策略採購流程圖
可編輯的策略採購泳道流程，由“識別開支或即將出現的需求”，經“採購方式及競爭理據充分？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。
甚麼是策略採購流程
工作流程由“識別開支或即將出現的需求”開始。接着的兩個步驟，“分析需求及供應商市場”與“協定品類策略及要求”，建立有理據決定所需的資料。圖中把每次交接指派給一個角色，並在結案時保存憑證。
主要關卡是“採購方式及競爭理據充分？”及“評估結果支持建議？”。第一個分支通向“修訂策略或記錄獲准的例外”；第二個則可能需要“澄清標書或重新展開評估”。請在接觸供應商之前，訂好按品類而設的評估準則。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- “識別開支或即將出現的需求”，其後是“分析需求及供應商市場”。
- “採購方式及競爭理據充分？”，設有通向“修訂策略或記錄獲准的例外”的路徑。
- “按情況發出 RFI、RFQ 或 RFP”與“為技術、商業及風險憑證評分”，分別是供應商與內部的交接。
- “評估結果支持建議？”，判斷不通過時走向“澄清標書或重新展開評估”。
- “磋商並建議供應商”、“核准授標及合約”及“記錄基線、授標及覆核日期”，構成受控的結案。
何時使用本範本
- 用來協定“識別開支或即將出現的需求”由誰負責，以及下一個角色需要甚麼資料。
- 當“採購方式及競爭理據充分？”的答案不明確，或決定在記錄之外作出時使用。
- 用來令“記錄基線、授標及覆核日期”在稽核或營運檢視中清楚可見。
運作方式
指派決定負責人
把業務負責人、品類經理、評估小組及核准人這幾條泳道，換成貴機構實際的職能。若權限規則有要求，請令“採購方式及競爭理據充分？”的負責人與申請人分開。
設定關卡
在接觸供應商之前，訂好按品類而設的評估準則。界定甚麼憑證足以支持“評估結果支持建議？”，以及誰可以授權例外。
連接下游記錄
把“記錄基線、授標及覆核日期”連繫到相關的採購訂單、合約、供應商記錄或營運個案，並按文件政策訂定保存及覆核日期。
常見問題
策略採購流程範本包括甚麼？
涵蓋識別開支或即將出現的需求、協定品類策略及要求、為技術、商業及風險憑證評分，以及記錄基線、授標及覆核日期，設有兩個標示的判斷與重做路徑。
判斷規則可以更改嗎？
可以。請在接觸供應商之前，訂好按品類而設的評估準則。在貴機構使用這張圖之前，可編輯關卡標籤、泳道及返回路徑。
應該保存哪些憑證？
保存“採購方式及競爭理據充分？”的輸入資料、“評估結果支持建議？”背後的憑證、核准或例外決定，以及結案記錄：“記錄基線、授標及覆核日期”。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接採購 RFI 資料徵詢流程圖之後，並交接給RFQ 報價邀請流程圖。
前置流程
- 採購 RFI 資料徵詢流程圖 — 可編輯的採購 RFI 泳道圖：由找出能力或市場上的未知數，到檢視回覆是否足夠，再到有紀錄的結果與封存。
後續流程
- RFQ 報價邀請流程圖 — 可編輯的 RFQ 泳道圖：由訂定可採購的規格，到檢查是否有足夠合規報價，再到比較表與採購訂單的紀錄。
- RFP 邀請提案流程圖 — 可編輯的 RFP 泳道圖：由訂定預期成果與服務範圍，到檢查提案是否合資格，再到評分、澄清及授標的紀錄。
- 採購招標流程圖 — 可編輯的採購招標泳道圖：由批准範圍與招標途徑，到檢查標書是否合規，再到有紀錄的結果。
- 採購節省追蹤流程圖 — 可編輯的採購節省追蹤泳道圖：由訂定基線，到檢視基線是否有數據支持，再到有紀錄的結果。