Flowchart for varemodtagelse (fra rampe til varemodtagelsesnota)

Hvad er flowchart for varemodtagelse (fra rampe til varemodtagelsesnota)?

Varemodtagelse er rampens proces. Den dækker det, en modtagelse gør mellem at bilen holder ved porten, og at varerne står på en lagerplads med en registrering bag sig: det bookede leveringstidspunkt, kontrollen af papirerne mod indkøbsordren, den fysiske optælling og skadetjekket, varemodtagelsesnotaen, indlagringen, opdateringen af lagerbeholdningen og frigivelsen af notaen til økonomi. Forløbet er kort, gentages mange gange om dagen og består næsten udelukkende af dokumentation, netop derfor er det værd at tegne ordentligt.

Det er bevidst ikke en modtagekontrol. At fastslå, at det rigtige antal af de rigtige varer er ankommet i tilsyneladende god stand, er en anden opgave end at fastslå, at de lever op til specifikationen, og de to opgaver løses normalt af forskellige mennesker med hvert sit dokumentationsgrundlag. Dér hvor stikprøver, test og beslutningen om afvigende varer begynder, overtager modtagekontrollen, typisk med modtagelsen bogført på en karantæneplads, så varerne findes i systemet, mens de venter. Diagrammet stopper også ved overdragelsen til økonomi: trevejsmatchet mellem indkøbsordre, varemodtagelsesnota og faktura hører til fakturagodkendelse, og den bredere cyklus med genbestilling, løbende optælling og nedskrivning hører til lagerstyring. Kundereturneringer kommer ind ad de samme porte, men følger returprocessen, fordi papiret bag dem er en returordre og ikke en indkøbsordre.

To beslutninger bærer diagrammet. 'Stemmer ordren med leverancen?' afgør, om varerne overhovedet bliver bogført, og det er her, en ubestilt eller overleveret palle enten sendes videre til indkøb eller stille glider ind i beholdningen. 'Skade eller manko fundet?' afgør, om noget bliver skrevet ned, mens chaufføren stadig holder på pladsen, det eneste tidspunkt, hvor en transportreklamation er ligetil at dokumentere. De fleste tvister om varemodtagelse kan spores tilbage til et af de to øjeblikke, der gik forbi uden en registrering.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Fragtfører/leverandør, Varemodtager, Lager, Indkøb og Økonomi) fordelt på fem faser: Booking, Papirkontrol, Optælling og stand, Varemodtagelse samt Indlagring og overdragelse
• Ankomstkontrol: fragtføreren booker et leveringstidspunkt og ankommer til varemodtagelsen, hvorefter beslutningen 'Ankommet i det bookede tidsrum?' enten frigiver bilen til aflæsning og opstilling eller sætter den til at vente på næste ledige tidsrum og løber tilbage til samme beslutning
• Kontrol af følgesedlen mod den åbne indkøbsordre og beslutningen 'Stemmer ordren med leverancen?', der sender afvigelser videre til Indkøb i stedet for at afgøre dem på rampen
• Indkøbsbeslutningen 'Skal leverancen modtages?' med tre grene: modtag og kør videre, afklar afvigelsen med leverandøren og vend tilbage til samme beslutning, eller afvis leverancen og send den retur med fragtføreren
• Beslutningen 'Skade eller manko fundet?', hvis skadesgren noterer skaden på følgesedlen, sætter de berørte varer i karantæne og reklamerer over for fragtføreren, før nogen bogfører en modtagelse
• Systemsporet: varemodtagelsesnotaen oprettet som dokumenttrin på den faktisk godkendte mængde, indlagring på lagerplads, opdatering af lagerbeholdningen og frigivelse af notaen til Økonomi til match mod fakturaen

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skal skrive en SOP eller en arbejdsinstruktion til varemodtagelsen, som vikarer og skifteholdspersonale kan følge uden en mundtlig overlevering
• I sætter varemodtagelse op i et ERP- eller WMS-system, og overleveringerne mellem rampen, indkøb og økonomi skal aftales, før nogen konfigurerer en transaktion
• Fakturaer falder gang på gang på trevejsmatchet, og årsagen ligger opstrøms: modtagelser bogført på den forkerte ordre, bogført dage for sent eller bogført på følgesedlens antal i stedet for det faktisk godkendte antal
• Beskadigede paller kvitteres som fejlfri, så transportreklamationer afvises af mangel på dokumentation, og omkostningen ender på jeres egen beholdning
• En auditor eller en kunde har bedt om en nedskrevet beskrivelse af, hvordan indgående varer modtages, registreres og indlagres

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres egne roller

   Erstat Fragtfører/leverandør, Varemodtager, Lager, Indkøb og Økonomi med de roller, der findes på jeres adresse. På en lille rampe er varemodtageren og lagermedarbejderen den samme person; læg de baner sammen frem for at tegne en overlevering, der aldrig sker.

2. Skriv jeres bookingregel ned

   Beskriv, hvordan tidsrum bookes, hvor længe en bil må holde og vente, og hvad der sker med en ubooket leverance, der dukker op alligevel. Hvis det ærlige svar er, at alt tages ind, når det kommer, så tegn det: en regel, ingen følger, er værre på et diagram end slet ingen regel.

