Flussdiagramm Wareneingangsprozess: von der Anlieferung zum Beleg

Was ist flussdiagramm wareneingangsprozess: von der anlieferung zum beleg?

Der Wareneingang ist der Prozess an der Rampe. Er umfasst alles, was zwischen der Ankunft eines Fahrzeugs und der eingelagerten Ware mit einem Beleg dahinter passiert: das gebuchte Zeitfenster, die Belegprüfung gegen die Bestellung, die körperliche Zählung und die Schadensprüfung, der Wareneingangsbeleg, die Einlagerung, die Bestandsbuchung und die Übergabe des Belegs an die Buchhaltung. Diese Strecke ist kurz, hoch repetitiv und fast vollständig nachweispflichtig. Genau deshalb lohnt es sich, sie sauber zu zeichnen.

Es ist bewusst kein Prüfprozess im Sinne der Qualitätssicherung. Festzustellen, dass die richtige Menge der richtigen Artikel äußerlich unbeschädigt angekommen ist, ist eine andere Aufgabe als festzustellen, dass sie der Spezifikation entspricht, üblicherweise erledigt von anderen Personen mit anderen Nachweisen. Wo Stichprobe, Prüfung und die Entscheidung über fehlerhafte Ware beginnen, übernimmt die Wareneingangsprüfung, häufig so, dass der Wareneingang auf einen Sperrbestand gebucht wird und die Ware während der Prüfung im System bereits existiert. Das Diagramm endet außerdem an der Übergabe an die Buchhaltung: Der Drei-Wege-Abgleich aus Bestellung, Wareneingang und Rechnung gehört in die Rechnungsprüfung, und der weitere Kreislauf aus Disposition, Inventur und Abschreibung gehört ins Bestandsmanagement. Kundenretouren kommen durch dieselben Tore, folgen aber dem Retourenprozess, weil dahinter eine RMA statt einer Bestellung steht.

Zwei Entscheidungen tragen das Diagramm. „Bestellung und Lieferung stimmen überein?“ entscheidet, ob überhaupt gebucht wird, und damit, ob eine nicht bestellte oder überlieferte Palette an den Einkauf geht oder stillschweigend im Bestand verschwindet. „Schaden oder Fehlmenge festgestellt?“ entscheidet, ob etwas festgehalten wird, solange der Fahrer noch auf dem Hof steht; das ist der einzige Moment, in dem sich eine Schadensmeldung mühelos belegen lässt. Die meisten Streitfälle im Wareneingang lassen sich darauf zurückführen, dass einer dieser beiden Momente ohne Aufzeichnung vorbeigegangen ist.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Swimlanes (Spediteur/Lieferant, Wareneingangsmitarbeiter, Lager, Einkauf und Buchhaltung) über fünf Phasen: Anmeldung, Belegprüfung, Zählung und Zustand, Wareneingangsbuchung sowie Einlagerung und Übergabe
• Ankunftssteuerung: Der Spediteur bucht ein Zeitfenster und fährt an die Rampe, danach entscheidet „Im gebuchten Zeitfenster angekommen?“ entweder für Entladen und Bereitstellen oder für Warten auf das nächste freie Zeitfenster mit Rücksprung in dieselbe Entscheidung
• Die Prüfung des Lieferscheins gegen die offene Bestellung und eine Entscheidung „Bestellung und Lieferung stimmen überein?“, die Abweichungen an den Einkauf übergibt, statt sie an der Rampe zu regeln
• Die Einkaufsentscheidung „Lieferung annehmen?“ mit drei Zweigen: annehmen und weiterlaufen lassen, die Abweichung mit dem Lieferanten klären und zur selben Entscheidung zurückkehren, oder die Lieferung ablehnen und dem Spediteur zurückgeben
• Eine Entscheidung „Schaden oder Fehlmenge festgestellt?“, deren Schadenszweig den Schaden auf dem Lieferschein vermerkt, die betroffene Ware sperrt und eine Schadensmeldung beim Frachtführer auslöst, bevor irgendetwas gebucht wird
• Die Systemstrecke: der Wareneingangsbeleg als Dokumentenschritt für die tatsächlich angenommene Menge, die Einlagerung auf einen Lagerplatz, die Aktualisierung des Bestands und die Übergabe des Belegs an die Buchhaltung zur Rechnungsprüfung

