合同续签流程图（从通知窗口到签署续签）
合同续签流程图：续签预警、责任人核查、通知期截止日、支出与履约评审，原条件续签、重新谈判、重新招标或到期终止，按授权权限审批、签署并更新台账。
什么是合同续签流程图（从通知窗口到签署续签）流程
大多数合同不是被续签的，而是自动滚过去的。台账在到期前 60 天提醒了某个人，可到那时 90 天的通知期早已关闭；被登记为责任人的那位同事，一年半前就离职了；而这个决定最终以一张发票的形式宣布自己——价格没有任何人谈过，只是按签约时就开始复利累积的指数调价条款一路往上调。这就是一个只以表格里一个日期字段存在、此外什么都没有的续签流程的默认结局。第二种失效更隐蔽，也更贵。续签按时完成了，签字的人也确实有签字权，但没有人问过这东西到底用没用上：按早已腰斩的人数买下的许可证，业务从来没达到过的最低采购量，两年里每个季度都被违反、却从未索取过一次服务补偿的服务水平。所有这些，都凭客户经理一句“没什么大变化”就续了下去。通知窗口是整个合同期内唯一一个走开不需要付任何代价的时点，供应商非常清楚它落在哪一天，而多数组织连它曾经存在都没察觉，就让它过去了。
本图是从采购方视角画的：你们是客户，要回答的问题是要不要继续付钱给一家供应商。销售方那一面跑的是同一张日历，只是角色对调，而其中最要紧的那一半——客户想要走人——在 /zh/templates/客户退订流程 上的客户退订流程里。本页不是对条款文字本身的审查：标注条款、按谈判底稿逐条改红线、把责任上限谈拢，属于 /zh/templates/合同审查流程 上的合同审查流程，本图只在“审查发生变化的条款”这一步调用那份工作，而不重复它。本页也不是审批权限的阶梯。谁可以在多大金额上代表组织作出承诺、如何正确签署、签署后的正本如何归档，写在 /zh/templates/合同审批流程 上的合同审批流程里，续签复用的正是那套阶梯，而不是另起一套。本页更不是供应商评分卡：围绕一家供应商为你们做的全部事情去打分、并且按一套与任何单份协议的日期都无关的周期运行，那是 /zh/templates/供应商评估流程 上的供应商评估流程；本图在“评审履约表现与后续需求”这一步读取那个评分，然后问一个更窄的问题——这份合同，是否应当在这个截止日之后、按这些条件继续下去。
多数续签程序留作默认的三个决策，在这里被明确画了出来。“通知窗口是否仍然打开？”问在任何评审工作开始之前，因为截止日一旦过去，答案就已经定死，唯一诚实的结果就是“合同期限已默认自动续期”。给它一个终止框、而不是一条绕回评审的路径，正是关键所在：错过截止日之后要做的是把下一个截止日记进日历，而不是再决定什么。“选择哪条续签路径？”是四选一，而不是是非题：原条件续签、重新谈判、重新招标、到期终止。按原条件续签同样应当估值、同样应当审批；而让合同到期终止这个选项，只有在有人把问题问出口时才存在。“替代方案能否在到期前就绪？”则拦住了那种把一次干净的重新招标变成紧急事件的失效——寻源超期，现供应商心知肚明，业务方不惜任何代价也得先把服务接上。本图把这种情况引向“商定一段短期过渡延期”，并让它回到审批泳道，因为过渡延期就是一次期限更短的续签，权限问题一模一样。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 六条角色泳道——合同责任人、采购、财务、审批人、法务、供应商——铺在六个阶段上：续签预警、评审与决策、谈判、审批、签署与更新、退出与收尾。
- 预警触发之后、任何分析开始之前的两项事务性检查：“合同责任人是否仍在岗？”，其“已空缺”分支走“将合同改派给新的责任人”；以及“确认通知期与截止日”，这一步读的是合同条款，而不是信台账里的字段。
- “通知窗口是否仍然打开？”问在投入任何评审精力之前，其“已错过”分支让流程终止于“合同期限已默认自动续期”，而不是装作还有选择余地继续往下走。
- 四选一的“选择哪条续签路径？”——原条件续签、重新谈判、重新招标、到期终止——由财务泳道的“调取支出、用量与价格基准”和合同责任人泳道的“评审履约表现与后续需求”共同喂养。
