jeres beføjelsesregler kræver det.
Konfigurér kontrolpunkterne
Tilpas trinnene for offentliggørelse, åbning og standstill til de regler, der gælder for jeres organisation. Definér, hvilken dokumentation der er tilstrækkelig til “Evaluering og godkendelser gennemført?”, og hvem der må godkende en undtagelse.
Forbind med efterfølgende registreringer
Knyt underretningen af tilbudsgivere og opbevaringen af udbudsregistreringen til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørpost eller driftssag. Fastsæt opbevaring og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til udbudsprocessen i indkøb?
Den dækker godkendelse af omfang og udbudsvej, håndtering af tilbudsgiveres spørgsmål og tillæg, evaluering af tekniske og kommercielle tilbud samt underretning af tilbudsgivere og opbevaring af udbudsregistreringen, med tre betegnede beslutninger og genbehandlingsveje.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. Tilpas trinnene for offentliggørelse, åbning og standstill til de regler, der gælder for jeres organisation. Redigér kontrolpunkternes tekst, swimlanes og returveje, før du bruger diagrammet i din organisation.
Hvilken dokumentation bør opbevares?
Behold grundlaget for “Tilbud modtaget inden fristen og i overensstemmelse med kravene?”, dokumentationen bag “Evaluering og godkendelser gennemført?”, godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: “Underret tilbudsgivere og opbevar udbudsregistrering”.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Strategisk sourcing-proces og sender videre til Flowchart for tilbudsevalueringsproces.
Kommer før
- Strategisk sourcing-proces — Redigerbar swimlane for strategisk sourcing fra “Identificér forbrug eller kommende behov” via “Sourcingvej og konkurrence begrundet?” til et dokumenteret udfald. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Kommer efter
- Flowchart for tilbudsevalueringsproces — Redigerbar swimlane for tilbudsevaluering fra “Lås evalueringskriterier og habilitetserklæringer” via “Er tilbuddet teknisk konformt?” til et dokumenteret udfald. Med roller, undtagelsesveje og dokumentation.