Offboarding von Lieferanten
Bearbeitbarer Offboarding-Prozess für Lieferanten als Swimlane-Diagramm von „Ablauf, Kündigung oder Sperrung als Auslöser erfassen“ über „Offene Lieferungen oder Ansprüche?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Was ist offboarding von lieferanten?
Der Ablauf beginnt bei „Ablauf, Kündigung oder Sperrung als Auslöser erfassen“. Die nächsten beiden Schritte, „Offene Bestellungen, Bestände und Verpflichtungen prüfen“ und „Letzte Lieferung, Rücksendungen und Übergang planen“, schaffen die Informationsbasis für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und bewahrt die Nachweise bis zum Abschluss.
Die wichtigsten Entscheidungspunkte sind „Offene Lieferungen oder Ansprüche?“ und „Zugang und finanzieller Abschluss bestätigt?“. Der erste Zweig führt zu „Übergang abschließen und Salden abgleichen“, der zweite kann „Offene Verpflichtung vor dem endgültigen Abschluss eskalieren“ verlangen. Stimmen Sie eine Sperrung mit der Kontinuitätsplanung ab, wenn der Lieferant kritisch ist.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- „Ablauf, Kündigung oder Sperrung als Auslöser erfassen“, gefolgt von „Offene Bestellungen, Bestände und Verpflichtungen prüfen“.
- „Offene Lieferungen oder Ansprüche?“ mit einem Weg zu „Übergang abschließen und Salden abgleichen“.
- „Rechnungen, Gutschriften und Streitfälle klären“ und „Bestell- und Portalzugang entfernen“ als getrennte Übergaben zwischen Lieferant und interner Seite.
- „Zugang und finanzieller Abschluss bestätigt?“ mit „Offene Verpflichtung vor dem endgültigen Abschluss eskalieren“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt.
- „Freigegebene Lieferanten und Stammdaten aktualisieren“, „Interne Verantwortliche und Lieferant informieren“ und „Abschlussnachweis und Aufbewahrungsdatum archivieren“ als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie klären damit, wer „Ablauf, Kündigung oder Sperrung als Auslöser erfassen“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Sie setzen es ein, wenn die Antwort auf „Offene Lieferungen oder Ansprüche?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Dokumentation fallen.
- Sie machen damit „Abschlussnachweis und Aufbewahrungsdatum archivieren“ in einem Audit oder einer operativen Prüfung sichtbar.
So funktioniert es
Weisen Sie Entscheidungsverantwortliche zu
Ersetzen Sie die Bahnen Vertragsverantwortung, Einkauf, Lieferant, Finanzen sowie IT und Risiko durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Trennen Sie die verantwortliche Person für „Offene Lieferungen oder Ansprüche?“ vom Anfordernden, wenn Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Konfigurieren Sie die Entscheidungspunkte
Stimmen Sie eine Sperrung mit der Kontinuitätsplanung ab, wenn der Lieferant kritisch ist. Definieren Sie, welcher Nachweis für „Zugang und finanzieller Abschluss bestätigt?“ genügt und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Verbinden Sie nachgelagerte Aufzeichnungen
Verknüpfen Sie „Abschlussnachweis und Aufbewahrungsdatum archivieren“ mit der passenden Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantenstamm oder dem operativen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüftermine nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für das Offboarding von Lieferanten?
Sie umfasst „Ablauf, Kündigung oder Sperrung als Auslöser erfassen“, „Letzte Lieferung, Rücksendungen und Übergang planen“, „Bestell- und Portalzugang entfernen“ und „Abschlussnachweis und Aufbewahrungsdatum archivieren“, mit zwei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitspfaden.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Stimmen Sie eine Sperrung mit der Kontinuitätsplanung ab, wenn der Lieferant kritisch ist. Bearbeiten Sie Beschriftungen der Entscheidungspunkte, Swimlanes und Rückwege, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Grundlage für „Offene Lieferungen oder Ansprüche?“, den Nachweis hinter „Zugang und finanzieller Abschluss bestätigt?“, Genehmigungen oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis auf: „Abschlussnachweis und Aufbewahrungsdatum archivieren“.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Verlängerung von Lieferantenverträgen.
Kommt davor
- Verlängerung von Lieferantenverträgen — Bearbeitbarer Prozess zur Verlängerung von Lieferantenverträgen als Swimlane-Diagramm von „Prüfung vor dem Kündigungstermin auslösen“ über „Lieferant weiterhin geeignet?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.