投標評審流程
可編輯的投標評審泳道圖：由「鎖定評審準則及利益衝突聲明」，經「投標是否在技術上合規？」，至有紀錄的結果。包括指明角色、例外路徑與證據。
甚麼是投標評審流程
工作流程由「鎖定評審準則及利益衝突聲明」開始。接下來的兩個步驟「在受控存取下開啟合資格投標」與「為技術回應及證據評分」，建立作出有理據決定所需的資料。這張圖把每次交接分派給一個角色，並在結案時保留證據。
主要關卡是「投標是否在技術上合規？」與「商務及風險審查是否支持授標？」。第一個分支導向記錄剔除，或獲准的澄清；第二個分支可以要求「要求最佳及最終報價或上報風險」。如果仍無法解決，個案可以結束於「剔除投標並記錄評審原因」。在合併之前，要讓技術、商務與風險證據各自保持可追溯。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 鎖定評審準則及利益衝突聲明，隨後是在受控存取下開啟合資格投標。
- 「投標是否在技術上合規？」，設有記錄剔除或獲准澄清的路線。
- 以共同基礎比較價格及總成本，並把審查供應商風險及合規，作為供應商與內部的獨立交接。
- 「商務及風險審查是否支持授標？」，決定不成立時，設有要求最佳及最終報價或上報風險。另一個決定可以結束於「剔除投標並記錄評審原因」。
- 合併獨立評估、推薦最佳評審投標以供批准，並保留評分表、澄清及決定，作為受控的結案紀錄。
何時使用本範本
- 用來議定誰負責「鎖定評審準則及利益衝突聲明」，以及下一個角色需要甚麼資料。
- 當「投標是否在技術上合規？」的答案不清晰，或決定在紀錄之外作出時使用。
- 用來令「保留評分表、澄清及決定」在審核或營運檢討中看得見。
運作方式
分派決策負責人
把採購、技術小組、商務分析員、風險覆核人、批准人這幾條泳道，換成你們實際的職能。如果你們的授權規則有此要求，要讓「投標是否在技術上合規？」的負責人，有別於申請人。
配置關卡
在合併之前，讓技術、商務與風險證據各自保持可追溯。界定「商務及風險審查是否支持授標？」需要甚麼證據才足夠，以及誰可以批准例外。
連接下游紀錄
把保留評分表、澄清及決定，連結到相關的採購訂單、合約、供應商紀錄或營運個案。並按你們的文件政策，設定保存及覆核日期。
常見問題
投標評審流程範本包括甚麼？
涵蓋鎖定評審準則及利益衝突聲明、為技術回應及證據評分、審查供應商風險及合規，以及保留評分表、澄清及決定，並有三個附標籤的決定與返工路徑。
決定規則可以更改嗎？
可以。在合併之前，要讓技術、商務與風險證據各自保持可追溯。在你們機構使用這張圖之前，請編輯關卡標籤、泳道與退回路徑。
應保留甚麼證據？
保留「投標是否在技術上合規？」的輸入、「商務及風險審查是否支持授標？」背後的證據、批准或例外決定，以及結案紀錄：「保留評分表、澄清及決定」。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接RFQ 報價邀請流程圖之後，並交接給帶加權評分的供應商甄選流程圖。
前置流程
- RFQ 報價邀請流程圖 — 可編輯的 RFQ 泳道圖：由訂定可採購的規格，到檢查是否有足夠合規報價，再到比較表與採購訂單的紀錄。
- RFP 邀請提案流程圖 — 可編輯的 RFP 泳道圖：由訂定預期成果與服務範圍，到檢查提案是否合資格，再到評分、澄清及授標的紀錄。
- 採購招標流程圖 — 可編輯的採購招標泳道圖：由批准範圍與招標途徑，到檢查標書是否合規，再到有紀錄的結果。
後續流程
- 帶加權評分的供應商甄選流程圖 — 供應商甄選流程圖範本：長名單、RFI 入圍名單、RFQ 加權評分、實地考察、總擁有成本比較，以及一份站得住腳的甄選建議。