RFQ 報價邀請流程圖
可編輯的 RFQ 泳道圖：由訂定可採購的規格，到檢查是否有足夠合規報價，再到比較表與採購訂單的紀錄。
甚麼是RFQ 報價邀請流程
流程由「訂定可採購的規格」開始。接着的兩步，「確認供應商入圍名單與報價截止日期」和「向供應商發出相同的 RFQ 文件包」，先建立足以支持有理據決定的資料。圖中每一次交接都指派給一個職位，並在結案時保留證據。
主要關卡是「是否有足夠的合規報價？」和「所選報價是否符合規格與授權？」。第一個分支的「否」會走到「延長截止日期，或記錄競爭例外」；第二個分支的「否」則可能要「要求澄清，或議價取得修訂報價」。如果問題無法解決，個案可以在「取消或重新發出 RFQ，並記錄理由」結束。報價數目與例外路線應在政策中訂明，不要假設所有情況都適用「三個報價」的通用規則。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 「訂定可採購的規格」，之後是「確認供應商入圍名單與報價截止日期」。
- 「是否有足夠的合規報價？」，附有走向「延長截止日期，或記錄競爭例外」的路徑。
- 「記錄提問並發出統一澄清」與「檢查報價是否完整及技術上是否適合」，作為供應商與內部之間各自獨立的交接。
- 「所選報價是否符合規格與授權？」，決定不通過時走向「要求澄清，或議價取得修訂報價」。另一個判斷可以在「取消或重新發出 RFQ，並記錄理由」結束。
- 「比較價格、交貨期與條款」、「批准所選報價」，以及以「封存比較表並發出採購訂單」作為受控的結案。
何時使用本範本
- 用來議定由誰負責「訂定可採購的規格」，以及下一個職位需要甚麼資料。
- 當「是否有足夠的合規報價？」的答案不清晰，或者決定在紀錄之外作出時使用。
- 用來令「封存比較表並發出採購訂單」在審計或營運檢討中看得見。
運作方式
指派決策負責人
把提出人、採購部、供應商、技術審閱人、審批人這幾條泳道換成你們實際的職能。如果授權規則有要求，就讓「是否有足夠的合規報價？」的負責人與提出方分開。
設定各個關卡
在政策中訂明報價數目與例外路線，不要假設所有情況都適用「三個報價」的通用規則。訂明「所選報價是否符合規格與授權？」要有甚麼證據才足夠，以及誰有權批准例外。
連接下游紀錄
把「封存比較表並發出採購訂單」連結到相關的採購訂單、合約、供應商紀錄或營運個案，並按你們的文件政策設定保存期限與檢討日期。
常見問題
RFQ 流程範本包含甚麼？
涵蓋「訂定可採購的規格」、「向供應商發出相同的 RFQ 文件包」、「檢查報價是否完整及技術上是否適合」和「封存比較表並發出採購訂單」，並有三個附標籤的判斷與返工路徑。
決策規則可以更改嗎？
可以。請在政策中訂明報價數目與例外路線，不要假設所有情況都適用「三個報價」的通用規則。在機構內使用這張圖之前，先修改關卡標籤、泳道與返回路徑。
應該保留哪些證據？
保留「是否有足夠的合規報價？」的輸入資料、「所選報價是否符合規格與授權？」背後的證據、批准或例外決定，以及結案紀錄：「封存比較表並發出採購訂單」。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接策略採購流程圖之後，並交接給投標評審流程。
前置流程
- 策略採購流程圖 — 可編輯的策略採購泳道流程，由“識別開支或即將出現的需求”，經“採購方式及競爭理據充分？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。
後續流程
- 投標評審流程 — 可編輯的投標評審泳道圖：由「鎖定評審準則及利益衝突聲明」，經「投標是否在技術上合規？」，至有紀錄的結果。包括指明角色、例外路徑與證據。