Proces for fremskyndelse af indkøbsordre
Redigerbar swimlane for fremskyndelse af indkøbsordrer fra “Identificér indkøbsordre, der nærmer sig krævet dato” via “Leveringen i risiko?” til et dokumenteret resultat. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er proces for fremskyndelse af indkøbsordre?
Workflowet starter ved “Identificér indkøbsordre, der nærmer sig krævet dato”. De næste to trin, “Anmod leverandør om milepæls- og forsendelsesdokumentation” og “Sammenhold bekræftet ETA med behovsdato”, tilvejebringer de oplysninger, der skal til for at træffe en forsvarlig beslutning. Diagrammet tildeler hver overlevering til en rolle og bevarer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste kontrolpunkter er “Leveringen i risiko?” og “Opfylder genopretningen det kritiske behov?”. Den første gren fører til fortsat rutinemæssig milepælsovervågning, mens den anden kan kræve, at transporten fremskyndes, eller at en mangelrespons udløses. Fastsæt udløsere for fremskyndelse ud fra leveringstid og driftsmæssig kritikalitet.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Identificér indkøbsordre, der nærmer sig krævet dato, efterfulgt af anmodning til leverandøren om milepæls- og forsendelsesdokumentation.
- Leveringen i risiko? med en vej til fortsat rutinemæssig milepælsovervågning.
- Vurdér konsekvens for lager og produktion og aftal genopretningsplan eller delforsendelse som adskilte overleveringer til leverandør og internt.
- Opfylder genopretningen det kritiske behov? med fremskyndelse af transport eller udløsning af mangelrespons, når beslutningen falder negativt ud.
- Eskalér kritisk forsinkelse og alternativ forsyning, følg forsendelsen frem til modtagelse og registrér revideret tilsagn og leverandørens præstation som kontrolleret afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Brug den til at aftale, hvem der ejer “Identificér indkøbsordre, der nærmer sig krævet dato”, og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Brug den, når svaret på “Leveringen i risiko?” er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- Brug den til at gøre “Registrér revideret tilsagn og leverandørens præstation” synlig i en audit eller driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Indkøber, Leverandør, Planlægning, Lager og Drift med jeres faktiske funktioner. Hold ejeren af “Leveringen i risiko?” adskilt fra rekvirenten, hvor jeres beføjelsesregler kræver det.
Konfigurér kontrolpunkterne
Fastsæt udløsere for fremskyndelse ud fra leveringstid og driftsmæssig kritikalitet. Definér, hvilken dokumentation der er tilstrækkelig til “Opfylder genopretningen det kritiske behov?”, og hvem der må godkende en undtagelse.
Forbind med efterfølgende registreringer
Knyt registreringen af revideret tilsagn og leverandørens præstation til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørpost eller driftssag. Fastsæt opbevaring og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til fremskyndelse af indkøbsordrer?
Den dækker identificering af indkøbsordrer, der nærmer sig krævet dato, sammenligning af bekræftet ETA med behovsdato, aftale af genopretningsplan eller delforsendelse samt registrering af revideret tilsagn og leverandørens præstation, med to betegnede beslutninger og genbehandlingsveje.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. Fastsæt udløsere for fremskyndelse ud fra leveringstid og driftsmæssig kritikalitet. Redigér kontrolpunkternes tekst, swimlanes og returveje, før du bruger diagrammet i din organisation.
Hvilken dokumentation bør opbevares?
Behold grundlaget for “Leveringen i risiko?”, dokumentationen bag “Opfylder genopretningen det kritiske behov?”, godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: “Registrér revideret tilsagn og leverandørens præstation”.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Flowchart for indkøbsordreprocessen (P2P) og sender videre til Proces for styring af leverandørforsinkelser.
Kommer før
- Flowchart for indkøbsordreprocessen (P2P) — Flowchart for indkøbsordreprocessen: indkøbsanmodning, budgetkontrol, godkendelsesgrænser, tilbud fra leverandører, udstedt ordre, varemodtagelse, trevejsmatch og betaling.
Kommer efter
- Proces for styring af leverandørforsinkelser — Redigerbar swimlane for styring af leverandørforsinkelser fra “Modtag forsinkelsesvarsel eller overskredet milepæl” via “Påvirker forsinkelsen kritisk forpligtelse?” til et dokumenteret udfald. Med roller, undtagelsesveje og dokumentation.