合同续签流程图（从通知窗口到签署续签）
合同续签流程图：续签预警、责任人核查、通知期截止日、支出与履约评审，原条件续签、重新谈判、重新招标或到期终止，按授权权限审批、签署并更新台账。
运作方式
把泳道改成你们自己的组织
把合同责任人、采购、财务、审批人、法务和供应商换成你们真实存在的角色。让合同责任人与采购保持分开：一个握着业务需求，另一个运行流程；把两者合并，正是续签最后变成“谁回了供应商的邮件谁就说了算”的原因。规模较小的组织会把法务并入外部顾问、把审批人并入某位总监；这时请合并泳道，而不是在图里留一条从不做事的泳道。按决策者而不是按具体的人来划泳道，这样一次组织调整不会让整张图作废。
把预警挂在通知期截止日上，而不是到期日上
从通知期截止日往回倒推。拿到期日减去通知期，再减去评审和审批在你们这里真正需要的时间——多数组织还要再留 6 到 12 周。那个时点，而不是到期前 90 天，才是“触发续签预警”应该响的时候。把通知期截止日作为台账里一个独立字段存起来，而不是让它留在某个人的脑子里；金额高的、会自动续期的合同，提前量要比其余合同更长。
定义评审必须产出的那份续签材料
先定下“调取支出、用量与价格基准”在任何人开口与供应商谈之前必须给出什么：实际支出与合同金额的对比，实际消耗与当初采购量的对比，合同期内每一年实际执行的指数调价以及它本应挂钩的那个指数，已产生的与已实际索取的服务补偿，未决问题，还有一个当下的市场比价。每一个数字都要有具名的负责人。如果这份材料是在会上现攒的，那它一定是用供应商给的数字攒出来的——而这正是你们想避开的局面。
把你们真实的门槛写到权限决策上
在你们书面的审批层级以数字形式附上去、并且每一层都有具名角色之前，“是否在授权审批权限内？”只是一个空框。“确认续签金额与预算覆盖”那里也要写明估值口径：整个续签期限的金额、其中包含的任何选择权、已知的可变支出，以及复利累积后的调价——而不是与去年的差额，因为正是那种算法让一份大额合同凭一个小涨幅被一路挥手放行。再加上几条不看金额也要升级的触发条件：责任不设上限、涉及个人信息处理、排他性、期限长于你们的标准，或者供应商已经处在整改期内。
约定通知如何送达，以及退出到底包含什么
把机制写到“以书面形式送达解约通知”上：合同要求的形式，必须送达的法律主体和地址，由谁签发，以及送达凭证如何保存。然后用你们真实的义务把“规划退出、数据返还与过渡”填满——以可用格式导出数据以及事后的删除，设备或钥匙的归还，知识交接，合同已经约定供应商必须提供的任何终止协助，以及最终结算开票。这两步都落在离开的那几条路径上，而且在供应商还想要这次续签的时候谈，比在他们已经知道自己出局之后谈，要容易得多。
找真正跑这条流程的人走一遍，然后发布
把定稿的图拿给一位合同责任人、一位采购、掌管台账的那个人，以及真正签字的那位，一起把一份正在进行的续签从头到尾走一遍。要问图哪里错了，而不是问看着行不行；分歧会落在通知期截止日、估值口径，以及谁有权对供应商说不这三处。改正它，补上门槛数字和台账字段，然后发布该版本并保留此前的版本，让日后打开它的人知道自己看的是哪一版。
常见问题
合同续签流程包含哪些步骤？
一套可行的顺序是：按通知期截止日而不是到期日发出续签预警；确认合同仍有具名责任人，没有就改派；从合同文本本身读出期限、通知期和续签机制；检查通知窗口是否仍然打开；调取支出、用量、指数调价与市场比价数据；评审履约表现以及需求是否还在；决定路径——原条件续签、重新谈判、重新招标，还是到期终止；提出并谈判价格与条款的修改；让法务只审查发生了变化的部分；按全周期口径给续签估值并确认预算；对照授权审批权限检验，超出层级的向上升级；签署并交换文本；然后更新台账、采购系统和预算，并把提醒重置到新的通知期截止日上。退出路径另加两步：送达书面解约通知，以及规划数据返还与过渡。
合同续签和合同审批有什么区别？
合同审批是续签里的一个阶段，而不是它的替代品。/zh/templates/合同审批流程 上的审批流程回答的是一个治理问题，而此时条款已经谈定：这个人是否有权在这个金额上让组织作出承诺，签署是否正确，签署后的正本是否连同关键日期一并归档。续签则是更大的那个循环，它产出的正是待审批的东西。它在到期之前就以一次预警、一位具名责任人和一个通知期截止日开始，把大部分精力花在这份合同到底该不该继续下去上，而且完全可能不走到任何审批就结束——送达一份解约通知本身就是一个相当好的结果。如果你们已经确定要续、只需要签批路径，请用审批模板；如果问题是要不要续、以及按什么条件续，请用这一份，它会在“是否在授权审批权限内？”处把谈定的续签交给同一套权限阶梯。
合同续签流程应该提前多久启动？
从通知期截止日往回数，而不是从到期日，再加上你们自己流程需要的时间。如果合同规定提前 90 天通知，而评审加审批现实中要 8 周，那么流程必须在到期前大约 5 个月启动；如果重新招标也在选项之内，还要更早——任何有分量的寻源，很少能在 3 个月之内跑完。这里没有一个放之四海皆准的数字，所以真正有用的做法是把通知期截止日作为台账里的一个字段存起来，并按合同类型设定提前量：金额高的、会自动续期的、难以更换的供应商留得最长，用你们自己模板签的、能干净到期的小合同留得最短。只靠到期日搭起来的续签日历，在每一份带通知期的合同上都会迟到。
什么是自动续期条款，怎么才能阻止它？
自动续期条款（也叫长期有效条款）的效果是：除非一方在约定的截止日之前发出通知，合同就自动延长一个新的期限。也就是说，真正的决策点是通知期截止日而不是到期日，沉默等同于同意。要阻止它，就必须在那个截止日之前，按合同规定的形式发出通知——通常是书面、送至指明的法律主体和地址，有时还要求以可查收的方式投递——并保留送达凭证；在多数合同下，发给客户经理的一封邮件不构成通知。哪怕你们最后仍可能续签，也照发不误，因为通知可以经双方同意撤回，而错过的截止日无法挽回。本图把这个陷阱画了出来，而不是默认它不存在：“通知窗口是否仍然打开？”问在投入任何评审精力之前，窗口已经错过的情形则终止于“合同期限已默认自动续期”，同时把下一个窗口记进日历。
续签时应该重新谈判还是重新招标？
当需求稳定、供应商履约到位，漂移的只是价格、用量或服务水平时，选择重新谈判——手里有真实用量数据和一个可信的替代方案，一次续签谈判通常拿回来的，比一次招标的成本更多。当你们回答不了价格是否还有竞争力，当规格变化大到当初的中标结果已经描述不了你们现在买的东西，或者现供应商做了太久、从来没有人试过市场时，就重新招标。真正决定这件事的，往往不是原则，而是两个现实约束。招标要花时间和内部投入，只有在合同金额高到一定程度时才回得了本；而一次赶不及在到期前完成的重新招标，要么需要提前发出通知，要么需要一段过渡延期——这也是本图为什么把尚未就绪的替代方案引向“商定一段短期过渡延期”，而不是让截止日就这么过去。