電子簽署傳送流程圖（由簽署套件到已簽紀錄）

甚麼是電子簽署傳送流程圖（由簽署套件到已簽紀錄）流程

電子簽署傳送在文件定稿、獲批並可以執行時開始。它的工作比判斷機構是否應該接受文件更窄：鎖定獲批文本，識別每位簽署人及其身份，檢查所選簽署方式，放置必填欄位，套用簽署次序，處理派送與人員可用性問題，並保存已簽結果及完成證據。把交接畫出來，就能發現常見失誤，例如傳送到舊地址、指定錯誤法律實體，或重新發出套件時暗中換了附件。

這不是另一套合約審批流程。合約審批在執行前覆核條款、金額、風險和授權權限；本圖把最終獲批文本當作輸入，絕不重開這些決定。範圍亦不止合約：在適用規則與機構政策容許時，確認書、同意書、內部決議和其他獲批文件都可以使用電子簽署。文件資格和身份要求因文件、交易及司法管轄區而異，因此第一道判斷把例外送到獲批替代途徑，而不是聲稱所有文件都可以電子簽署。

正確的簽署套件屬於受控資料。協調人記錄執行文本版本、簽署人、身份、欄位、次序、認證方式和失效時間。簽署人未能參與時，只能由已確認的獲授權替代人接替；拒簽會取消套件；邀請失效或未能派送時，只有在執行文本沒有改變下才可以重發。全部簽署完成後，要驗證證書、時間戳和文件完整性，再存檔及派發。請按合資格意見及所選平台功能調整檢查。

本流程圖涵蓋的內容

本範本包含

• 五條泳道（文件負責人、簽署協調人、內部簽署人、外部簽署人、紀錄管理員），橫跨套件設定、簽署人驗證、傳送、例外及完成
• 與審批劃出清楚界線：先鎖定最終獲批文本並記錄版本，再設定簽署人、身份、欄位和次序
• 兩道資格關卡：「文件是否適合電子簽署？」把有其他形式要求的文件轉出；「身份與認證要求是否符合？」則退回錯誤簽署人資料
• 分開處理內部及外部簽署決定，列明簽署、未能參與、拒簽、失效和派送失敗分支，並受控使用獲授權替代人
• 最終驗證完成證書及文件完整性，然後保存簽署文本與證據，並通知所有相關人士

何時使用本範本

• 獲批文件以附件傳送，卻沒有人確定實際被傳送或簽署的是哪個版本
• 團隊正在設定電子簽署平台，要先議定簽署身份、次序、認證、提示與失效規則
• 簽署套件經常因地址、法律實體或簽署身份錯誤而失敗，更正全靠臨時處理
• 獲授權簽署人可能未能參與，機構需要受控替代途徑，而不是臨時換人
• 紀錄團隊收到已簽 PDF，卻沒有證書、時間戳或審批與執行文本版本的連繫

運作方式

1. 界定流程輸入

   說明甚麼證明內容審批已完成，以及如何識別執行文本，例如文件編號、版本與校驗值。其後文字如有改變，應取消套件並退回適用審批途徑，而不是修改正在傳送的文件。

2. 按文件種類建立簽署身份

   為每類文件列明必要簽署人、簽署身份、次序及授權核實人。使用崗位而不是個人姓名，並訂明替代人接替未能參與者前所需的證據。

3. 設定資格與認證規則

   記錄哪些文件可以使用平台，哪些按適用規則另需其他形式、見證、印章、公證或步驟。按交易選擇認證與同意設定，不要把平台預設值視為普遍足夠。

4. 控制提示、失效與重發

   選擇提示時間、套件失效、派送失敗處理及重發權限。清楚規定：可以更正派送設定，但任何內容改動都會產生新執行文本，並須接受適當覆核。

5. 訂明完成紀錄

   列明已簽文件、完成證書、審計紀錄、時間戳、簽署人身份、審批參考及保存分類。與紀錄人員及文件負責人測試檢索，確保平台通知離開郵箱後證據仍然可用。

常見問題

電子簽署傳送有哪些步驟？

確認最終文件已獲批；鎖定並識別執行文本；列明簽署人、身份、欄位和次序；判斷電子簽署資格；核實授權、聯絡資料及認證要求；建立並測試套件；傳送給首位簽署人；處理未能參與、拒簽、派送及失效；依次傳送給其後簽署人；驗證完成文件與證書；把兩者連同審批參考保存；並通知各方。資格與證據要求須按文件及司法管轄區調整。

電子簽署傳送與合約審批有甚麼不同？

合約審批決定機構是否接受條款，以及誰有權批准承擔。電子簽署傳送隨後由準確的獲批執行文本開始，決定正確的獲授權人士如何接收並簽署，以及如何保存完成證據。混合兩者可能令派送更正意外重開文件內容，或把平台狀態誤作實質批准。應把審批參考連繫至套件，但保持流程分開。

所有文件都可以電子簽署嗎？

沒有適用於所有情況的答案。電子簽署獲廣泛承認，但排除事項、形式、同意、認證和證據要求會因司法管轄區、文件及交易而異。有些文件可能需要見證、公證、登記、印章或紙本方式，對方亦可能加設條件。資格關卡讓機構納入最新意見並正確分流例外；範本本身不確立法律效力。

電子簽署後應保存甚麼？

保存準確的已簽文件，以及平台完成證書或同等審計證據、時間戳、可用的簽署人及認證資料、執行文本標識、相關審批參考和取消或重發歷史。採用適用的紀錄、私隱和存取規則。與證書分離的 PDF 可能失去有用證據；只有證書而沒有已簽版本，則不能證明各方看到的文字。