Organigramme du processus d'évaluation des fournisseurs (performance continue)
Organigramme du processus d'évaluation des fournisseurs déjà utilisés : KPI qualité, livraison, coût et service, scorecard, revue, plan d'amélioration, déréférencement.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus d'évaluation des fournisseurs (performance continue) ?
L'évaluation des fournisseurs est ce que vous faites aux fournisseurs auprès desquels vous achetez déjà. Selon un cycle défini, ou lorsque quelque chose ne va pas, vous déterminez à quoi ressemblait réellement la dernière période (défauts et non-conformités, livraisons aux dates confirmées, prix par rapport au calendrier convenu, comment le fournisseur s'est comporté lorsque vous aviez un besoin urgent de quelque chose), vous l'évaluez par rapport aux KPI du contrat et décidez de la suite. Le résultat utile est une note accompagnée d’une conséquence, pas un rapport.
Il ne s’agit pas de sélection du fournisseur, ni d’approbation du fournisseur. La sélection choisit entre les options pour une exigence qui n'a pas encore été définie et qui est couverte par l'arbre de décision de sélection du fournisseur. L'approbation décide si un fournisseur peut être utilisé et pour quelles catégories et sites, couverts par le processus d'approbation du fournisseur, tandis que l'intégration du fournisseur établit le contrat, vérifie les coordonnées bancaires et les données de base qui rendent un nouveau fournisseur payable. Le degré de diligence raisonnable qu'un tiers garantit est encore une fois un jugement différent, dans l'évaluation des risques du fournisseur. Cette page commence après tout cela : le fournisseur est sur la liste, les commandes affluent et la question est de savoir si cela doit rester inchangé.
Deux choses interrompent généralement un processus d’évaluation d’un fournisseur. Le premier concerne les données. Trois fonctions en détiennent différentes parties, la livraison à temps est mesurée selon la date qui convient à la personne qui compile les chiffres, et la réunion d'examen est ensuite consacrée à discuter des chiffres plutôt que des causes. La seconde est la conséquence. De nombreuses organisations produisent consciencieusement des tableaux de bord et ne disposent d'aucun chemin documenté entre un mauvais score et quelque chose qui se passe réellement. Les fournisseurs déterminent donc au bout d'un cycle ou deux que la note est décorative. Le tableau ci-dessous aborde les deux : quatre extractions de données parallèles avec des propriétaires nommés et une décision de seuil qui conduit à un plan d'amélioration, une nouvelle vérification et une branche d'escalade se terminant par un statut conditionnel ou une radiation. La clause 8.4.1 de la norme ISO 9001 : 2015 attend d'une organisation qu'elle définisse des critères pour surveiller les performances des prestataires externes et les réévaluer, et qu'elle conserve des enregistrements des résultats et de toutes les actions qui en découlent. Il ne prescrit aucun flux particulier ni aucun intervalle, alors considérez cela comme un point de départ pour vous adapter plutôt que comme un système de conformité en soi.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq voies de rôle (Approvisionnement, Qualité, Réception et opérations, Finances et Fournisseur) réparties en six étapes : Déclencheur, Collecte de données, Tableau de bord, Examen, Amélioration et Résultat.
- Deux manières d'entrer dans « Planifié ou piloté par événement ? » : la branche planifiée va directement à la confirmation des KPI et de la période de révision, tandis que la branche d'événement enregistre d'abord l'événement de performance déclencheur dans le couloir Qualité, de sorte qu'une revue hors cycle laisse le même enregistrement qu'une revue planifiée.
- Quatre extractions de données parallèles, une par famille de KPI et une par fonction : données de défauts et de non-conformités de la qualité, données de livraison et de délais de la réception et des opérations, écarts de prix et de coûts de la finance, et évaluation du service et de la réactivité de l'approvisionnement.
- Une carte de pointage calculée par rapport aux KPI convenus, puis envoyée au fournisseur pour une réponse écrite avant la réunion, de sorte que l'examen discute des causes plutôt que des chiffres exacts.
- « La performance atteint le seuil ? » après la réunion d'examen des fournisseurs, où Rencontre passe directement à la mise à jour de la liste des fournisseurs approuvés, et ci-dessous ouvre un plan d'amélioration avec des jalons, des actions correctives côté fournisseur et un message « Objectifs d'amélioration atteints ? » revérification qui renvoie un fournisseur récupéré à la même mise à jour de liste.
