RFP 邀請提案流程圖
可編輯的 RFP 泳道圖：由訂定預期成果與服務範圍，到檢查提案是否合資格，再到評分、澄清及授標的紀錄。
甚麼是RFP 邀請提案流程
流程由「訂定預期成果與服務範圍」開始。接着的兩步，「批准準則、權重與 RFP 文件包」和「發出 RFP 並處理供應商提問」，先建立足以支持有理據決定的資料。圖中每一次交接都指派給一個職位，並在結案時保留證據。
主要關卡是「提案是否完整且合資格？」和「最終建議是否符合預設準則？」。第一個分支的「否」會走到「在許可範圍內要求澄清，或註明理由後剔除」；第二個分支的「否」則可能要「根據有紀錄的證據重新評分，或重新檢視入圍名單」。如果問題無法解決，個案可以在「取消或重新發出 RFP，並記錄理由」結束。請在收到提案之前，先訂好評分權重與澄清規則。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 「訂定預期成果與服務範圍」，之後是「批准準則、權重與 RFP 文件包」。
- 「提案是否完整且合資格？」，附有走向「在許可範圍內要求澄清，或註明理由後剔除」的路徑。
- 「接收提案並記錄合規情況」與「評審技術與商務回應」，作為供應商與內部之間各自獨立的交接。
- 「最終建議是否符合預設準則？」，決定不通過時走向「根據有紀錄的證據重新評分，或重新檢視入圍名單」。另一個判斷可以在「取消或重新發出 RFP，並記錄理由」結束。
- 「入圍、澄清及議價」、「批准首選提案並授標」，以及以「保存評分、澄清及授標通知」作為受控的結案。
何時使用本範本
- 用來議定由誰負責「訂定預期成果與服務範圍」，以及下一個職位需要甚麼資料。
- 當「提案是否完整且合資格？」的答案不清晰，或者決定在紀錄之外作出時使用。
- 用來令「保存評分、澄清及授標通知」在審計或營運檢討中看得見。
運作方式
指派決策負責人
把業務負責人、採購部、供應商、評審小組、審批人這幾條泳道換成你們實際的職能。如果授權規則有要求，就讓「提案是否完整且合資格？」的負責人與提出方分開。
設定各個關卡
在收到提案之前，先訂好評分權重與澄清規則。訂明「最終建議是否符合預設準則？」要有甚麼證據才足夠，以及誰有權批准例外。
連接下游紀錄
把「保存評分、澄清及授標通知」連結到相關的採購訂單、合約、供應商紀錄或營運個案，並按你們的文件政策設定保存期限與檢討日期。
常見問題
RFP 流程範本包含甚麼？
涵蓋「訂定預期成果與服務範圍」、「發出 RFP 並處理供應商提問」、「評審技術與商務回應」和「保存評分、澄清及授標通知」，並有三個附標籤的判斷與返工路徑。
決策規則可以更改嗎？
可以。請在收到提案之前，先訂好評分權重與澄清規則。在機構內使用這張圖之前，先修改關卡標籤、泳道與返回路徑。
應該保留哪些證據？
保留「提案是否完整且合資格？」的輸入資料、「最終建議是否符合預設準則？」背後的證據、批准或例外決定，以及結案紀錄：「保存評分、澄清及授標通知」。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接策略採購流程圖之後，並交接給投標評審流程。
前置流程
- 策略採購流程圖 — 可編輯的策略採購泳道流程，由“識別開支或即將出現的需求”，經“採購方式及競爭理據充分？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。
後續流程
- 投標評審流程 — 可編輯的投標評審泳道圖：由「鎖定評審準則及利益衝突聲明」，經「投標是否在技術上合規？」，至有紀錄的結果。包括指明角色、例外路徑與證據。