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie schreiben eine Verfahrensanweisung für den Wareneingang, die Zeitarbeits- und Schichtkräfte ohne mündliche Übergabe befolgen können
• Sie richten den Wareneingang in ERP oder WMS ein, und die Übergaben zwischen Rampe, Einkauf und Buchhaltung müssen geklärt sein, bevor die erste Transaktion konfiguriert wird
• Rechnungen scheitern regelmäßig am Drei-Wege-Abgleich, und die Ursache liegt weiter vorn: Wareneingänge auf die falsche Bestellung gebucht, tagelang verspätet gebucht oder mit Lieferschein- statt Annahmemenge gebucht
• Beschädigte Paletten werden ohne Vorbehalt quittiert, Schadensmeldungen scheitern deshalb an fehlenden Nachweisen, und die Kosten bleiben im eigenen Bestand hängen
• Ein Auditor oder ein Kunde hat nach einer dokumentierten Beschreibung gefragt, wie eingehende Ware angenommen, erfasst und eingelagert wird

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren Rollen um

   Ersetzen Sie Spediteur/Lieferant, Wareneingangsmitarbeiter, Lager, Einkauf und Buchhaltung durch die Rollen, die es an Ihrem Standort wirklich gibt. An einer kleinen Rampe sind Sachbearbeiter und Lagerkraft dieselbe Person; führen Sie diese Bahnen zusammen, statt eine Übergabe zu zeichnen, die nie stattfindet.

2. Schreiben Sie Ihre Regel für die Anmeldung auf

   Halten Sie fest, wie Zeitfenster gebucht werden, wie lange ein Fahrzeug warten darf und was mit einer unangemeldeten Lieferung passiert, die trotzdem erscheint. Wenn die ehrliche Antwort lautet, dass alles angenommen wird, wann immer es kommt, dann zeichnen Sie genau das: Eine Regel, die niemand anwendet, ist im Diagramm schlimmer als gar keine Regel.

3. Definieren Sie, was „stimmt mit der Bestellung überein“ heißt

   Listen Sie die Felder auf, die übereinstimmen müssen, bevor Ware angenommen wird: Bestellnummer, Artikelnummer, Menge, Mengeneinheit und Liefertermin. Ergänzen Sie Ihre Mengentoleranz und benennen Sie, wer eine Überlieferung annehmen darf, damit der Abweichungszweig einen Verantwortlichen und einen Schwellenwert hat statt einer Ermessensentscheidung.

4. Legen Sie fest, wohin gebuchte Ware geht

   Wenn eingehende Ware geprüft wird, entscheiden Sie, ob der Wareneingang auf einen Sperrbestand gebucht wird oder erst nach bestandener Prüfung erfolgt. Die Buchung auf einen Sperrbestand hält Beleg und körperlichen Bestand im Gleichlauf. Vermerken Sie diesen Lagerort am Einlagerungsschritt und zeigen Sie, wo die Wareneingangsprüfung übernimmt.

5. Regeln Sie den Schadensnachweis verbindlich

   Halten Sie fest, was der Mitarbeiter erledigen muss, bevor der Fahrer wegfährt: Vorbehalt auf dem Lieferschein vermerken, Palette fotografieren, Verpackung aufbewahren. Ergänzen Sie die Meldefrist aus den Beförderungsbedingungen, unter denen Sie tatsächlich einkaufen, und benennen Sie, wer die Schadensmeldung stellt. Selten ist das die Person, die den Schaden gefunden hat.

6. Vereinbaren Sie den Buchungsschluss mit der Buchhaltung

   Legen Sie fest, bis wann Wareneingänge gebucht sein müssen (idealerweise vor Schichtende) und wie der Beleg in die Kreditorenbuchhaltung gelangt. Ein drei Tage zu spät gebuchter Wareneingang sieht für die Buchhaltung aus wie eine Rechnung ohne Lieferung und wird auch so behandelt.

7. Gehen Sie das Diagramm an echten Lieferungen durch

   Prüfen Sie den Ablauf an zwei oder drei Lieferungen der vergangenen Woche, darunter eine, die schiefgegangen ist. Jeder Schritt, den die Beteiligten beschreiben und der fehlt (oder der gezeichnet ist und in der Praxis übersprungen wird) ist die Feststellung, an der Sie arbeiten sollten.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte umfasst der Wareneingangsprozess?

