Proceso de baja de proveedores
Diagrama de carriles editable de la baja de proveedores: de «Registrar el motivo de vencimiento, resolución o suspensión» a «¿Suministros o reclamaciones pendientes?» y un resultado documentado, con roles, excepciones y evidencias.
¿Qué es proceso de baja de proveedores?
El flujo empieza en «Registrar el motivo de vencimiento, resolución o suspensión». Los dos pasos siguientes, «Revisar pedidos abiertos, existencias y obligaciones» y «Planificar la entrega final, las devoluciones y la transición», establecen la información necesaria para una decisión defendible. El diagrama asigna cada traspaso a un rol y conserva las evidencias al cierre.
Las puertas principales son «¿Suministros o reclamaciones pendientes?» y «¿Cierre de accesos y financiero confirmado?». La primera rama lleva a completar la transición y conciliar los saldos; la segunda puede exigir escalar la obligación abierta antes del cierre definitivo. Coordina la suspensión con la planificación de continuidad cuando el proveedor sea crítico.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- «Registrar el motivo de vencimiento, resolución o suspensión», seguido de «Revisar pedidos abiertos, existencias y obligaciones».
- «¿Suministros o reclamaciones pendientes?», con una vía para «Completar la transición y conciliar los saldos».
- «Resolver facturas, abonos y disputas» y «Retirar los accesos de pedido y de portal» como traspasos distintos entre proveedor y equipo interno.
- «¿Cierre de accesos y financiero confirmado?», con «Escalar la obligación abierta antes del cierre definitivo» cuando la decisión no se supera.
- «Actualizar los datos maestros y de proveedores aprobados», «Avisar a los responsables internos y al proveedor» y «Archivar la evidencia de cierre y la fecha de conservación» como cierre controlado.
Cuándo usar esta plantilla
- Úsalo para acordar quién es responsable de «Registrar el motivo de vencimiento, resolución o suspensión» y qué información necesita el siguiente rol.
- Úsalo cuando la respuesta a «¿Suministros o reclamaciones pendientes?» no está clara o las decisiones se toman fuera del registro.
- Úsalo para que «Archivar la evidencia de cierre y la fecha de conservación» sea visible en una auditoría o en una revisión operativa.
Cómo funciona
Asigna los responsables de las decisiones
Sustituye los carriles Responsable del contrato, Compras, Proveedor, Finanzas y TI y riesgos por tus funciones reales. Mantén al responsable de «¿Suministros o reclamaciones pendientes?» separado del solicitante cuando lo exijan tus reglas de autoridad.
Configura las puertas
Coordina la suspensión con la planificación de continuidad cuando el proveedor sea crítico. Define qué evidencia basta para «¿Cierre de accesos y financiero confirmado?» y quién puede autorizar una excepción.
Conecta los registros posteriores
Vincula «Archivar la evidencia de cierre y la fecha de conservación» con el pedido de compra, el contrato, la ficha del proveedor o el caso operativo que corresponda. Fija los plazos de conservación y revisión según tu política documental.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la plantilla del proceso de baja de proveedores?
Cubre «Registrar el motivo de vencimiento, resolución o suspensión», «Planificar la entrega final, las devoluciones y la transición», «Retirar los accesos de pedido y de portal» y «Archivar la evidencia de cierre y la fecha de conservación», con dos decisiones etiquetadas y vías de retrabajo.
¿Se pueden cambiar las reglas de decisión?
Sí. Coordina la suspensión con la planificación de continuidad cuando el proveedor sea crítico. Edita las etiquetas de las puertas, los carriles y las vías de retorno antes de usar el diagrama en tu organización.
¿Qué evidencias conviene conservar?
Conserva la información de entrada de «¿Suministros o reclamaciones pendientes?», la evidencia que respalda «¿Cierre de accesos y financiero confirmado?», las aprobaciones o decisiones de excepción y el registro de cierre: «Archivar la evidencia de cierre y la fecha de conservación».
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso sigue a Proceso de renovación de contratos de proveedores.
Viene antes
- Proceso de renovación de contratos de proveedores — Diagrama de carriles editable de la renovación de contratos de proveedores: de «Activar la revisión antes de la fecha de preaviso» a «¿El proveedor sigue siendo adecuado?» y un resultado documentado, con roles, excepciones y evidencias.