Processus de retrait des fournisseurs
Couloir modifiable du processus de départ des fournisseurs, depuis « Déclencheur d'expiration, de résiliation ou de suspension du dossier » jusqu'à « Fournitures ou réclamations en cours ? » à un résultat documenté. Comprend les…
Qu'est-ce que le processus processus de retrait des fournisseurs ?
Le flux de travail commence au « Déclencheur d’expiration, de résiliation ou de suspension de l’enregistrement ». Les deux étapes suivantes, « Examiner les bons de commande ouverts, le stock et les obligations » et « Planifier la livraison finale, les retours et la transition », établissent les informations nécessaires à une décision défendable. Le graphique attribue un rôle à chaque transfert et conserve les preuves à la clôture.
Les principales portes sont « Approvisionnements ou réclamations en cours ? » et « Accès et clôture financière confirmés ? ». La première branche conduit à achever la transition et à réconcilier les équilibres ; la seconde peut nécessiter une escalade de l'obligation d'ouverture avant la fermeture définitive. Coordonner la suspension avec la planification de la continuité lorsque le fournisseur est critique.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Enregistrez le déclencheur d’expiration, de résiliation ou de suspension suivi d’un examen des positions ouvertes, des stocks et des obligations.
- Approvisionnement en souffrance ou réclamations ? avec un itinéraire pour une transition complète et réconcilier les équilibres.
- Résolvez les factures, les crédits et les litiges et supprimez les commandes et l’accès au portail en tant que fournisseurs distincts et transferts internes.
- Accès et clôture financière confirmés ? avec une obligation d'ouverture progressive avant la clôture définitive en cas d'échec de la décision.
- Mettre à jour les données de base et les fournisseurs approuvés, informer les propriétaires internes et les fournisseurs et archiver les preuves de clôture et la date de conservation en tant que clôture contrôlée.
Quand utiliser ce modèle
- Utilisez-le pour convenir à qui appartient le « déclencheur d’expiration, de résiliation ou de suspension de l’enregistrement » et de quelles informations le rôle suivant a besoin.
- Utilisez-le lorsque la réponse à la question « Fournitures ou réclamations en suspens ? » n’est pas clair ou les décisions sont prises en dehors du dossier.
- Utilisez-le pour rendre visibles les « preuves de clôture des archives et la date de conservation » lors d’un audit ou d’une revue opérationnelle.
Comment cela fonctionne
Attribuer des propriétaires de décision
Remplacez les domaines Propriétaire du contrat, Approvisionnement, Fournisseur, Finances, Informatique et Risques par vos fonctions réelles. Conserver le propriétaire de « Fournitures ou réclamations en cours ? » distinct du demandeur lorsque vos règles d'autorité l'exigent.
Configurer les portes
Coordonner la suspension avec la planification de la continuité lorsque le fournisseur est critique. Définissez quelles preuves sont suffisantes pour « Accès et clôture financière confirmés ? » et qui peut autoriser une exception.
Connecter les enregistrements en aval
Reliez les preuves de clôture des archives et la date de conservation au bon de commande, au contrat, au dossier du fournisseur ou au cas opérationnel concerné. Définissez les dates de conservation et de révision dans votre politique documentaire.
Questions fréquentes
Que comprend le modèle de processus de départ des fournisseurs ?
Il couvre l'expiration des enregistrements, le déclenchement de la résiliation ou de la suspension, la planification de la livraison finale, les retours et la transition, la suppression des commandes et de l'accès au portail, ainsi que l'archivage des preuves de fermeture et de la date de conservation, avec deux décisions étiquetées et des chemins de retouche.
Les règles de décision peuvent-elles être modifiées ?
Oui. Coordonner la suspension avec la planification de la continuité lorsque le fournisseur est critique. Modifiez les étiquettes de porte, les couloirs et les chemins de retour avant d'utiliser le graphique dans votre organisation.
Quelles preuves retenir ?
Conservez les données saisies dans « Fournitures ou réclamations en cours ? », les preuves derrière « Accès et clôture financière confirmées ? », les approbations ou les décisions d'exception, et le dossier de clôture : « Archiver les preuves de clôture et la date de conservation ».
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Processus de renouvellement des contrats fournisseurs.
Précède
- Processus de renouvellement des contrats fournisseurs — Couloir modifiable du processus de renouvellement du contrat du fournisseur, de « Déclencher l'examen avant la date de préavis » jusqu'à « Le fournisseur reste-t-il adapté à son objectif ? » à un résultat documenté. Comprend les rôles…