收貨流程圖（由卸貨區到收貨單）
卸貨區的收貨流程圖：預約到貨時段、對照採購訂單核對單據、點算與驗損、承運商索償、開立收貨單以及上架入倉與移交財務。
甚麼是收貨流程圖（由卸貨區到收貨單）流程
收貨是卸貨區的流程。它涵蓋的是收貨區在車輛到達與貨物帶著紀錄放進某個倉位之間所做的事：預約到貨時段、對照採購訂單核對單據、實物點算與驗損、開立收貨單、上架、更新存貨紀錄，以及把收貨單移交財務。這一段流程短、重複次數多，而且幾乎全部由憑證構成——正因為如此，才值得認真畫一次。
它刻意不是一道來料品質檢驗。確認到貨的品項正確、數量正確、外觀狀況良好，與確認它們符合規格，是兩件不同的工作，通常亦由掌握不同憑證的不同人去做。抽樣、檢測以及不合格品的處置由哪裡開始，來料品質檢驗就由哪裡接手——常見做法是把收貨登記到一個待檢倉位，令貨物在等待期間在系統中存在。本圖同樣止於向財務的移交：採購訂單、收貨單與發票的三方對帳屬於發票審批，而補貨、循環盤點與撇帳這一更大的循環屬於存貨管理。客戶退貨雖然由同一道門進來，走的卻是退貨流程，因為它背後的單據是退貨授權而不是採購訂單。
有兩項判定支撐著整張圖。「採購訂單與到貨是否相符？」決定了貨物到底會不會被登記入帳，也正是在這一點上，一板未訂購或超交的貨要麼被交給採購處理，要麼悄無聲息地被吸收進存貨。「是否發現損壞或短缺？」決定了在司機仍然在場時有沒有東西被寫下來，而那是唯一一個令承運商索償容易取證的時刻。大部分收貨爭議都可以追溯到這兩個時刻之一在沒有留下紀錄的情況下過去了。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條泳道（承運商/供應商、收貨員、倉庫、採購與財務）分佈在五個階段：預約到貨、單據核對、點算與狀況、收貨登記，以及上架與移交
- 到達管控：承運商預約一個到貨時段並抵達卸貨區，隨後「是否在預約時段內到達？」這項判定要麼放行車輛進行卸貨與理貨，要麼令它等待下一個空檔並繞回同一項判定
- 把送貨單對照未結的採購訂單做一次單據核對，以及「採購訂單與到貨是否相符？」這項判定——它把不相符的情況交給採購，而不是在卸貨區即場拍板
- 採購的「是否接收這批貨？」判定，帶三條分支：接收並繼續、就差異與供應商查證後回到同一項判定，或者拒收並隨承運商退回
- 「是否發現損壞或短缺？」這項判定，其損壞分支會在任何人登記收貨之前，先把損壞情況記在送貨單上、把受影響的貨物隔離，並向承運商提出索償
- 系統這一支：按實際接收數量以單據步驟開立收貨單、上架到倉位、更新存貨紀錄，並把收貨單移交財務以便與發票對數
何時使用本範本
- 你們要編寫收貨標準作業程序或卸貨區工作指引，令臨時及輪更人員不靠口頭交接也可以照著做
- 你們正在 ERP 或 WMS 中設定收貨，卸貨區、採購與財務之間的交接必須在任何交易被設定之前先談定
- 發票一再通不過三方對帳，而原因在上游：收貨記在錯誤的採購訂單上、遲了好幾日才登記，或者按送貨單數量而不是實際接收數量登記
- 損壞的卡板被無異議簽收，於是承運商索償因欠缺證據被拒，成本落回你們自己的存貨
- 審計人員或客戶要求提供一份成文說明，講清入倉貨物是如何被接收、記錄與上架的
運作方式
把泳道改成你們的角色
把承運商/供應商、收貨員、倉庫、採購與財務換成你們現場真實存在的角色。在小型卸貨區，收貨員和倉務員是同一個人；把這兩條泳道合併，而不是畫一個從不發生的交接。
寫下你們的預約到貨規則
