採購合約流程
可編輯的採購合約泳道流程，由「確認授標、範圍及商業時間表」經「所需專業覆核已完成？」，直至有紀錄的結果，附有指定角色、例外路徑及證據。
甚麼是採購合約流程
工作流程由「確認授標、範圍及商業時間表」開始。接着的兩步「選定已批准的文本及談判負責人」和「審視價格、服務水平及責任」，建立了作出站得住腳的決定所需的資料。流程圖把每次交接指派給一個角色，並在結案時保留證據。
主要關卡是「所需專業覆核已完成？」和「最終條款在已批准立場之內？」。第一個分支通往「轉交缺漏的私隱、保安或保險覆核」；第二個則可能需要「上報偏差或重新談判」。請指明簽署後負責監察責任履行的合約負責人。
批准前先覆核條款
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 先「確認授標、範圍及商業時間表」，再「選定已批准的文本及談判負責人」。
- 「所需專業覆核已完成？」，附有「轉交缺漏的私隱、保安或保險覆核」的路徑。
- 「審視法律、私隱及供應商風險」與「解決修訂意見並記錄讓步」，作為獨立的供應商及內部交接。
- 「最終條款在已批准立場之內？」，決定不通過時，則「上報偏差或重新談判」。
- 「按授權批准最終文本」、「簽署並移交合約負責人」，並「儲存已簽署版本、責任及到期日」，作為受控的結案。
何時使用本範本
- 用來議定誰負責「確認授標、範圍及商業時間表」，以及下一個角色需要甚麼資料。
- 當「所需專業覆核已完成？」的答案不清晰，或決定在紀錄之外作出時使用。
- 用來令「儲存已簽署版本、責任及到期日」在審核或營運檢討中清楚可見。
運作方式
指派決策負責人
把業務負責人、採購、法務、風險覆核人、供應商這些泳道，換成貴機構實際的職能。如果授權規則有要求，就把「所需專業覆核已完成？」的負責人與申請人分開。
配置關卡
指明簽署後負責監察責任履行的合約負責人。界定怎樣的證據足以回答「最終條款在已批准立場之內？」，以及誰可以批准例外。
連接下游紀錄
把儲存已簽署版本、責任及到期日，連結到相關的採購單、合約、供應商紀錄或營運個案。並按貴機構的文件政策，訂立保存期限及檢討日期。
常見問題
採購合約流程範本包含甚麼？
涵蓋確認授標、範圍及商業時間表、審視價格、服務水平及責任、解決修訂意見並記錄讓步，以及儲存已簽署版本、責任及到期日，設有兩個標示分支的決策及返工路徑。
決策規則可以更改嗎？
可以。請指明簽署後負責監察責任履行的合約負責人。在貴機構使用此流程圖之前，可編輯關卡標籤、泳道及退回路徑。
應保留哪些證據？
應保留「所需專業覆核已完成？」的輸入、「最終條款在已批准立場之內？」背後的證據、批准或例外決定，以及結案紀錄：「儲存已簽署版本、責任及到期日」。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接帶加權評分的供應商甄選流程圖之後，並交接給供應商合約續約流程圖。
前置流程
- 帶加權評分的供應商甄選流程圖 — 供應商甄選流程圖範本：長名單、RFI 入圍名單、RFQ 加權評分、實地考察、總擁有成本比較，以及一份站得住腳的甄選建議。
- 源頭到合約流程圖 — 可編輯的源頭到合約泳道流程，由“定義品類需求及業務成果”，經“競爭方式與準則已核准？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。
後續流程
- 供應商合約續約流程圖 — 可編輯的供應商合約續約泳道流程，由“在通知日期前觸發覆核”，經“供應商仍然符合需要？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。