帶加權評分的供應商甄選流程圖
供應商甄選流程圖範本：長名單、RFI 入圍名單、RFQ 加權評分、實地考察、總擁有成本比較，以及一份站得住腳的甄選建議。
甚麼是帶加權評分的供應商甄選流程
供應商甄選是採購中這樣一個部分：不止一家供應商被拿來對照同一項需求加以衡量，而機構事後必須能夠解釋這個結果。幾乎全部的困難都集中在兩處。第一處是先後次序：在讀過投標之後才寫下來的準則與權重，已經不再是準則了，它們是一份事後說辭，而所有參與其中的人都心知肚明。第二處是比較的基準，因為最低的投標價格和五年下來最低的持有成本，經常指向兩家不同的供應商，而其中只有一個數字會出現在報價單上。
這個流程比它聽上去要窄，而界線很重要。它不涉及究竟要不要競爭這個決定——這項需求走直接授標、三份報價、完整招標還是有理由支撐的單一來源，是另一組獨立的測試，由供應商甄選決策樹覆蓋。它也不是端到端的採購流程；後者起步更早，由資金與自製或外購開始，並在授標之後繼續走入合約、交付與供應商績效評估。它還止步於其後的那些行政工作之前：把選中的供應商放上合資格供應商名單，是供應商審批流程；建立供應商主檔並核實銀行資料，是供應商開戶；開出訂單，是採購訂單流程。選定一家供應商與能夠向一家供應商付款並不是同一件事，把兩者合併，正是一個評標結果悄悄變成一條可付款供應商紀錄的原因。
以下這張圖覆蓋的是競爭本身，鋪在五條泳道——需求部門、採購、技術評審人、財務與供應商——和七個階段上，由需求一直到甄選。它把三條在你們用得上它們之前就需要有議定答案的分支畫了出來：RFI 是否收到足夠多的合資格回覆，以至於根本能夠形成入圍名單；評分是否給出一個明確的首選供應商，還是一個需要澄清的接近結果；以及甄選建議是獲批准還是被發回。向落標方提供回覆是圖上的一個步驟，而不是一個事後想起的動作，因為它既是最常被略過的部分，也是最容易被質疑的部分。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條泳道——需求部門、採購、技術評審人、財務與供應商——橫跨七個階段：需求、市場與準則、RFI 與入圍名單、RFQ 與投標、評標、盡職審查，以及甄選
- 在任何人走向市場之前必須先完成的那一組準備工作：需求部門給出規格與期望達成的結果，採購完成市場調研與長名單，技術評審人議定評標準則與權重，財務訂定預算與成本模型
- 一個帶有真實分支的 RFI 階段：供應商提交 RFI 回覆，其後「合資格回覆是否足夠？」把「入圍」送往 RFQ，把「太少」退回市場調研與長名單，而不是拿著一個從來就不成立的競爭範圍硬跑一場比較
- 在投標提交處的一次刻意拆分：「在截止期限前提交投標」沿兩條具名路徑分開——「技術」走向對照議定準則評分的評審人，「商務」走向對條款與價格評分的採購——這樣技術意見就是在沒有價格擺在眼前的情況下形成的
- 「有明確的首選供應商嗎？」這道打破平局的判斷：「明確」繼續走向諮詢人查核與實地考察，「分數接近」走向「進行澄清或第二輪」，它退回投標提交以取得修訂後的投標，而不是事後去調整權重。一條註釋把「明確」界定為排名前兩位的加權總分之間一個議定的差距
- 收尾的次序：諮詢人查核與實地考察、財務的總擁有成本比較、彙編成一份文件的甄選建議、「甄選建議獲批准了嗎？」這道關口（其「發回」分支重新進入澄清）、作為一個明確步驟的向落標方提供回覆，以及作為終點的「已選定首選供應商」
何時使用本範本
- 你們正在進行一次競爭性比較，希望在任何一份投標被開啟之前，準則、權重與評分標尺就已經定下來
- 評標一次又一次歸結為報價面上的價格，因為一開始就沒有人建立起一個可比較的總成本模型
- 兩份投標的最終得分只差一分，而當時並沒有議定過接下來該怎麼辦
- 審核員、客戶或一位落標方問起某家供應商是如何選定的，而誠實的答案是一份現在誰也重建不出來的試算表
- 你們正在把供應商甄選與供應商審批、開戶分開，好令贏下一次評標本身不再直接生成一條已合資格、可付款的供應商紀錄
運作方式
把範本作為圖表開啟
開啟供應商甄選流程範本，並把它用作一張新圖表。沒有任何東西是固定的：每條泳道、每個步驟、每個分支標籤與每條註釋都可以重新命名、移動或刪除，以貼合你們機構實際運行一次評標的方式。
改名泳道，並寫明評審小組由誰組成
用你們真實的角色替換需求部門、採購、技術評審人、財務與供應商。技術評審人通常是一個小組而不是一個人，因此請記下由誰組成，並且對每一份投標都是同一批人。一位在評分開始之後才加入的評審人，會把自己的另一把標尺一併帶進來。
在走向市場之前鎖定準則與權重
「議定評標準則與權重」被刻意放在 RFQ 之前。把準則、權重與評分標尺，連同標尺上每一檔分數的含義一起寫進註釋，並記下它們獲議定的日期。在投標送達之後才訂定的準則，無論面對落標方還是覆核人都無法辯護；公營機構通常還必須事先公布授標準則並按公布的內容執行，因此具體規則請取自你們所在司法管轄區的採購法規，而不是取自本範本。