寫明時段如何預約、車輛最多可以等多久，以及未預約卻照樣上門的到貨怎樣處理。如果誠實的答案是貨到即收，那就把它畫出來：一條沒有人執行的規則畫在圖上，比根本沒有規則更差。
界定「與採購訂單相符」是甚麼意思
列出接收貨物之前必須一致的欄位：訂單號碼、物料編號、數量、計量單位與交貨日期。加上你們的數量容差，並指名誰可以接受超交，令不相符這條分支帶著負責人和門檻，而不是靠臨場判斷。
確定已登記的貨物落在哪裡
如果入倉貨物需要檢驗，就決定收貨是把它們登記到待檢倉位，還是等檢驗通過之後才登記。登記到待檢倉位可以令紀錄與實物保持同步。把那個倉位標在上架步驟上，並顯示檢驗流程由哪裡接手。
把損壞取證規則定下來
寫明在司機離開之前收貨員必須做甚麼：在送貨單上批註、為卡板拍照、保留包裝。加上你們實際適用的運輸條款中的通知期限，並指名由誰提出索償，因為提出索償的通常不是發現損壞的那個人。
與財務約定收貨單的截數時間
定下收貨最遲必須在甚麼時候登記——最好在當更結束之前——以及收貨單如何送達應付帳款。一筆遲三日才登記的收貨，在財務看來就像一張背後沒有到貨的發票，也會被當成這樣來質疑。
拿最近的實際到貨把圖走一遍
拿上星期的兩三批到貨把這張圖走一遍，其中要包括一批出了問題的。凡是大家講得出、圖上卻沒有的步驟，或者圖上畫了、實際卻被跳過的步驟，就是值得動手處理的那個發現。
常見問題
收貨流程包含哪些步驟？
承運商預約一個到貨時段並抵達卸貨區，收貨員在車輛卸貨與理貨之前先核對預約。送貨單被對照未結的採購訂單核對；任何不相符的情況都交給採購，由採購決定接收、查證還是拒收。已接收的貨物被點算並檢查是否損壞。損壞或短缺記在送貨單上，受影響的貨物被隔離，並向承運商提出索償。隨後按實際接收數量開立收貨單，貨物上架到倉位，存貨紀錄被更新，收貨單移交財務以便與發票對數。
甚麼是收貨單（GRN）？它和送貨單有甚麼分別？
送貨單是供應商或承運商的單據，寫的是他們聲稱發出了甚麼。收貨單是你們自己的紀錄，寫的是你們實際接收了甚麼：數量、日期、狀況，以及它被登記到的那條訂單行。兩者不可以互相替代；按送貨單數量而不是點算數量開立收貨單，是多付款最常見的原因之一——正正因為收貨單就是發票日後要與之對數的那一條收貨憑證。
收貨和來料品質檢驗是同一回事嗎？
不是。收貨確認的是品項、數量與外觀狀況，並把貨物登記入帳。來料品質檢驗則透過抽樣與檢測確認是否符合規格，並決定不合格品的處置方式。兩者通常是各自留有紀錄的獨立步驟，許多機構會把收貨登記到待檢或隔離倉位，令貨物在檢驗進行期間在系統中存在。本圖涵蓋的是收貨這一半，並在這一點上交接出去。
到貨與採購訂單不符時應該怎樣處理？
不要登記你拿不出憑證的東西。在單據核對處停下來，交給採購，由他們決定是接收、與供應商查證，還是拒收並隨承運商退回。無論結果如何，這項決定都要記在採購訂單上，而不是記在一串電郵裡，並且只登記實際接收的數量。超交、提早到貨和未訂購的行項目各自都值得有一條事先約定的規則，這樣卸貨區就不必在司機等著的時間壓力下作出商業決定。
損壞索償應該向承運商還是供應商提出？
這取決於按你們的交貨條款是誰簽的運輸合約。如果是供應商安排並支付了運輸，索償通常向供應商提出；如果是你們自行安排提貨，就向承運商提出。無論哪一種，實際動作都發生在卸貨區：在送貨單上批註貨物損壞或未經查驗，而不是無異議簽收；在卡板被拆開之前拍照；並保留包裝。運輸條款留給你們通知貨損或遺失的時間視窗很短，而且可見損壞的期限通常比隱蔽損壞更短，因此請查閱你們實際適用的條款中的期限。