請購與審批流程圖
請購流程圖：規格說明與科目填寫、預算檢查、直屬經理與門檻以上審批、採購覆核，以及一條界定清楚的緊急快速通道。
運作方式
寫上你們真實存在的角色
把五條泳道改成你們自己的職能。在較小的機構裡，直屬經理和預算負責人是同一個人——那就把這兩條泳道合併，而不是畫出一個人一次過給出的兩道審批。按決策者劃分泳道，而不是按具體某個人，這樣有人調職時這張圖仍然成立。
填入你們的金額門檻和第二審批人
把通用的「金額是否超出審批權限？」換成你們授權審批表上的數字，並寫明貨幣。寫清每個區間的第二審批人是誰。只有在確實存在第三檔時才增加，並留意那些被拆細至剛好低於限額的請購單。
決定預算檢查測甚麼、在甚麼時候測
如果你們的系統在提交時就會攔下請購單，就把這道檢查前移；如果財務是在事後校驗，就把它留在審批關卡之前。同時記下它除了已入賬的實際發生額之外，是否亦核查已承擔支出（未結請購單與未結採購訂單）——這兩種口徑給出的答案並不一樣。
寫下「規格填寫正確」到底指甚麼
把採購的覆核變成一份成文的檢查清單：數量與計量單位、需求日期、隨附的規格說明或報價、合約供應商或目錄貨品，以及正確的總賬科目。沒有這份清單，退回澄清的迴路就只能靠個人判斷，申請人無從預計。
在公布快速通道之前先為它劃定界線
界定誰可以啟動緊急請購、設一個金額上限、要求與其他請購單一樣填好成本中心和總賬科目，並訂明何時覆核這些快速通道的理由。一條沒有界線的快速通道，一個季度之內就會變成預設路徑。
把圖發出去，並只保留一個現行版本
把這張圖發給採購、財務和圖中列出的每一位審批人，把他們的確認直接記錄在圖上，這樣就留下了誰認可了哪一版的憑證；再由你們的採購政策連結到現行版本，而不是把一張截圖貼進培訓材料。
常見問題
請購單與採購訂單有甚麼分別？
請購單是一份內部的採購請求。它載有規格說明、成本中心和總賬科目，會被送去做預算和管理層審批，並不對供應商產生任何責任。採購訂單是請購獲批之後開立的對外承擔，它確定貨品、數量、價格和交付條款。本圖中的一切都發生在採購訂單出現之前；最後一步才是採購依據已獲批准的請購單開立採購訂單。
誰應該審批一份請購單？
兩個角色，有時由同一個人擔任。直屬經理確認這項需求真實而且合理；預算負責人掌管這筆錢，確認成本中心承擔得起。超出取自授權審批表的某個金額之後，還要由第二審批人簽署。採購會覆核請購單，但不審批這筆開支——這就把提出採購規格的人與承擔動用資金的人分開了。
一份請購單應該包含甚麼？
足以令別人不用再問你任何問題就能把東西買下來：一段描述或規格說明、數量與計量單位、需求日期、預估金額與貨幣、成本中心與總賬科目、任何合約供應商或優先供應商、已有報價時附上報價或連結，以及一段簡短的業務理由。科目未填和規格含糊，是把請購單退回來的兩大原因——所以本範本把這兩件事都放在第一道審批關卡之前。
緊急請購和應急採購應該怎樣處理？
用一條經過界定的路徑，而不是臨場發揮。在本圖中，標記為緊急的請購會走到「緊急需求是否有充分理由？」這道檢查，未能通過的退回常規次序。真正的緊急情況可以由預算負責人單人授權，但仍然要記錄快速通道的理由，並且仍然走到同一個開立採購訂單的步驟。為快速通道能承載的金額設上限，並定期覆核這些理由——否則例外會靜靜地變成流程本身。