採購訂單流程圖（採購到付款）
採購訂單流程圖：請購、預算檢查、審批權限門檻、供應商比價、開立採購訂單、收貨登記、三方核對與付款放行。
甚麼是採購訂單流程圖（採購到付款）流程
採購訂單流程，通常稱作採購到付款或直接叫 P2P，把一項非正式的需求變成一筆有約束、可追溯的開支。它由有人提交請購單開始，到應付賬款依據一張已核對的發票放行付款為止。管控點都落在中間：在作出承擔之前的一道預算檢查、一條按金額分流的審批路徑、一份以書面形式鎖定價格與數量的採購訂單，以及一張記錄實際到貨情況的收貨單。
採購訂單流程裡的摩擦，大多來自交接而不是步驟本身。一份沒有成本中心的請購單會卡在經理的收件箱裡。一份在預算檢查之前就開出的採購訂單，會變成一項沒有撥款支撐的承擔。一張沒有對應收貨紀錄的發票會留在應付賬款的差異隊列裡，與此同時供應商在催款，而另一個人又把訂單重開了一次。把整條流程鋪在泳道上，每一次交接都會變得明確，亦看得出此刻是誰手上拿著這件事。
本範本是一條可用的採購到付款流程，分佈在五條泳道上：申請人、部門經理、財務 / 應付賬款、採購與供應商。它包含團隊爭論得最多的兩個分叉點：把大額請求送往第二位審批人的審批權限門檻，以及當採購訂單、收貨單與發票三者對不上時所走的差異路徑。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 申請人泳道中的請購：先確認採購需求，再提交一份載有成本中心、總賬科目、數量與需求日期的請購單。
- 在動用任何資金之前的兩道連續關卡：部門經理批准請購單或退回修改，隨後財務 / 應付賬款確認預算是否足夠，撥款不足時直接駁回請購單。
- 「金額是否超出審批權限？」這一決策按金額分流，把大額請求送去取得財務總監審批，門檻以下的則直接進入尋源。
- 採購泳道中的尋源：索取並比較報價、選定供應商並議定條款，然後向供應商開立採購訂單。
- 交付之後分成兩條互不相干的支線：申請人登記收貨單，同時供應商按採購訂單提交發票，由應付賬款在賬冊中登錄。
- 把採購訂單、收貨單與發票三者互相對照的三方核對決策：不符分支退回採購去與供應商釐清，更正後重新進入核對；相符則經發票審批一路走到款項放行。
何時使用本範本
- 你們要在 ERP 上線或財務系統遷移之前記錄現行的採購到付款流程，而這條流程必須在有人去設定審批規則之前先達成共識。
- 新的申請人和審批人需要了解自己的步驟位於哪裡、由甚麼觸發，以及如果他們壓著不動，下游會發生甚麼。
- 你們在一次審計發現或一宗繞過流程的採購問題之後覆核開支管控，尤其是沒有撥款支撐的承擔，以及發票到了才補開的採購訂單。
- 你們要訂定或重訂審批權限門檻，需要用一張圖說清楚在哪個金額上由誰簽署。
- 你們想減少發票差異的數量，把收貨這一步變成看得見、有人負責的動作，而不是預設它已經發生。
運作方式
使用你們真實存在的角色
把五條泳道改成你們自己的職能。較小的機構常把採購併入財務 / 應付賬款，較大的機構則會把收貨由申請人泳道裡拆出來。按決策者劃分泳道，而不是按人——否則只要有人調職，這張圖就不再對得上現實。
填入你們自己的審批權限門檻
把通用的「金額是否超出審批權限？」換成你們授權審批表上的數字，並寫明貨幣。只有在確實存在三檔時才增加第二道門檻決策，並把它訂得足夠高，令它很少被觸發。
把預算檢查放在系統真正執行它的位置
如果你們的系統在提交時就會攔下請購單，就把預算檢查前移；如果財務是在事後校驗，就把它留在經理批准之後。同時決定它核對的是已承擔支出（未結請購單與未結採購訂單），還是只核對已入賬的實際發生額，並把這一點寫在該步驟上。
調整尋源規則
加一條分支，讓目錄貨品和合約價可以略過報價步驟，並記下你們的政策在每個金額區間要求幾份報價。如果採購卡或框架協議完全繞開了採購訂單，就把它畫成一條自己的路徑，而不是扮作它不會發生。
訂定核對容許差異和差異的負責人
把你們的價格與數量容許差異寫入三方核對決策，例如 2% 或 50，並指定由誰負責這條差異隊列。沒有訂明的容許差異，差異分支會把每一處四捨五入的差額都吸進來，這條隊列就會變成真正的流程。
把圖發出去，並只保留一個現行版本
把這張圖發給採購、財務和圖中列出的每一位審批人，取得他們的確認，並由你們的採購政策連結到已批准的版本，令大家依據的是當前流程，而不是舊培訓材料裡的一張截圖。
常見問題
請購單與採購訂單有甚麼分別？
請購單是一份內部的採購請求。它載有成本中心和科目資料，會被送去做預算和管理層審批，並不對供應商產生任何責任。採購訂單是請購獲批之後發出的對外承擔，它確定貨品、數量、價格和交付條款。在本圖中，請購單在申請人泳道中提交，而採購只有在經理批准和預算檢查都通過之後才開立採購訂單。
甚麼是三方核對？
三方核對把採購訂單（你們同意購買的）、收貨單（實際到貨的）和供應商發票（對方要求你們支付的）三者對照。若三者在容許差異範圍內一致，發票即可無須進一步覆核就批准付款。它是防止為從未收到的貨品、或以從未議定的價格付款的主要管控手段。在本範本中，它就是那個把住付款的決策節點，並附有一條退回採購的不符分支。
發票與採購訂單或收貨紀錄對不上時應該怎樣處理？
交給一位具名負責人，而不是把它留在應付賬款的隊列裡。常見成因是：供應商調價卻沒有修改採購訂單、短交或部分交付，以及無人登記的收貨。本範本把不符退回採購去與供應商釐清，待採購訂單、收貨單或發票更正之後再重新進入核對決策，這樣就不會有任何款項僅憑一封電郵被支付。
採購訂單流程應該有幾層審批？
比大部分機構現在跑的要少。兩層就能覆蓋絕大部分開支：所有開支都經預算負責人，再加一位在授權審批表訂明金額以上簽署的審批人。每多一層都會拉長週期，並促使人們拆單以避開限額——而這正正是門檻本該防止的行為。