採購招標流程圖
可編輯的採購招標泳道圖：由批准範圍與招標途徑，到檢查標書是否合規，再到有紀錄的結果。
甚麼是採購招標流程
流程由「批准範圍與招標途徑」開始。接着的兩步，「按招標規則公布或邀請投標」和「處理投標人提問與補充通告」，先建立足以支持有理據決定的資料。圖中每一次交接都指派給一個職位，並在結案時保留證據。
主要關卡是「是否在截止前收到合規標書？」和「評審及批准是否已完成？」。第一個分支的「否」會走到「按已公布規則拒絕逾期或不合規標書」；第二個分支的「否」則可能要「解決利益衝突、澄清或評分差距」。如果問題無法解決，個案可以在「取消招標並通知投標人」結束。請按你們機構適用的規則，調整公布、開標與靜止期的步驟。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 「批准範圍與招標途徑」，之後是「按招標規則公布或邀請投標」。
- 「是否在截止前收到合規標書？」，附有走向「按已公布規則拒絕逾期或不合規標書」的路徑。
- 「截標並記錄所收標書」與「評審技術標與商務標」，作為供應商與內部之間各自獨立的交接。
- 「評審及批准是否已完成？」，決定不通過時走向「解決利益衝突、澄清或評分差距」。另一個判斷可以在「取消招標並通知投標人」結束。
- 「彙總評分與利益衝突聲明」、「批准授標建議」，以及以「通知投標人並保存招標紀錄」作為受控的結案。
何時使用本範本
- 用來議定由誰負責「批准範圍與招標途徑」，以及下一個職位需要甚麼資料。
- 當「是否在截止前收到合規標書？」的答案不清晰，或者決定在紀錄之外作出時使用。
- 用來令「通知投標人並保存招標紀錄」在審計或營運檢討中看得見。
運作方式
指派決策負責人
把業務負責人、採購部、供應商、評審委員會、審批人這幾條泳道換成你們實際的職能。如果授權規則有要求，就讓「是否在截止前收到合規標書？」的負責人與提出方分開。
設定各個關卡
按你們機構適用的規則，調整公布、開標與靜止期的步驟。訂明「評審及批准是否已完成？」要有甚麼證據才足夠，以及誰有權批准例外。
連接下游紀錄
把「通知投標人並保存招標紀錄」連結到相關的採購訂單、合約、供應商紀錄或營運個案，並按你們的文件政策設定保存期限與檢討日期。
常見問題
採購招標流程範本包含甚麼？
涵蓋「批准範圍與招標途徑」、「處理投標人提問與補充通告」、「評審技術標與商務標」和「通知投標人並保存招標紀錄」，並有三個附標籤的判斷與返工路徑。
決策規則可以更改嗎？
可以。請按你們機構適用的規則，調整公布、開標與靜止期的步驟。在機構內使用這張圖之前，先修改關卡標籤、泳道與返回路徑。
應該保留哪些證據？
保留「是否在截止前收到合規標書？」的輸入資料、「評審及批准是否已完成？」背後的證據、批准或例外決定，以及結案紀錄：「通知投標人並保存招標紀錄」。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接策略採購流程圖之後，並交接給投標評審流程。
前置流程
- 策略採購流程圖 — 可編輯的策略採購泳道流程，由“識別開支或即將出現的需求”，經“採購方式及競爭理據充分？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。
後續流程
- 投標評審流程 — 可編輯的投標評審泳道圖：由「鎖定評審準則及利益衝突聲明」，經「投標是否在技術上合規？」，至有紀錄的結果。包括指明角色、例外路徑與證據。