供應商合約續約流程圖
可編輯的供應商合約續約泳道流程，由“在通知日期前觸發覆核”，經“供應商仍然符合需要？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。
甚麼是供應商合約續約流程
工作流程由“在通知日期前觸發覆核”開始。接着的兩個步驟，“檢查業務需求及供應商表現”與“比較價格及市場替代方案”，建立有理據決定所需的資料。圖中把每次交接指派給一個角色，並在結案時保存憑證。
主要關卡是“供應商仍然符合需要？”及“續約獲准而且價值已核准？”。第一個分支通向“規劃替換並確保供應持續”；第二個則可能需要“重新招標或送交不續約核准”。請按通知期及過渡的複雜程度，訂定覆核所需的提前時間。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- “在通知日期前觸發覆核”，其後是“檢查業務需求及供應商表現”。
- “供應商仍然符合需要？”，設有通向“規劃替換並確保供應持續”的路徑。
- “決定政策是否要求重新招標”與“磋商續約或展開採購活動”，分別是供應商與內部的交接。
- “續約獲准而且價值已核准？”，判斷不通過時走向“重新招標或送交不續約核准”。
- “核准修訂條款及資金”、“簽署延期或執行退出計劃”及“記錄新日期、責任及通知期”，構成受控的結案。
何時使用本範本
- 用來協定“在通知日期前觸發覆核”由誰負責，以及下一個角色需要甚麼資料。
- 當“供應商仍然符合需要？”的答案不明確，或決定在記錄之外作出時使用。
- 用來令“記錄新日期、責任及通知期”在稽核或營運檢視中清楚可見。
運作方式
指派決定負責人
把合約負責人、採購部、業務負責人、法律部及核准人這幾條泳道，換成貴機構實際的職能。若權限規則有要求，請令“供應商仍然符合需要？”的負責人與申請人分開。
設定關卡
按通知期及過渡的複雜程度，訂定覆核所需的提前時間。界定甚麼憑證足以支持“續約獲准而且價值已核准？”，以及誰可以授權例外。
連接下游記錄
把“記錄新日期、責任及通知期”連繫到相關的採購訂單、合約、供應商記錄或營運個案，並按文件政策訂定保存及覆核日期。
常見問題
供應商合約續約流程範本包括甚麼？
涵蓋在通知日期前觸發覆核、比較價格及市場替代方案、磋商續約或展開採購活動，以及記錄新日期、責任及通知期，設有兩個標示的判斷與重做路徑。
判斷規則可以更改嗎？
可以。請按通知期及過渡的複雜程度，訂定覆核所需的提前時間。在貴機構使用這張圖之前，可編輯關卡標籤、泳道及返回路徑。
應該保存哪些憑證？
保存“供應商仍然符合需要？”的輸入資料、“續約獲准而且價值已核准？”背後的憑證、核准或例外決定，以及結案記錄：“記錄新日期、責任及通知期”。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接供應商績效管理流程圖之後，並交接給供應商退場流程圖。
前置流程
- 供應商績效管理流程圖 — 可編輯的供應商績效管理泳道圖：由收集數據、確認指標到記錄檢討決定，附有角色分工、例外路徑與證據記錄。
- 採購合約流程 — 可編輯的採購合約泳道流程，由「確認授標、範圍及商業時間表」經「所需專業覆核已完成？」，直至有紀錄的結果，附有指定角色、例外路徑及證據。
後續流程
- 供應商退場流程圖 — 可編輯的供應商退場泳道流程，由“記錄到期、終止或暫停的觸發原因”，經“仍有未完成的供應或索償？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。