Proces for offboarding af leverandører
Redigerbar swimlane for offboarding af leverandører fra “Registrér udløb, opsigelse eller suspension som udløser” via “Udestående leverancer eller krav?” til et dokumenteret udfald. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er proces for offboarding af leverandører?
Workflowet starter ved “Registrér udløb, opsigelse eller suspension som udløser”. De næste to trin, “Gennemgå åbne PO’er, lager og forpligtelser” og “Planlæg sidste levering, returnering og overgang”, skaber det grundlag, der kræves for en forsvarlig beslutning. Diagrammet tildeler hver overlevering en rolle og bevarer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste porte er “Udestående leverancer eller krav?” og “Adgang og økonomisk afslutning bekræftet?”. Den første gren fører til gennemfør overgang og afstem saldi; den anden kan kræve eskalering af åben forpligtelse før endelig afslutning. Koordinér suspension med kontinuitetsplanlægning, når leverandøren er kritisk.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Registrér udløb, opsigelse eller suspension som udløser efterfulgt af gennemgå åbne PO’er, lager og forpligtelser.
- Udestående leverancer eller krav? med en vej til at gennemføre overgang og afstemme saldi.
- Løs fakturaer, kreditnotaer og tvister og fjern adgang til bestilling og portal som adskilte overleveringer mellem leverandør og intern organisation.
- Adgang og økonomisk afslutning bekræftet? med eskalér åben forpligtelse før endelig afslutning, når beslutningen falder negativt ud.
- Opdatér godkendt leverandør og stamdata, underret interne ejere og leverandør og arkivér dokumentation for afslutning og opbevaringsdato som den kontrollerede afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Brug den til at aftale, hvem der ejer “Registrér udløb, opsigelse eller suspension som udløser”, og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Brug den, når svaret på “Udestående leverancer eller krav?” er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- Brug den til at gøre “Arkivér dokumentation for afslutning og opbevaringsdato” synligt i et audit eller en driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Kontraktejer, Indkøb, Leverandør, Økonomi og IT og risiko med jeres faktiske funktioner. Hold ejeren af “Udestående leverancer eller krav?” adskilt fra rekvirenten, hvor jeres beføjelsesregler kræver det.
Konfigurér portene
Koordinér suspension med kontinuitetsplanlægning, når leverandøren er kritisk. Definér, hvilken dokumentation der er tilstrækkelig til “Adgang og økonomisk afslutning bekræftet?”, og hvem der kan godkende en undtagelse.
Forbind de efterfølgende registreringer
Knyt arkivér dokumentation for afslutning og opbevaringsdato til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørregistrering eller driftssag. Fastsæt opbevarings- og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til offboarding af leverandører?
Den dækker registrér udløb, opsigelse eller suspension som udløser, planlæg sidste levering, returnering og overgang, fjern adgang til bestilling og portal samt arkivér dokumentation for afslutning og opbevaringsdato med to beslutninger med labels og veje til omarbejdning.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. Koordinér suspension med kontinuitetsplanlægning, når leverandøren er kritisk. Redigér portenes labels, swimlanes og returveje, før diagrammet tages i brug i jeres organisation.
Hvilken dokumentation bør opbevares?
Behold grundlaget for “Udestående leverancer eller krav?”, dokumentationen bag “Adgang og økonomisk afslutning bekræftet?”, godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: “Arkivér dokumentation for afslutning og opbevaringsdato”.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Proces for fornyelse af leverandørkontrakt.
Kommer før
- Proces for fornyelse af leverandørkontrakt — Redigerbar swimlane for fornyelse af leverandørkontrakt fra “Udløs gennemgang før opsigelsesdato” via “Er leverandøren fortsat egnet?” til et dokumenteret udfald. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.