Proceso source-to-contract (de la selección al contrato)
Carriles editables del proceso source-to-contract: de «Definir la necesidad de la categoría y el resultado de negocio» a «¿Vía de competencia y criterios aprobados?» y un resultado documentado, con roles, excepciones y evidencias.
¿Qué es proceso source-to-contract (de la selección al contrato)?
El flujo empieza en «Definir la necesidad de la categoría y el resultado de negocio». Los dos pasos siguientes, «Evaluar el mercado y las alternativas de abastecimiento» y «Preparar la especificación y los criterios de evaluación», establecen la información necesaria para una decisión defendible. El diagrama asigna cada traspaso a un rol y conserva las evidencias al cierre.
Las puertas principales son «¿Vía de competencia y criterios aprobados?» y «¿Condiciones finales y riesgo del proveedor aceptados?». La primera rama lleva a revisar la estrategia de abastecimiento o documentar una excepción; la segunda puede exigir renegociar o escalar una condición sin resolver. Fija los criterios de evaluación antes de que lleguen las ofertas y entrega las obligaciones firmadas al responsable del contrato.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- «Definir la necesidad de la categoría y el resultado de negocio», seguido de «Evaluar el mercado y las alternativas de abastecimiento».
- «¿Vía de competencia y criterios aprobados?», con una vía para «Revisar la estrategia de abastecimiento o documentar una excepción».
- «El proveedor responde a la RFI, RFP o licitación emitida» y «Evaluar las ofertas y negociar las condiciones» como traspasos distintos entre proveedor y equipo interno.
- «¿Condiciones finales y riesgo del proveedor aceptados?», con «Renegociar o escalar la condición sin resolver» cuando la decisión no se supera.
- «Recomendar proveedor y posición jurídica», «Aprobar y firmar el contrato» y «Guardar obligaciones, responsable y fecha de renovación» como cierre controlado.
Cuándo usar esta plantilla
- Úsalo para acordar quién es responsable de «Definir la necesidad de la categoría y el resultado de negocio» y qué información necesita el siguiente rol.
- Úsalo cuando la respuesta a «¿Vía de competencia y criterios aprobados?» no está clara o las decisiones se toman fuera del registro.
- Úsalo para que «Guardar obligaciones, responsable y fecha de renovación» sea visible en una auditoría o en una revisión operativa.
Cómo funciona
Asigna los responsables de las decisiones
Sustituye los carriles Responsable de negocio, Compras, Proveedor, Equipo de evaluación y Aprobador por tus funciones reales. Mantén al responsable de «¿Vía de competencia y criterios aprobados?» separado del solicitante cuando lo exijan tus reglas de autoridad.
Configura las puertas
Fija los criterios de evaluación antes de que lleguen las ofertas y entrega las obligaciones firmadas al responsable del contrato. Define qué evidencia basta para «¿Condiciones finales y riesgo del proveedor aceptados?» y quién puede autorizar una excepción.
Conecta los registros posteriores
Vincula «Guardar obligaciones, responsable y fecha de renovación» con el pedido de compra, el contrato, la ficha del proveedor o el caso operativo que corresponda. Fija los plazos de conservación y revisión según tu política documental.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la plantilla del proceso source-to-contract?
Cubre «Definir la necesidad de la categoría y el resultado de negocio», «Preparar la especificación y los criterios de evaluación», «Evaluar las ofertas y negociar las condiciones» y «Guardar obligaciones, responsable y fecha de renovación», con dos decisiones etiquetadas y vías de retrabajo.
¿Se pueden cambiar las reglas de decisión?
Sí. Fija los criterios de evaluación antes de que lleguen las ofertas y entrega las obligaciones firmadas al responsable del contrato. Edita las etiquetas de las puertas, los carriles y las vías de retorno antes de usar el diagrama en tu organización.
¿Qué evidencias conviene conservar?
Conserva la información de entrada de «¿Vía de competencia y criterios aprobados?», la evidencia que respalda «¿Condiciones finales y riesgo del proveedor aceptados?», las aprobaciones o decisiones de excepción y el registro de cierre: «Guardar obligaciones, responsable y fecha de renovación».
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso da paso a Proceso de contratación de compras.
Viene después
- Proceso de contratación de compras — Proceso editable de contratación de compras: de “Confirmar la adjudicación, el alcance y el calendario comercial” a “¿Revisiones especializadas necesarias completadas?” y un resultado documentado. Con roles, excepciones y evidencias.