採購訂單催貨流程圖
可編輯的採購訂單催貨泳道圖：由識別接近到期的訂單，到判斷交貨風險，再到有紀錄的結果。
甚麼是採購訂單催貨流程
流程由「識別接近要求日期的採購訂單」開始。接着的兩步，「要求供應商提供里程碑及付運證明」和「對照已確認的預計到貨日與需求日」，先建立足以支持有理據決定的資料。圖中每一次交接都指派給一個職位，並在結案時保留證據。
主要關卡是「交貨是否有風險？」和「補救方案是否符合關鍵需要？」。第一個分支的「否」會走到「繼續恆常里程碑監察」；第二個分支的「否」則可能要「加急運輸或啟動短缺應變」。請按交貨期與營運的關鍵程度，訂定催貨的觸發條件。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 「識別接近要求日期的採購訂單」，之後是「要求供應商提供里程碑及付運證明」。
- 「交貨是否有風險？」，附有走向「繼續恆常里程碑監察」的路徑。
- 「評估庫存與生產影響」與「議定補救計劃或分批付運」，作為供應商與內部之間各自獨立的交接。
- 「補救方案是否符合關鍵需要？」，決定不通過時走向「加急運輸或啟動短缺應變」。
- 「上報關鍵延誤及替代供應」、「追蹤付運直至收貨」，以及以「記錄修訂承諾日期與供應商表現」作為受控的結案。
何時使用本範本
- 用來議定由誰負責「識別接近要求日期的採購訂單」，以及下一個職位需要甚麼資料。
- 當「交貨是否有風險？」的答案不清晰，或者決定在紀錄之外作出時使用。
- 用來令「記錄修訂承諾日期與供應商表現」在審計或營運檢討中看得見。
運作方式
指派決策負責人
把買手、供應商、規劃部、貨倉、營運部這幾條泳道換成你們實際的職能。如果授權規則有要求，就讓「交貨是否有風險？」的負責人與提出方分開。
設定各個關卡
按交貨期與營運的關鍵程度，訂定催貨的觸發條件。訂明「補救方案是否符合關鍵需要？」要有甚麼證據才足夠，以及誰有權批准例外。
連接下游紀錄
把「記錄修訂承諾日期與供應商表現」連結到相關的採購訂單、合約、供應商紀錄或營運個案，並按你們的文件政策設定保存期限與檢討日期。
常見問題
採購訂單催貨流程範本包含甚麼？
涵蓋「識別接近要求日期的採購訂單」、「對照已確認的預計到貨日與需求日」、「議定補救計劃或分批付運」和「記錄修訂承諾日期與供應商表現」，並有兩個附標籤的判斷與返工路徑。
決策規則可以更改嗎？
可以。請按交貨期與營運的關鍵程度，訂定催貨的觸發條件。在機構內使用這張圖之前，先修改關卡標籤、泳道與返回路徑。
應該保留哪些證據？
保留「交貨是否有風險？」的輸入資料、「補救方案是否符合關鍵需要？」背後的證據、批准或例外決定，以及結案紀錄：「記錄修訂承諾日期與供應商表現」。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接採購訂單流程圖（採購到付款）之後，並交接給供應商延誤管理流程圖。
前置流程
- 採購訂單流程圖（採購到付款） — 採購訂單流程圖：請購、預算檢查、審批權限門檻、供應商比價、開立採購訂單、收貨登記、三方核對與付款放行。
後續流程
- 供應商延誤管理流程圖 — 可編輯的供應商延誤管理泳道流程，由“收到延誤通知或錯過里程碑”，經“延誤影響關鍵承諾？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。