- Une escalade à trois à « Échec persistant ? (étendre le plan et revenir en arrière, placer le fournisseur sous statut conditionnel, ou supprimer la liste et resourcer la catégorie) avec chaque résultat convergeant vers la mise à jour de la liste des fournisseurs approuvés et les résultats alimentant la prochaine décision d'approvisionnement.
Quand utiliser ce modèle
- Vous disposez d'une liste de fournisseurs approuvés, mais vous n'avez aucun moyen reproductible de vérifier si les fournisseurs qui y figurent sont toujours performants.
- La qualité, la réception et les finances détiennent chacune une partie du tableau de performance, et personne ne l'assemble avant la réunion d'examen.
- Des fiches de notation sont produites, mais une note médiocre ne donne aucune conséquence. Les fournisseurs ont donc appris que la notation n'entraîne aucune conséquence.
- Un client, un organisme de certification ou un auditeur interne vous a demandé comment vous surveilliez et réévaluiez les fournisseurs, et la preuve honnête est une trace de courrier électronique.
- Vous convenez de qui peut placer un fournisseur sous statut conditionnel ou en retirer un de la liste, et à quel moment cette décision revient à l'acheteur.
Comment cela fonctionne
Ouvrez le modèle et renommez les voies
Remplacez les Achats, Qualité, Réception et opérations, Finances et Fournisseur par les fonctions dont vous disposez réellement. Si une personne s’occupe de la qualité et de la réception, fusionnez ces voies plutôt que d’en laisser une presque vide. Conservez la ligne Fournisseur même si le fournisseur ne voit jamais le graphique : il marque les deux étapes qui dépendent d'une personne extérieure à votre organisation, et c'est là que le cycle s'arrête généralement.
Écrivez vos KPI et le seuil sur le graphique
Utilisez la note « Confirmer les KPI et la période de révision » pour enregistrer les mesures qui existent déjà dans le contrat ou le contrat de service, et définir chacune d'elles sans ambiguïté : livraison à temps par rapport à la date initialement confirmée ou à la date révisée, en totalité ou par ligne, date de réception ou date de réservation. Ensuite, fixez un véritable seuil sur « La performance atteint le seuil ? », convenu conjointement par la Qualité et les Achats, et indiquez la période d'examen à laquelle il s'applique.
Convenir des pondérations du tableau de bord avant le début de la période
Décidez de la manière dont la qualité, la livraison, le coût et le service sont pondérés et publiez-le. Les pondérations établies après l'arrivée des données semblent que la réponse a été choisie en premier. Gardez le nombre de mesures suffisamment petit pour que chacune puisse provenir d'un système plutôt que reconstruit à la main, et notez sur « Calculer la carte de pointage du fournisseur » qui la compile et à partir de quel rapport.
Définir quel statut conditionnel restreint réellement
Le statut conditionnel ne fonctionne que s'il mord. À cette étape, notez ce que cela signifie dans votre organisation : pas de nouvelle activité ni de nouveaux numéros de pièces, catégories ou sites nommés uniquement, inspection à la réception à vos frais ou aux leurs, et une date fixe à laquelle le statut est réexaminé plutôt que laissé tranquillement expirer.
Définir l'autorité d'escalade et la voie de sortie
Nom qui peut approuver la radiation et qui doit être consulté : généralement la qualité et le responsable du budget, pas l'acheteur seul. Vérifiez les dispositions de préavis dans le contrat avant que la succursale ne soit utilisée et ajoutez votre propre étape si un fournisseur est à source unique, car la radiation sans remplacement qualifié déplace le problème plutôt que de le résoudre.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre l’évaluation et l’approbation du fournisseur ?
L'approbation décide si un fournisseur peut être utilisé et pour quelles catégories, sites ou numéros de pièces. L'évaluation demande comment un fournisseur déjà utilisé s'est comporté sur une période définie et produit une note accompagnée d'un résultat. Ils fonctionnent selon des horloges différentes : l'approbation a lieu une seule fois et est actualisée périodiquement, l'évaluation se répète à chaque cycle. Les garder séparés empêche un enregistrement de fournisseur actif de se lire discrètement comme une approbation globale. Utilisez le modèle de processus d'approbation des fournisseurs pour la première question et celui-ci pour la seconde.
