源頭到合約流程圖
可編輯的源頭到合約泳道流程，由“定義品類需求及業務成果”，經“競爭方式與準則已核准？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。
甚麼是源頭到合約流程
工作流程由“定義品類需求及業務成果”開始。接着的兩個步驟，“評估市場及採購替代方案”與“擬備規格及評估準則”，建立有理據決定所需的資料。圖中把每次交接指派給一個角色，並在結案時保存憑證。
主要關卡是“競爭方式與準則已核准？”及“最終條款及供應商風險已接受？”。第一個分支通向“修訂採購策略或記錄例外”；第二個則可能需要“重新磋商或上報未解決的條款”。請在標書送達之前訂好評估準則，並把已簽署的責任交予合約負責人。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- “定義品類需求及業務成果”，其後是“評估市場及採購替代方案”。
- “競爭方式與準則已核准？”，設有通向“修訂採購策略或記錄例外”的路徑。
- “供應商回覆已發出的 RFI、RFP 或招標”與“評估標書並磋商條款”，分別是供應商與內部的交接。
- “最終條款及供應商風險已接受？”，判斷不通過時走向“重新磋商或上報未解決的條款”。
- “建議供應商及法律立場”、“核准並簽署合約”及“儲存責任、負責人及續約日期”，構成受控的結案。
何時使用本範本
- 用來協定“定義品類需求及業務成果”由誰負責，以及下一個角色需要甚麼資料。
- 當“競爭方式與準則已核准？”的答案不明確，或決定在記錄之外作出時使用。
- 用來令“儲存責任、負責人及續約日期”在稽核或營運檢視中清楚可見。
運作方式
指派決定負責人
把業務負責人、採購部、供應商、評估小組及核准人這幾條泳道，換成貴機構實際的職能。若權限規則有要求，請令“競爭方式與準則已核准？”的負責人與申請人分開。
設定關卡
在標書送達之前訂好評估準則，並把已簽署的責任交予合約負責人。界定甚麼憑證足以支持“最終條款及供應商風險已接受？”，以及誰可以授權例外。
連接下游記錄
把“儲存責任、負責人及續約日期”連繫到相關的採購訂單、合約、供應商記錄或營運個案，並按文件政策訂定保存及覆核日期。
常見問題
源頭到合約流程範本包括甚麼？
涵蓋定義品類需求及業務成果、擬備規格及評估準則、評估標書並磋商條款，以及儲存責任、負責人及續約日期，設有兩個標示的判斷與重做路徑。
判斷規則可以更改嗎？
可以。請在標書送達之前訂好評估準則，並把已簽署的責任交予合約負責人。在貴機構使用這張圖之前，可編輯關卡標籤、泳道及返回路徑。
應該保存哪些憑證？
保存“競爭方式與準則已核准？”的輸入資料、“最終條款及供應商風險已接受？”背後的憑證、核准或例外決定，以及結案記錄：“儲存責任、負責人及續約日期”。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程會交接給採購合約流程。
後續流程
- 採購合約流程 — 可編輯的採購合約泳道流程，由「確認授標、範圍及商業時間表」經「所需專業覆核已完成？」，直至有紀錄的結果，附有指定角色、例外路徑及證據。