採購 RFI 資料徵詢流程圖
可編輯的採購 RFI 泳道圖：由找出能力或市場上的未知數，到檢視回覆是否足夠，再到有紀錄的結果與封存。
甚麼是採購 RFI 資料徵詢流程
流程由「找出能力或市場上的未知數」開始。接着的兩步，「草擬中立的資料查詢問題」和「向潛在供應商發出 RFI」，先建立足以支持有理據決定的資料。圖中每一次交接都指派給一個職位，並在結案時保留證據。
主要關卡是「回覆是否涵蓋資料需要？」和「市場是否已準備好進行競爭性程序？」。第一個分支的「否」會走到「跟進欠缺的能力證明」；第二個分支的「否」則可能要「優化需求或擴大市場研究」。RFI 是用來蒐集市場資料，並不是批出合約，也不是工程文件的澄清。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 「找出能力或市場上的未知數」，之後是「草擬中立的資料查詢問題」。
- 「回覆是否涵蓋資料需要？」，附有走向「跟進欠缺的能力證明」的路徑。
- 「記錄並分享澄清內容」與「評估能力、產能與初步方案」，作為供應商與內部之間各自獨立的交接。
- 「市場是否已準備好進行競爭性程序？」，決定不通過時走向「優化需求或擴大市場研究」。
- 「決定採購途徑並擬定入圍名單」、「規劃 RFQ、RFP 或直接叫貨」，以及以「封存回覆與市場假設」作為受控的結案。
何時使用本範本
- 用來議定由誰負責「找出能力或市場上的未知數」，以及下一個職位需要甚麼資料。
- 當「回覆是否涵蓋資料需要？」的答案不清晰，或者決定在紀錄之外作出時使用。
- 用來令「封存回覆與市場假設」在審計或營運檢討中看得見。
運作方式
指派決策負責人
把業務負責人、採購部、供應商、技術審閱人這幾條泳道換成你們實際的職能。如果授權規則有要求，就讓「回覆是否涵蓋資料需要？」的負責人與提出方分開。
設定各個關卡
RFI 是用來蒐集市場資料，並不是批出合約，也不是工程文件的澄清。訂明「市場是否已準備好進行競爭性程序？」要有甚麼證據才足夠，以及誰有權批准例外。
連接下游紀錄
把「封存回覆與市場假設」連結到相關的採購訂單、合約、供應商紀錄或營運個案，並按你們的文件政策設定保存期限與檢討日期。
常見問題
採購 RFI 流程範本包含甚麼？
涵蓋「找出能力或市場上的未知數」、「向潛在供應商發出 RFI」、「評估能力、產能與初步方案」和「封存回覆與市場假設」，並有兩個附標籤的判斷與返工路徑。
決策規則可以更改嗎？
可以。RFI 是用來蒐集市場資料，並不是批出合約，也不是工程文件的澄清。在機構內使用這張圖之前，先修改關卡標籤、泳道與返回路徑。
應該保留哪些證據？
保留「回覆是否涵蓋資料需要？」的輸入資料、「市場是否已準備好進行競爭性程序？」背後的證據、批准或例外決定，以及結案紀錄：「封存回覆與市場假設」。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程會交接給策略採購流程圖。
後續流程
- 策略採購流程圖 — 可編輯的策略採購泳道流程，由“識別開支或即將出現的需求”，經“採購方式及競爭理據充分？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。