À quelle fréquence les fournisseurs doivent-ils être évalués ?
Définissez la fréquence en fonction du degré de criticité et des dépenses plutôt que d'appliquer un intervalle à tout le monde : des examens formels fréquents pour les quelques fournisseurs qui peuvent arrêter la production ou rompre un engagement client, et un examen annuel plus léger pour la longue traîne. Enregistrez l'intervalle sur l'entrée de la liste des fournisseurs approuvés afin qu'il ne dépende pas du calendrier de quelqu'un. Ajoutez également des déclencheurs d'événements, ce à quoi sert la deuxième branche de ce graphique, car les échecs graves attendent rarement la date de révision. ISO 9001:2015 exige le suivi et la réévaluation des prestataires externes mais ne fixe aucun intervalle, c'est donc à vous de définir et de justifier la cadence.
Que doit mesurer une fiche d’évaluation d’un fournisseur ?
Quatre familles en couvrent la majeure partie. Qualité : taux de défauts ou de non-conformités, lots rejetés, délai d'exécution des actions correctives. Livraison : exécution ponctuelle et complète et respect des délais de livraison indiqués. Coût : prix par rapport au calendrier convenu, plus les coûts que le fournisseur vous impose ailleurs en raison de reprises, d'accélérations ou d'arrêts de ligne. Service : réactivité, précision de la documentation et gestion des problèmes. Dans la mesure du possible, prenez les mesures du contrat, gardez la liste suffisamment courte pour pouvoir être extraite des systèmes et pondérez-les afin qu'un prix élevé ne puisse pas masquer un problème de qualité.
Le fournisseur doit-il voir la fiche d’évaluation avant la réunion d’examen ?
Oui, et ce tableau en fait une étape. L'envoi du projet à l'avance donne au fournisseur la possibilité de contester un chiffre ou un contexte d'approvisionnement que vous n'avez pas, comme un retard que vous avez causé en modifiant une spécification. La réunion peut alors porter sur les causes et les actions plutôt que sur les données correctes. Cela élimine également l’excuse la plus courante pour expliquer qu’un plan d’amélioration n’aboutit à rien, à savoir que le fournisseur n’a jamais accepté les chiffres sous-jacents.
Que se passe-t-il lorsqu'un fournisseur continue de manquer ses objectifs d'amélioration ?
C'est la branche d'escalade. Après une nouvelle vérification échouée, « Échec persistant ? » propose trois réponses documentées : étendre le plan avec des jalons révisés où les progrès sont réels mais lents, faire passer le fournisseur à un statut conditionnel avec une portée restreinte et une inspection accrue, ou radier la catégorie et resourcer la catégorie. Tous trois se terminent par une mise à jour de la liste des fournisseurs approuvés, de sorte que le dossier reflète ce qui a été décidé. Avant de radier la liste, vérifiez les conditions de préavis dans le contrat et s'il existe une alternative qualifiée, en particulier lorsque le fournisseur est à source unique.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus d'approbation des fournisseurs de produits… et passe le relais à Organigramme du processus de renouvellement de contrat (fenêtre de préavis….
C'est une étape de Qualité des fournisseurs.
Étape 1: Organigramme d'évaluation des risques liés aux fournisseurs (arbre de décision)
Étape 2: Organigramme du processus de sélection des fournisseurs avec notation pondérée
Étape 3: Modèle d'organigramme du processus d'approbation des fournisseurs
Étape 4: Organigramme du processus d'inspection à l'arrivée (qualité des marchandises)
Étape 5: Organigramme du processus d'action corrective du fournisseur (SCAR, problème…
Étape 6: Organigramme du processus d'audit des fournisseurs (audit de seconde partie)
Modèle d'organigramme du processus d'audit des fournisseurs : programme d'audit basé sur les risques, notification et ordre du jour, dossier de pré-audit, réunion d'ouverture, échantillonnage des preuves, conclusions notées, plan…
Étape 7: Organigramme du processus d'évaluation des fournisseurs (performance continue) Vous êtes ici
Organigramme du processus d'évaluation des fournisseurs déjà utilisés : KPI qualité, livraison, coût et service, scorecard, revue, plan d'amélioration, déréférencement.