合約續期流程圖（由通知限期到簽署續約）
合約續期流程圖：預警觸發、負責人核對、通知限期、開支與履約檢視，續約、重新談判、重新招標或任其屆滿，對照授權審批上限審批，簽署並更新登記冊。
運作方式
把泳道改成你們自己的機構
把合約負責人、採購、財務、審批權責人、法律與供應商換成你們實際有的角色。讓合約負責人與採購保持分開：一個掌握業務需求，另一個運行流程；把兩者合而為一，正是續約最後由「誰回了供應商那封電郵」來決定的原因。規模較小的機構會把法律併入外聘顧問、把審批權責人併入一位董事；與其在圖裡留一條從不做事的泳道，不如把它們合併。泳道按決策角色來分，而不是按具體的人來分，這樣一次架構重組之後，圖依然成立。
把提示設在通知限期上，而不是屆滿日
由通知限期倒推。取屆滿日期，減去通知期，再減去一次檢視加一次審批在你們機構裡真正需要的時間——對大部分機構而言，那是另外六到十二個星期。這個數字，而不是「屆滿前九十天」，才是「續約預警已觸發」應該發出的時點。把通知限期在登記冊裡存成一個獨立欄位，而不是留在某個人的腦袋裡推算；並且給高金額或會自動續期的合約比其餘合約更長的前置時間。
界定檢視必須交出的續約文件包
決定「調取開支、使用量與價格基準」在任何人與供應商對話之前必須交回甚麼：實際開支對比合約金額、實際用量對比買下的份量、合約期內每一年實際套用的調價幅度以及它本應掛鈎的指數、已賺取與已申索的服務積分、未了結的問題，還有一個當下的市場對照價。每一個數字都要指定負責人。如果這份檢視是在會議進行期間才拼湊出來，它就會由供應商的數字拼湊出來——而那正是你們想避開的位置。
把你們真實的門檻寫到權限決策上
「是否在授權審批上限之內？」在你們把成文的分級以數字附上去、並為每一級寫上具名角色之前，都是空的。也請在「確認續約金額與預算涵蓋」上訂明金額口徑：整段續約期的全部金額，包括它所產生的任何選擇權、已知的浮動開支以及複合累積的調價——而不是與去年的差額，因為那正是一份大額合約憑一個小加幅被放行的方式。另外補上不論金額都會升級的觸發條件：不設上限的責任、個人資料處理、獨家條款、超出你們標準的年期，或者一家已經在改善計劃之中的供應商。
議定通知怎樣發出，以及退出包含甚麼
把發出通知的機制寫到「以書面發出終止通知」上：合約要求的形式、必須送達的法律主體與地址、由誰簽署，以及送達證明如何保存。然後用你們真實的義務把「規劃退出、資料交還與交接」填滿——以可用格式匯出資料及其後的刪除、設備或鎖匙的交還、知識轉移、合約本來就已經要求供應商提供的任何終止協助，以及最後一期發票。兩者都落在離開的路線上，而且兩者都是趁供應商仍然想要這次續約的時候比較容易談妥，一旦他們知道自己已經輸掉，就難得多。
與真正運行它的人一起走一遍，然後發佈
把畫好的圖拿給一位合約負責人、一位採購同事、掌管登記冊的人，以及真正落筆簽署的那一位，用一宗正在進行的續約由頭到尾走一次。要問圖哪裡錯了，而不是問它看起來對不對；分歧會落在通知限期、金額口徑，以及誰有權對供應商說不這三處。改正它，補上門檻與登記冊欄位，然後發佈那一版並保留此前的版本，令日後打開它的人知道自己看的是哪一版。
常見問題
合約續約流程包含哪些步驟？