Der Spediteur bucht ein Zeitfenster und fährt an die Rampe; der Wareneingangsmitarbeiter prüft die Anmeldung, bevor entladen und bereitgestellt wird. Der Lieferschein wird gegen die offene Bestellung geprüft; alles, was nicht übereinstimmt, geht an den Einkauf, der annimmt, klärt oder ablehnt. Angenommene Ware wird gezählt und auf Schäden geprüft. Schaden oder Fehlmenge werden auf dem Lieferschein vermerkt, die betroffene Ware wird gesperrt und eine Schadensmeldung beim Frachtführer gestellt. Anschließend wird der Wareneingangsbeleg über die angenommene Menge erstellt, die Ware auf einen Lagerplatz eingelagert, der Bestand aktualisiert und der Beleg zur Rechnungsprüfung an die Buchhaltung übergeben.

Was ist der Unterschied zwischen Lieferschein und Wareneingangsbeleg?

Der Lieferschein ist das Dokument des Lieferanten oder Spediteurs und sagt, was aus dessen Sicht versendet wurde. Der Wareneingangsbeleg ist Ihr eigener Nachweis darüber, was Sie tatsächlich angenommen haben: Menge, Datum, Zustand und die Bestellposition, gegen die gebucht wurde. Die beiden sind nicht austauschbar, und die Buchung der Lieferschein- statt der gezählten Menge gehört zu den häufigsten Ursachen für Überzahlungen, denn der Wareneingangsbeleg ist genau die Position, gegen die die Rechnung später abgeglichen wird.

Ist der Wareneingang dasselbe wie die Wareneingangsprüfung der Qualitätssicherung?

Nein. Der Wareneingang stellt Identität, Menge und äußerlich erkennbaren Zustand fest und bucht den Bestand. Die Qualitätsprüfung stellt über Stichprobe und Prüfung die Übereinstimmung mit der Spezifikation fest und entscheidet über die Verwendung fehlerhafter Ware. Das sind in der Regel getrennte Schritte mit getrennten Nachweisen, und viele Organisationen buchen den Wareneingang auf einen Sperr- oder Quarantänebestand, damit die Ware während der Prüfung im System existiert. Dieses Diagramm deckt die Annahmeseite ab und übergibt an dieser Stelle.

Was tun, wenn eine Lieferung nicht zur Bestellung passt?

Buchen Sie nichts, was Sie nicht belegen können. Halten Sie bei der Belegprüfung an und geben Sie den Fall an den Einkauf, der entscheidet, ob angenommen, mit dem Lieferanten geklärt oder abgelehnt und mit dem Spediteur zurückgegeben wird. Wie auch immer es ausgeht: Dokumentieren Sie die Entscheidung an der Bestellung und nicht in einem E-Mail-Verlauf, und buchen Sie nur die tatsächlich angenommene Menge. Überlieferungen, zu frühe Lieferungen und nicht bestellte Positionen brauchen jeweils eine eigene, vorab vereinbarte Regel, damit an der Rampe keine kaufmännischen Entscheidungen unter Zeitdruck mit wartendem Fahrer getroffen werden.

Geht eine Schadensmeldung an den Frachtführer oder an den Lieferanten?

Das richtet sich danach, wer den Transport nach Ihren Lieferbedingungen beauftragt hat. Hat der Lieferant die Lieferung organisiert und bezahlt, geht die Meldung in der Regel an den Lieferanten; haben Sie selbst abgeholt, geht sie an den Frachtführer. Der praktische Teil passiert in beiden Fällen an der Rampe: Vermerken Sie den Vorbehalt auf dem Lieferschein („beschädigt“ oder „ungeprüft“), statt sauber zu quittieren, fotografieren Sie die Palette vor dem Vereinzeln und heben Sie die Verpackung auf. Beförderungsbedingungen räumen nur ein kurzes Zeitfenster für die Meldung von Verlust oder Beschädigung ein, für äußerlich erkennbare Schäden typischerweise kürzer als für verdeckte. Prüfen Sie die Frist in den Bedingungen, unter denen Sie tatsächlich einkaufen.