- 画在三条泳道上的谈判循环：采购发起“提出价格与条款的修改要求”，供应商泳道承接“反馈还价方案与条款修订稿”，法务负责“审查发生变化的条款”；随后“谈判结果是否可以接受？”以三条分支收口——接受、再谈一轮，或者放弃续签转入重新招标。
- 在“是否在授权审批权限内？”处对照授权审批阶梯完成审批，然后签署并“更新合同台账、ERP 与预算”；此外还有一条退出路径，它送达书面通知、规划交接，并检验“替代方案能否在到期前就绪？”，把尚未就绪的情形绕回“商定一段短期过渡延期”。
何时使用本模板
- 你们已经被一次自动续期坑过，希望台账预警的对象是通知期截止日，而不是到期日。
- 你们的合同台账上还挂着早已离职的责任人，一份合同要不要续签由谁来定，没有人说得清。
- 续签审批看的是涨幅大小而不是续签本身的金额，于是一家只要求涨 4%的供应商，永远走不到这份合同本该对应的审批层级。
- 你们要对一个多年未动的品类重新招标，需要把通知、退出和过渡与寻源时间表画在一起。
- 你们正在配置合同全生命周期管理工具或续签看板，希望在有人把提醒和审批路由做进系统之前，先把流程谈定。
运作方式
把泳道改成你们自己的组织
把合同责任人、采购、财务、审批人、法务和供应商换成你们真实存在的角色。让合同责任人与采购保持分开：一个握着业务需求，另一个运行流程；把两者合并，正是续签最后变成“谁回了供应商的邮件谁就说了算”的原因。规模较小的组织会把法务并入外部顾问、把审批人并入某位总监；这时请合并泳道，而不是在图里留一条从不做事的泳道。按决策者而不是按具体的人来划泳道，这样一次组织调整不会让整张图作废。
把预警挂在通知期截止日上，而不是到期日上
从通知期截止日往回倒推。拿到期日减去通知期，再减去评审和审批在你们这里真正需要的时间——多数组织还要再留 6 到 12 周。那个时点，而不是到期前 90 天，才是“触发续签预警”应该响的时候。把通知期截止日作为台账里一个独立字段存起来，而不是让它留在某个人的脑子里；金额高的、会自动续期的合同，提前量要比其余合同更长。
定义评审必须产出的那份续签材料
先定下“调取支出、用量与价格基准”在任何人开口与供应商谈之前必须给出什么：实际支出与合同金额的对比，实际消耗与当初采购量的对比，合同期内每一年实际执行的指数调价以及它本应挂钩的那个指数，已产生的与已实际索取的服务补偿，未决问题，还有一个当下的市场比价。每一个数字都要有具名的负责人。如果这份材料是在会上现攒的，那它一定是用供应商给的数字攒出来的——而这正是你们想避开的局面。
把你们真实的门槛写到权限决策上
在你们书面的审批层级以数字形式附上去、并且每一层都有具名角色之前，“是否在授权审批权限内？”只是一个空框。“确认续签金额与预算覆盖”那里也要写明估值口径：整个续签期限的金额、其中包含的任何选择权、已知的可变支出，以及复利累积后的调价——而不是与去年的差额，因为正是那种算法让一份大额合同凭一个小涨幅被一路挥手放行。再加上几条不看金额也要升级的触发条件：责任不设上限、涉及个人信息处理、排他性、期限长于你们的标准，或者供应商已经处在整改期内。
约定通知如何送达，以及退出到底包含什么
把机制写到“以书面形式送达解约通知”上：合同要求的形式，必须送达的法律主体和地址，由谁签发，以及送达凭证如何保存。然后用你们真实的义务把“规划退出、数据返还与过渡”填满——以可用格式导出数据以及事后的删除，设备或钥匙的归还，知识交接，合同已经约定供应商必须提供的任何终止协助，以及最终结算开票。这两步都落在离开的那几条路径上，而且在供应商还想要这次续签的时候谈，比在他们已经知道自己出局之后谈，要容易得多。
找真正跑这条流程的人走一遍，然后发布
把定稿的图拿给一位合同责任人、一位采购、掌管台账的那个人，以及真正签字的那位，一起把一份正在进行的续签从头到尾走一遍。要问图哪里错了，而不是问看着行不行；分歧会落在通知期截止日、估值口径，以及谁有权对供应商说不这三处。改正它，补上门槛数字和台账字段，然后发布该版本并保留此前的版本，让日后打开它的人知道自己看的是哪一版。
常见问题
合同续签流程包含哪些步骤？
