供應商評估流程圖（持續表現）
面向已經在用的供應商的評估流程圖：品質、交付、價格與服務 KPI，記分卡，檢討會，改善計劃，以及剔出名冊。
運作方式
打開範本並重新命名泳道
把採購、品質、收貨與營運、財務與供應商換成你們實際擁有的職能。如果一個人同時管品質和收貨，就把這兩條泳道合併，而不是留下一條幾乎是空的。即使供應商永遠看不到這張圖，也要保留供應商泳道：它標出了那兩個取決於你們機構以外某個人的步驟，而整個周期通常正是卡在那裡。
把你們的 KPI 和門檻寫進圖裡
用「確認 KPI 與評估期間」上的註釋，記錄合約或服務協議裡已經存在的那些指標，並把每一個都界定得毫不含糊——準時交付率是對照最初確認的日期還是修訂後的日期、是按整張單還是按行、是按收貨日期還是按入賬日期。然後在「表現是否達標？」上放一個真實的門檻，由品質與採購共同議定，並訂明它適用於哪一段評估期間。
在期間開始之前議定記分卡的權重
決定品質、交付、價格與服務各佔多少權重，並把它公開。資料到手之後才敲定的權重，看上去就像答案是先揀好的。把指標數量控制得足夠少，令每一個都可以由系統取出來、而不是靠人手拼湊，並在「計算供應商記分卡」上註明由誰編製、取自哪份報表。
界定有條件狀態究竟限制了甚麼
有條件狀態只有在真的咬得住時才有用。在那一步上寫清楚它在你們機構裡代表甚麼：不再派發新工作或新料號、只限指定的類別或地點、到貨檢驗由你們付款還是由對方付款，以及一個固定的覆檢日期，而不是任由它悄悄失效。
訂定呈報的決定權與退出途徑
指名誰可以批准剔出名冊、誰必須被諮詢——通常是品質與預算負責人，而不是採購員一個人。在動用這條分支之前先核對合約裡的通知條款；如果這間供應商是單一供應商，還要額外加一步，因為在沒有合資格替代方案的情況下剔出名冊，是把問題挪了個地方，而不是解決了它。
常見問題
供應商評估和供應商批准有甚麼分別？
批准決定的是一間供應商到底可不可以被使用，以及可以用在哪些類別、地點或料號上。評估問的是一間已經在用的供應商在一段訂明的期間裡表現如何，並產出一份帶著結果的評價。兩者跑在不同的時鐘上：批准發生一次，之後周期性更新；評估則每個周期都重複一次。把兩者分開，可以避免一條處於活躍狀態的供應商紀錄悄悄被讀成一張空白支票式的批准。第一個問題請用供應商審批流程範本，第二個問題用這一份。
供應商應該多久評估一次？
按關鍵程度和採購金額來設定頻率，而不是給所有人同一個間隔：對那少數幾間可以令生產停頓或令你們違背客戶承諾的供應商，做頻繁的正式評估；對長尾則做一次較輕量的年度檢討。把這個間隔記錄在合資格供應商名冊的條目上，這樣它就不必倚賴某個人的日曆。同時亦要加上事故觸發條件——這正是這張圖第二條分支的用途——因為嚴重的失誤很少會等到評估日期。ISO 9001:2015 要求對外部供應者進行監察和重新評價，但沒有規定間隔，因此節奏由你們自己界定並說明理由。
供應商記分卡應該量度甚麼？
四個家族基本就夠了。品質：缺陷或不符合項比率、被拒批次、糾正措施的回應時間。交付：準時而且齊備的交付表現，以及對所報交付周期的遵守情況。價格：對照議定價目的價格，加上供應商在其他地方給你們造成的成本，例如返工、趕急和生產線停頓。服務：回應速度、文件準確性以及問題的處理方式。盡可能由合約裡取用這些指標，把清單保持得足夠短、可以由系統取數，並為它們設定權重，令一個漂亮的價格無法掩蓋一個品質問題。
供應商應該在檢討會之前看到記分卡嗎？
應該，而且這張圖把它做成了一個獨立的步驟。提前把初稿發過去，給了供應商質疑某個數字、或者補充你們並不掌握的背景的機會——例如一次因為你們改了規格而造成的延誤。這樣會議就可以談原因和措施，而不是談誰的資料才對。它同時亦消除了改善計劃最終不了了之的最常見藉口，也就是供應商從來沒有認可過背後的那些數字。
如果一間供應商一直達不到改善目標，會怎樣？
那就是呈報分支。在一次複檢未通過之後，「是否持續未達標？」給出三個有據可查的答案：在進展真實但緩慢時，用修訂後的里程碑延長計劃；把供應商轉為有條件狀態，限制範圍並加嚴檢驗；或者剔除該供應商並就該類別重新招標。三者最終都會落到合資格供應商名冊的一次更新上，好令紀錄反映實際的決定。在剔出名冊之前，請核對合約裡的通知條款，以及是否存在合資格的替代方案，尤其是在這間供應商是單一供應商的情況下。