3. Definér, hvad 'stemmer med ordren' betyder

   List de felter, der skal passe, før varer modtages: ordrenummer, varenummer, antal, enhed og leveringsdato. Tilføj jeres tolerance på antal, og skriv, hvem der må godkende en overlevering, så afvigelsesgrenen har både en ansvarlig og en grænse i stedet for et skøn.

4. Bestem, hvor de modtagne varer lander

   Hvis indgående varer skal modtagekontrolleres, så beslut, om modtagelsen bogfører dem på en karantæneplads, eller om I venter, til kontrollen er bestået. Bogføring på en karantæneplads holder registreringen og de fysiske varer i takt. Markér den lagerplads på indlagringstrinnet, og vis, hvor modtagekontrollen overtager.

5. Fastlæg reglen for skadesdokumentation

   Skriv ned, hvad varemodtageren skal gøre, før chaufføren kører: notere på følgesedlen, fotografere pallen og gemme emballagen. Tilføj den reklamationsfrist, der gælder i de fragtvilkår, I reelt handler på, og skriv, hvem der rejser kravet, det er sjældent den, der fandt skaden.

6. Aftal en deadline for notaen med økonomi

   Fastsæt, hvornår modtagelser senest skal bogføres (helst inden vagten slutter), og hvordan notaen når frem til kreditorbogholderiet. En modtagelse bogført tre dage for sent ligner for økonomi en faktura uden en leverance bag sig og bliver behandlet som sådan.

7. Gå diagrammet igennem mod faktiske leverancer

   Kør diagrammet igennem mod to-tre leverancer fra sidste uge, heriblandt en, der gik galt. Ethvert trin, folk beskriver, men som mangler i diagrammet (eller som står der, men springes over i praksis), er den observation, der er værd at handle på.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består varemodtagelsen af?

Fragtføreren booker et leveringstidspunkt og ankommer til rampen, og varemodtageren tjekker bookingen, før bilen aflæsses og varerne stilles op. Følgesedlen kontrolleres mod den åbne indkøbsordre; alt, der ikke stemmer, sendes videre til indkøb, som modtager, undersøger eller afviser leverancen. Godkendte varer tælles op og tjekkes for skader. Skade eller manko noteres på følgesedlen, de berørte varer sættes i karantæne, og der rejses en reklamation over for fragtføreren. Derefter oprettes en varemodtagelsesnota på den godkendte mængde, varerne indlagres på en lagerplads, lagerbeholdningen opdateres, og notaen frigives til økonomi til match mod fakturaen.

Hvad er en varemodtagelsesnota (GRN), og hvordan adskiller den sig fra følgesedlen?

Følgesedlen er leverandørens eller fragtførerens dokument og angiver, hvad de siger, de har sendt. Varemodtagelsesnotaen er jeres egen registrering af, hvad I faktisk godkendte: antal, dato, stand og den ordrelinje, det blev bogført på. De to er ikke udskiftelige, og at bogføre notaen på følgesedlens antal frem for det optalte antal er en af de hyppigste årsager til overbetaling, netop fordi notaen er det modtagelsesled, fakturaen senere matches mod.

Er varemodtagelse det samme som modtagekontrol?

Nej. Varemodtagelsen fastslår identitet, antal og tilsyneladende stand og bogfører varerne. Modtagekontrollen fastslår gennem stikprøver og test, om varerne lever op til specifikationen, og beslutter, hvad der skal ske med det, der ikke gør. De er normalt adskilte trin med hver deres dokumentation, og mange organisationer bogfører modtagelsen på en karantæne- eller spærreplads, så varerne findes i systemet, mens kontrollen kører. Dette diagram dækker modtagelsesdelen og overdrager på det punkt.

Hvad skal der ske, når en leverance ikke stemmer med indkøbsordren?

Bogfør ikke noget, I ikke kan dokumentere. Stop ved papirkontrollen og send sagen til indkøb, som afgør, om leverancen skal modtages, undersøges hos leverandøren eller afvises og sendes retur med fragtføreren. Uanset udfaldet skal beslutningen registreres på ordren og ikke i en mailtråd, og kun den faktisk godkendte mængde må bogføres. Overleveringer, for tidlige leverancer og ubestilte linjer fortjener hver sin regel, aftalt på forhånd, så rampen ikke træffer kommercielle beslutninger under tidspres med en chauffør, der venter.

Skal en skadesreklamation rejses over for fragtføreren eller leverandøren?

Det følger den, der har indgået transportaftalen efter jeres leveringsbetingelser. Har leverandøren arrangeret og betalt transporten, går kravet normalt til leverandøren; har I selv arrangeret afhentning, går det til fragtføreren. Uanset hvad sker det praktiske på rampen: notér på følgesedlen, at varerne er beskadigede eller uundersøgte, i stedet for at kvittere fejlfrit, fotografér pallen, før den brydes ned, og gem emballagen. Fragtvilkår giver kun et kort vindue til at anmelde bortkomst eller skade, og vinduet er typisk kortere for synlig skade end for skjult skade, så tjek fristen i de vilkår, I reelt handler på.