把強制性要求與評分準則分開
請把通過或不通過的要求——技術規格、對本範圍有效的認證、保險、資料保護責任——擋在加權矩陣之外，並在評分開始之前就檢驗它們。在一個評分矩陣內部，一項不通過的強制性要求可以被一個漂亮的價格抵消，而這是供應商評標中最常見的缺陷。
界定「明確的首選供應商」是甚麼意思
把差距寫進「有明確的首選供應商嗎？」的註釋裡：排名前兩位的加權總分之間要相距多遠，結果才算明確；以及當它們不夠遠時由誰去決定。請在看到分數之前就議定這一點。「分數接近」分支會進行一次澄清或第二輪，並帶著修訂後的投標返回，這對一個接近的結果是站得住腳的回應；而在總分已經可見之後重新調整矩陣權重，則不是。
搭建各份投標據以比較的總成本模型
請在「訂定預算與成本模型」處而不是在「比較總擁有成本」處確定這個模型，這樣每一份投標都在同一個基準上被定價。把各項要素寫明——採購價格、實施、培訓、授權、耗材、維護與支援、退出與棄置——以及它們被拿來比較的年期。寫明貨幣，並寫明當各份投標不是同一貨幣時，匯率與指數化如何處理。
決定告訴落標方甚麼，然後把圖發出去
請事先議定回覆步驟的內容：他們在每一項準則上的得分、這些得分背後的理由，以及不透露其他投標方價格或方案的任何資訊。一致的回覆是令供應商下一次仍然願意來投標的原因，而不一致的回覆則會把一次落標變成一宗投訴。其後把圖發給採購、財務以及圖上點名的每一位評審人，留存他們的批准，並把它置於版本管理之下，這樣你們就能說明某一次甄選作出的那一天適用的是哪個版本的準則。
常見問題
甚麼是供應商甄選流程？
它是把互相競爭的供應商對照同一項需求進行結構化比較，最終得出一份能夠被解釋的建議。在本頁的流程中，它由一項已批准的需求和一份寫下來的規格出發，經過市場調研與長名單，一次產出入圍名單的 RFI，一份在評標準則與權重已經鎖定之後發給該入圍名單的 RFQ 或招標文件，分開進行的技術與商務評分，一次關於結果是明確還是接近的檢查，諮詢人查核與實地考察，總擁有成本比較，以及一份提交批准人的甄選建議。它刻意止步於建議獲批准的那一刻：簽約、供應商審批、開戶與落單都是各自獨立的流程。
它與供應商甄選決策樹或採購流程圖有甚麼分別？
三份文件，三個問題。供應商甄選決策樹回答的是一項需求有資格走哪條採購路徑——直接授標、三份報價、完整招標，還是有理由支撐的單一來源——以及誰有資格作出這個決定。本頁在那個答案是「拿去競爭」之後接手，覆蓋這場競爭實際如何運行、如何評分。採購流程圖比兩者都寬：它由需求與自製或外購的判斷開始，納入資金與通往市場的路徑，並在授標之後繼續走入合約、交付、付款與供應商績效評估。多數機構三者都需要，但把它們分開處理，可以避免評標的具體機制被埋進一個寫著「揀選供應商」的方格裡。
評標準則與權重應當在甚麼時候議定，之後還能改嗎？
在 RFQ 或招標文件發出之前，最好是在接觸市場之前，這也正是它們在本圖中所處的位置。請把它們隨文件一併公布，好令投標方知道被衡量的是甚麼、每一項準則值多少分。投標一經開啟，就應當視為已鎖定。如果準則中確實發現了錯誤——權重加不起來，或者某項準則事實上無法衡量——站得住腳的更正方式是向全體投標方重新發出並容許提交修訂後的投標，而不是悄悄調整矩陣並重新計分。公營機構的空間還要更小：授標準則通常必須事先公布並按公布的內容執行，具體規則來自你們所在司法管轄區的採購法規。
兩份投標分數幾乎一樣時該怎樣處理？
在看分數之前就決定「幾乎一樣」是甚麼意思，然後照著你們議定的路徑走。在本圖中，「有明確的首選供應商嗎？」這道判斷有一條「分數接近」分支，它會進行一次澄清或第二輪，並返回投標提交，從而令兩家供應商回答同樣的問題、按同樣的準則重新評分。要避免的是那種反射性的補救：在已經看得出某條規則對哪家供應商有利之後，再去加入一項準則、修改一個權重或引入一條打破平局的規則。如果第二輪之後仍然是真正的平局，那麼一條事先議定的打破平局規則——例如以技術得分較高者勝出——是站得住腳的，正因為它是先寫下來的。
是否總應當由最低價中標？
只有當價格是唯一準則時才如此，而它很少是。本圖把技術與商務分開評分，其後在彙編建議之前比較總擁有成本，因為報出的價格只是機構將要支付的一部分。實施、培訓、授權、耗材、維護、日後更換供應商的成本與棄置，常常會改變排序，而一家在報價單上看起來最便宜的供應商，在整個年期裡可能是最貴的。真正重要的規則是可比性：每一份投標都按同樣的要素、同樣的期間、同樣的假設來定價。
一次供應商甄選應當留下哪些紀錄？
足以在不依賴任何人記憶的情況下重建這個決定：規格、準則與權重及其獲議定的日期、長名單以及入圍名單是如何由 RFI 得出的、每一項評分及其背後的理由、發給全體投標方的所有澄清問答、總成本比較、甄選建議、批准，以及向落標方所作回覆的紀錄。ISO 9001:2015 的 8.4 條款要求機構確定並應用對外部供應方進行評價、選擇、監視與再評價的準則，並保留有關結果的文件化資訊，不過它既不規定準則，也不規定權重或流程。