一套可行的顺序是：按通知期截止日而不是到期日发出续签预警；确认合同仍有具名责任人，没有就改派；从合同文本本身读出期限、通知期和续签机制；检查通知窗口是否仍然打开；调取支出、用量、指数调价与市场比价数据；评审履约表现以及需求是否还在；决定路径——原条件续签、重新谈判、重新招标，还是到期终止；提出并谈判价格与条款的修改；让法务只审查发生了变化的部分；按全周期口径给续签估值并确认预算；对照授权审批权限检验，超出层级的向上升级；签署并交换文本；然后更新台账、采购系统和预算，并把提醒重置到新的通知期截止日上。退出路径另加两步：送达书面解约通知，以及规划数据返还与过渡。
合同续签和合同审批有什么区别？
合同审批是续签里的一个阶段，而不是它的替代品。/zh/templates/合同审批流程 上的审批流程回答的是一个治理问题，而此时条款已经谈定：这个人是否有权在这个金额上让组织作出承诺，签署是否正确，签署后的正本是否连同关键日期一并归档。续签则是更大的那个循环，它产出的正是待审批的东西。它在到期之前就以一次预警、一位具名责任人和一个通知期截止日开始，把大部分精力花在这份合同到底该不该继续下去上，而且完全可能不走到任何审批就结束——送达一份解约通知本身就是一个相当好的结果。如果你们已经确定要续、只需要签批路径，请用审批模板；如果问题是要不要续、以及按什么条件续，请用这一份，它会在“是否在授权审批权限内？”处把谈定的续签交给同一套权限阶梯。
合同续签流程应该提前多久启动？
从通知期截止日往回数，而不是从到期日，再加上你们自己流程需要的时间。如果合同规定提前 90 天通知，而评审加审批现实中要 8 周，那么流程必须在到期前大约 5 个月启动；如果重新招标也在选项之内，还要更早——任何有分量的寻源，很少能在 3 个月之内跑完。这里没有一个放之四海皆准的数字，所以真正有用的做法是把通知期截止日作为台账里的一个字段存起来，并按合同类型设定提前量：金额高的、会自动续期的、难以更换的供应商留得最长，用你们自己模板签的、能干净到期的小合同留得最短。只靠到期日搭起来的续签日历，在每一份带通知期的合同上都会迟到。
什么是自动续期条款，怎么才能阻止它？
自动续期条款（也叫长期有效条款）的效果是：除非一方在约定的截止日之前发出通知，合同就自动延长一个新的期限。也就是说，真正的决策点是通知期截止日而不是到期日，沉默等同于同意。要阻止它，就必须在那个截止日之前，按合同规定的形式发出通知——通常是书面、送至指明的法律主体和地址，有时还要求以可查收的方式投递——并保留送达凭证；在多数合同下，发给客户经理的一封邮件不构成通知。哪怕你们最后仍可能续签，也照发不误，因为通知可以经双方同意撤回，而错过的截止日无法挽回。本图把这个陷阱画了出来，而不是默认它不存在：“通知窗口是否仍然打开？”问在投入任何评审精力之前，窗口已经错过的情形则终止于“合同期限已默认自动续期”，同时把下一个窗口记进日历。
续签时应该重新谈判还是重新招标？
当需求稳定、供应商履约到位，漂移的只是价格、用量或服务水平时，选择重新谈判——手里有真实用量数据和一个可信的替代方案，一次续签谈判通常拿回来的，比一次招标的成本更多。当你们回答不了价格是否还有竞争力，当规格变化大到当初的中标结果已经描述不了你们现在买的东西，或者现供应商做了太久、从来没有人试过市场时，就重新招标。真正决定这件事的，往往不是原则，而是两个现实约束。招标要花时间和内部投入，只有在合同金额高到一定程度时才回得了本；而一次赶不及在到期前完成的重新招标，要么需要提前发出通知，要么需要一段过渡延期——这也是本图为什么把尚未就绪的替代方案引向“商定一段短期过渡延期”，而不是让截止日就这么过去。
此流程所处的位置
在大多数组织中，此流程紧随供应商评估流程图（持续绩效）之后。
它是合同生命周期中的一个步骤。
第 1 步: 合同审查流程图：从接收到达成一致的条款
第 2 步: 供应商合同谈判流程图
第 3 步: 合同审批流程图（审批、签署、生效）
第 4 步: 电子签名路由流程图（从签署包到已签档案）
电子签名路由流程图：锁定获批文本，核实签署权限与身份，设置签署顺序，处理拒签、失效或投递失败，验证完成证书及文件完整性，并保存记录。
第 5 步: 合同续签流程图（从通知窗口到签署续签） 当前位置
合同续签流程图：续签预警、责任人核查、通知期截止日、支出与履约评审，原条件续签、重新谈判、重新招标或到期终止，按授权权限审批、签署并更新台账。