一個可行的次序是：按通知限期而不是屆滿日期發出續約預警；確認合約仍有一位具名負責人，沒有就改派；由合約本身讀出年期、通知期與續約機制；核對通知窗口是否仍然開放；調取開支、使用量、調價與市場基準數據；檢視履約表現以及需求是否仍然存在；決定路徑——原條款續約、重新談判、重新招標或任其屆滿；提出並談判價格與條款的修改；只讓法律審查真正改動了的部分；以全期口徑為續約計價並確認預算已覆蓋；對照授權審批權限表檢驗，超出層級就升級；簽署並交換文件；然後更新登記冊、採購系統與預算，並把提示重設到新的通知限期上。退出路線另加兩步：發出書面通知，以及規劃資料交還與交接。
合約續約與合約審批有甚麼分別？
合約審批是續約裡面的一個階段，而不是它的替代品。/yue/templates/合約審批流程 上的審批流程，回答的是一個關於條文已經談妥的合約的管治問題：這個人是否有權以這個金額令機構作出承諾、簽署是否正確、簽署本連同它的關鍵日期有沒有歸檔？續約則是那個產生出「一份可供審批的東西」的更大循環。它在屆滿之前就以一個預警、一位具名負責人和一個通知限期開始，把大部分工夫花在「這份合約究竟應不應該繼續」上，而且可以在完全沒有尋求任何審批的情況下結束——一份已經發出的終止通知，是一個完全合格的結果。如果你們已經確定要續約、只需要那條簽署路徑，請用審批範本；如果問題是要不要續、以及按甚麼條款續，請用這一份，它會在「是否在授權審批上限之內？」處把議定好的續約交回同一道授權階梯。
合約續約流程應該提前多久開始？
由通知限期倒數，而不是由屆滿日期倒數，再加上你們自己的流程所需的時間。如果合約帶有九十天通知期，而一次檢視加一次審批實際上要八個星期，那麼流程大約要在屆滿前五個月開始——如果桌面上還擺著重新招標，就要再長一些，因為任何有份量的尋源工作，很少能在三個月之內走完。這裡沒有一個放諸四海皆準的數字，所以真正有用的動作，是把通知限期存成登記冊裡的一個欄位，並按合約類型設定前置時間：高金額、會自動續期或難以替換的供應商最長，用你們自己範本簽訂、屆滿即止的小額合約最短。一份只建基於屆滿日期的續約日曆，在每一份帶有通知期的合約上都會遲到。
甚麼是自動續期條款？要怎樣才停得住？
自動續期（英文常寫作 evergreen）條款的意思是：除非有一方在指明的限期之前發出通知，否則合約自動延長一個新的年期。其效果是決策時點變成了通知限期而不是屆滿日期，而沉默等同同意。要停住它，就要在那個限期之前，按合約指明的形式發出通知——通常要書面、送到具名的主體與地址，有時還要用掛號方式——並保存送達證明；在大多數協議之下，發一封電郵給客戶經理並不構成通知。即使你們仍然可能續約，也照樣先發出通知，因為通知可以經雙方同意撤回，而錯過的限期無法挽回。本圖把這個陷阱畫了出來，而不是假設它不存在：「通知窗口是否仍然開放？」在任何檢視工夫花下去之前就先問，而錯過的窗口會在「合約期已按預設自動續期」處結束流程，並把下一個窗口記進日曆。
續約時應該重新談判，還是重新招標？
當需求穩定、供應商履約良好，走樣的只是價格、用量或服務水平時，就重新談判——一次帶著真實用量數據和一個可信替代方案的續約對話，通常拿回來的比一次招標的成本更多。當你們答不出價格是否具競爭力、當規格改動大到當初的批出已經描述不了你們現在買的東西，或者當在任供應商拿著這份工作已經久到沒有人試過市場，就重新招標。實際上作決定的，往往是兩項現實約束而不是原則。一次招標在時間與內部投入上都有成本，要合約金額到達某個水平才回本；而一次趕不及在屆滿前完成的重新招標，要麼需要提早發出通知，要麼需要一段過渡延期——這正是本圖把「接替方案能否在屆滿前就緒？」的未就緒情況導向「議定短期過渡延期」，而不是任由限期溜走的原因。