Proceso de contratación de compras
Proceso editable de contratación de compras: de “Confirmar la adjudicación, el alcance y el calendario comercial” a “¿Revisiones especializadas necesarias completadas?” y un resultado documentado. Con roles, excepciones y evidencias.
¿Qué es proceso de contratación de compras?
El flujo empieza en “Confirmar la adjudicación, el alcance y el calendario comercial”. Los dos pasos siguientes, “Seleccionar el modelo de contrato aprobado y al responsable de la negociación” y “Revisar precio, niveles de servicio y obligaciones”, reúnen la información necesaria para decidir con fundamento. El diagrama asigna cada traspaso a un rol y conserva las evidencias al cierre.
Las decisiones principales son “¿Revisiones especializadas necesarias completadas?” y “¿Condiciones finales dentro de la posición aprobada?”. La primera rama conduce a derivar la revisión de privacidad, seguridad o seguros que falta; la segunda puede exigir escalar la desviación o renegociar. Nombra al responsable del contrato que supervisará las obligaciones tras la firma.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Confirmar la adjudicación, el alcance y el calendario comercial, seguido de seleccionar el modelo de contrato aprobado y al responsable de la negociación.
- “¿Revisiones especializadas necesarias completadas?” con una ruta para derivar la revisión de privacidad, seguridad o seguros que falta.
- Revisar los riesgos legales, de privacidad y del proveedor, y resolver los cambios propuestos y registrar las concesiones, como traspasos separados entre proveedor y áreas internas.
- “¿Condiciones finales dentro de la posición aprobada?” con escalado de la desviación o renegociación cuando la decisión no se cumple.
- Aprobar el texto final según la autoridad, formalizar y traspasar al responsable del contrato, y guardar la versión firmada, las obligaciones y el vencimiento como cierre controlado.
Cuándo usar esta plantilla
- Úsalo para acordar quién es responsable de “Confirmar la adjudicación, el alcance y el calendario comercial” y qué información necesita el siguiente rol.
- Úsalo cuando la respuesta a “¿Revisiones especializadas necesarias completadas?” no esté clara o las decisiones se tomen fuera del registro.
- Úsalo para hacer visible “Guardar la versión firmada, las obligaciones y el vencimiento” en una auditoría o en una revisión operativa.
Cómo funciona
Asigna a los responsables de decisión
Sustituye los carriles Responsable del negocio, Compras, Jurídico, Revisor de riesgos y Proveedor por tus funciones reales. Mantén al responsable de “¿Revisiones especializadas necesarias completadas?” separado de quien lo solicita cuando tus reglas de autoridad lo exijan.
Configura las decisiones
Nombra al responsable del contrato que supervisará las obligaciones tras la firma. Define qué evidencia basta para “¿Condiciones finales dentro de la posición aprobada?” y quién puede autorizar una excepción.
Conecta los registros posteriores
Vincula el guardado de la versión firmada, las obligaciones y el vencimiento con el pedido de compra, el contrato, la ficha del proveedor o el caso operativo que corresponda. Fija las fechas de conservación y revisión según tu política documental.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la plantilla del proceso de contratación de compras?
Cubre confirmar la adjudicación, el alcance y el calendario comercial, revisar precio, niveles de servicio y obligaciones, resolver los cambios propuestos y registrar las concesiones, y guardar la versión firmada, las obligaciones y el vencimiento, con dos decisiones etiquetadas y vías de repetición.
¿Se pueden cambiar las reglas de decisión?
Sí. Nombra al responsable del contrato que supervisará las obligaciones tras la firma. Edita las etiquetas de las decisiones, los carriles y las vías de retorno antes de usar el diagrama en tu organización.
¿Qué evidencias conviene conservar?
Conserva los datos de entrada de “¿Revisiones especializadas necesarias completadas?”, las evidencias de “¿Condiciones finales dentro de la posición aprobada?”, las aprobaciones o decisiones de excepción y el registro de cierre: “Guardar la versión firmada, las obligaciones y el vencimiento”.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso sigue a Diagrama de flujo de la selección de proveedores con ponderación y da paso a Proceso de renovación de contratos de proveedores.
Viene antes
- Diagrama de flujo de la selección de proveedores con ponderación — Plantilla de diagrama de flujo del proceso de selección de proveedores: lista larga, lista corta con RFI, puntuación ponderada del RFQ, visita a instalaciones, coste total y recomendación de adjudicación.
- Proceso source-to-contract (de la selección al contrato) — Carriles editables del proceso source-to-contract: de «Definir la necesidad de la categoría y el resultado de negocio» a «¿Vía de competencia y criterios aprobados?» y un resultado documentado, con roles, excepciones y evidencias.
Viene después
- Proceso de renovación de contratos de proveedores — Diagrama de carriles editable de la renovación de contratos de proveedores: de «Activar la revisión antes de la fecha de preaviso» a «¿El proveedor sigue siendo adecuado?» y un resultado documentado, con roles, excepciones y evidencias.