供應商退場流程圖
可編輯的供應商退場泳道流程，由“記錄到期、終止或暫停的觸發原因”，經“仍有未完成的供應或索償？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。
甚麼是供應商退場流程
工作流程由“記錄到期、終止或暫停的觸發原因”開始。接着的兩個步驟，“檢視未完成的採購訂單、庫存及責任”與“計劃最後付運、退貨及過渡”，建立有理據決定所需的資料。圖中把每次交接指派給一個角色，並在結案時保存憑證。
主要關卡是“仍有未完成的供應或索償？”及“存取權限及財務結算已確認？”。第一個分支通向“完成過渡並對賬結餘”；第二個則可能需要“在最終結案前上報未了責任”。供應商屬關鍵時，請把暫停與持續營運規劃協調好。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- “記錄到期、終止或暫停的觸發原因”，其後是“檢視未完成的採購訂單、庫存及責任”。
- “仍有未完成的供應或索償？”，設有通向“完成過渡並對賬結餘”的路徑。
- “解決發票、貸項及爭議”與“移除訂購及入口網站存取權限”，分別是供應商與內部的交接。
- “存取權限及財務結算已確認？”，判斷不通過時走向“在最終結案前上報未了責任”。
- “更新已核准供應商及主資料”、“通知內部負責人及供應商”及“存檔結案憑證及保存日期”，構成受控的結案。
何時使用本範本
- 用來協定“記錄到期、終止或暫停的觸發原因”由誰負責，以及下一個角色需要甚麼資料。
- 當“仍有未完成的供應或索償？”的答案不明確，或決定在記錄之外作出時使用。
- 用來令“存檔結案憑證及保存日期”在稽核或營運檢視中清楚可見。
運作方式
指派決定負責人
把合約負責人、採購部、供應商、財務部及資訊科技及風險部這幾條泳道，換成貴機構實際的職能。若權限規則有要求，請令“仍有未完成的供應或索償？”的負責人與申請人分開。
設定關卡
供應商屬關鍵時，請把暫停與持續營運規劃協調好。界定甚麼憑證足以支持“存取權限及財務結算已確認？”，以及誰可以授權例外。
連接下游記錄
把“存檔結案憑證及保存日期”連繫到相關的採購訂單、合約、供應商記錄或營運個案，並按文件政策訂定保存及覆核日期。
常見問題
供應商退場流程範本包括甚麼？
涵蓋記錄到期、終止或暫停的觸發原因、計劃最後付運、退貨及過渡、移除訂購及入口網站存取權限，以及存檔結案憑證及保存日期，設有兩個標示的判斷與重做路徑。
判斷規則可以更改嗎？
可以。供應商屬關鍵時，請把暫停與持續營運規劃協調好。在貴機構使用這張圖之前，可編輯關卡標籤、泳道及返回路徑。
應該保存哪些憑證？
保存“仍有未完成的供應或索償？”的輸入資料、“存取權限及財務結算已確認？”背後的憑證、核准或例外決定，以及結案記錄：“存檔結案憑證及保存日期”。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接供應商合約續約流程圖之後。
前置流程
- 供應商合約續約流程圖 — 可編輯的供應商合約續約泳道流程，由“在通知日期前觸發覆核”，經“供應商仍然符合需要？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。